Publié le 17 décembre 2024

Numérisation aux débuts de l’OFIT : présence en ligne et numérisation des documents papier

Notre conception actuelle de la numérisation n’est plus du tout la même qu’il y a 25 ans encore. Le principal enjeu d’alors était la conversion d’informations ou documents analogiques au format numérique, comme le révèle un coup d’œil aux archives d’Eisbrecher.

Il y a 25 ans : nécessité d’une présence en ligne moderne

Aux débuts de l’OFIT, soit au tournant du millénaire, la mise en réseau des ordinateurs est en plein essor : en 1999, seuls 43 millions d’ordinateurs sont reliés à Internet, contre 109 millions deux ans plus tard. Le besoin de sites Internet actuels se fait sentir dans toute l’administration fédérale : de nombreuses unités administratives modernisent leur présence sur Internet avec l’assistance technique de l’OFIT ou créent leur premier site. Elles ont pour interlocuteur le centre de compétences Internet (CC Internet), qui apporte depuis 2000 un soutien professionnel aux clients en vue de la réalisation de leurs sites Web. En 2003, l’OFIT se dote lui aussi de trois nouveaux sites (Internet, plateforme clients, Intranet). Imperia 6, le nouveau système de gestion de contenus (content management system, CMS) dont l’OFIT assure l’exploitation, prévoit encore une séparation complète des contenus et de la structure graphique. Les rédactrices et rédacteurs peuvent ainsi se concentrer pleinement sur le contenu, sans avoir à se préoccuper de questions d’identité visuelle.

Durant ces années, le CC Internet soutiendra de nombreuses unités administratives en vue de la refonte ou de la publication de leur site Internet, comme le révèle un coup d’œil aux premières éditions d’Eisbrecher : il convient de citer entre autres le site du Département fédéral de l’économie (aujourd’hui Département fédéral de l’économie, de la formation et de la recherche) ou ceux du Secrétariat d’État à l’économie, de l’Office fédéral de l’énergie, de l’Office fédéral de l’agriculture ou de l’Office fédéral des constructions et de la logistique.

L’administration fédérale reçoit une identité visuelle uniforme

Le travail n’a pas manqué au CC Internet vers 2005 non plus. Le Conseil fédéral venait de décider que l’administration fédérale se présenterait sous une identité visuelle uniforme, le corporate design de la Confédération (abrégé en allemand CD Bund). Un numéro spécial d’Eisbrecher est même paru sur la question. Car en tant que fournisseur de prestations informatiques, l’OFIT était responsable de l’intégration des nouvelles exigences d’identité visuelle dans les plateformes en ligne et les applications spécialisées. Tous les sites Internet devaient respecter avant fin 2006 les nouvelles exigences d’identité visuelle. À cet effet, l’OFIT a notamment mis à disposition de ses clients le mandant standard Imperia, qui répondait tant aux exigences de CD-Bund qu’à celles en matière de convivialité et d’accessibilité. Grâce à ce nouvel outil, l’administration fédérale a rapidement affiché une identité visuelle uniforme sur la toile.

Grâce au mandant standard CMS et au soutien actif du CC Internet, l’administration fédérale s’est dotée en très peu de temps d’une identité visuelle uniforme sur la toile. La page de titre de l’édition spéciale d’Eisbrecher consacrée au manuel « CD Bund » affichait encore l’ancien logo, avant que le nouveau, formé des armoiries suisses, ne prenne le relais dès novembre 2005.

Les nouveaux systèmes CMS et les migrations sont à nouveau d’actualité : les lecteurs attentifs du présent article auront remarqué que le site Internet de l’OFIT a fait peau neuve. La raison en est due aux nouvelles lignes directrices web de l’administration fédérale ainsi qu’à la migration, dans le cadre du projet Service standard Web, de la solution de gestion de contenu Adobe Experience Manager, utilisée récemment encore, vers le nouveau CMS Livingdocs.

Des montagnes de dossier au bureau zéro papier : le centre de numérisation, une prestation importante de l’OFIT

Quand l’informatique s’est imposée au tournant du millénaire, il a bien fallu trouver une solution pour tous les dossiers consultables sur papier uniquement. Une immense quantité de savoir était consignée dans d’innombrables classeurs fédéraux et il existait des kilomètres d’archives. Au cours de cette période, le centre de numérisation de l’OFIT a scanné lors de différents projets des documents, des dossiers et des archives afin de les mettre à disposition sous forme électronique. Eisbrecher a donné en 2006 un aperçu des activités du centre de numérisation : c’est à cette époque que l’Administration fédérale des contributions a numérisé ses archives, soit 350 000 dossiers d’impôts. Avant d’entamer ce processus, il a d’abord fallu connaître les quantités de papier à traiter. Pour ce faire, le contenu de nombreux tiroirs a été soupesé et compté. Les deux méthodes ont abouti à un volume de 10 à 14 millions de pages. Les collaborateurs ont alors préparé cette marée de documents en vue de leur saisie numérique : deux fois par jour, près de 60 000 pages ont été livrées au centre de numérisation de l’OFIT où elles ont été scannées, soumises à un contrôle de plausibilité, indexées et directement importées dans une base de données, sous forme de fichiers électroniques.

Il y a bien longtemps que l’OFIT ne s’occupe plus de numériser les documents sur papier. Son centre de numérisation a fermé ses portes en 2015. La raison en est évidente : la plupart des processus de l’administration fédérale sont exécutés aujourd’hui en ligne, et les étagères de classeurs et de piles de papier ont disparu depuis longtemps des bureaux.

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Contact à l’OFIT :

Sonja Uhlmann
Responsable de l’État-major de direction
Tél. : [phone]

Texte : Daniel Wunderli, Jill Eberhard

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