L’Autorité fédérale de surveillance des fondations a réussi sa transformation numérique
L’Autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) est définitivement entrée dans l’ère numérique, grâce au projet eESA. La bonne collaboration entre les offices a été décisive.
La Suisse compte à ce jour environ 14 000 fondations classiques. C’est une forme juridique qui ne connaît ni propriétaire ni membres (voir encadré). En instituant la surveillance des fondations, le législateur a créé une instance de contrôle qui pallie l’absence de propriétaires veillant à leurs intérêts et exerçant un contrôle. L’Autorité fédérale de surveillance des fondations (ASF) assume cette tâche pour quelque 5400 fondations nationales. « Notre tâche est de surveiller les activités des fondations qui nous sont assujetties et de veiller à ce que leur fortune soit utilisée conformément au but défini dans leurs statuts », précise Oliver Wenger, responsable des services centraux de l’ASF. En dehors du contrôle annuel des rapports de gestion, de l’assujettissement de quelque 350 nouvelles fondations et de nombreuses autres activités, l’ASF peut prendre différentes mesures relevant du droit de la surveillance, comme la révocation d’un conseil de fondation. Cela représente un gros travail pour le personnel de l’ASF, en particulier si l’on pense au nombre croissant de fondations qu’abrite la Suisse.
Les méthodes de travail analogiques atteignent leurs limites
Jusqu’en 2022, l’ASF travaillait majoritairement sur papier. Les fondations lui envoyaient leurs documents (tels les rapports annuels) exclusivement par la Poste. Le personnel des services centraux les ajoutait aux dossiers papiers existants et les transmettait aux collaborateurs chargés de les contrôler. Dans le cas de recours, les dossiers atteignaient facilement plusieurs centaines de pages qu’il fallait examiner manuellement, sans aide informatique. « La méthode de travail basée sur le papier, avec ses nombreux changements de support, ne répondait plus aux exigences croissantes en matière de surveillance des fondations », explique Nils Güggi, responsable de l’ASF. « C’est pourquoi nous avons lancé le projet eESA en 2018. »
Ce projet n’avait pas pour seul objectif d’automatiser les étapes de travail, mais de soumettre l’ASF à une transformation numérique globale. Il a consisté à introduire l’application spécialisée Acta Nova pour assurer la surveillance des fondations, mais aussi à revoir fondamentalement les processus de travail : l’ASF a abandonné les procédures reposant sur le papier au profit de flux de travail numériques, qu’elle applique de manière systématique et uniforme. Elle a aussi dû changer sa culture de collaboration. La transformation numérique ne peut réussir que si les collaborateurs y adhèrent et adaptent leurs façons de travailler aux nouvelles possibilités numériques.
Application composite créée à partir de solutions standard
Comme l’explique Walter Scheuerer, responsable du projet eESA, le mandat était clair : « Passer à des processus numériques et automatisés pour la surveillance des fondations en s’appuyant autant que possible sur des solutions standard existantes. » Développer entièrement une solution aurait pris beaucoup de temps et coûté bien plus cher. « À la place, nous avons opté pour des applications standard qui avaient déjà fait leurs preuves et les avons adaptées à nos exigences. »
eESA est une application composite : les applications elles-mêmes étaient déjà bien établies, mais il manquait une intégration homogène dans des processus transversaux. eESA est la première application composite à intégrer à la fois des flux de travail très variés et de multiples systèmes. Le guichet en ligne EasyGov.swiss du Secrétariat d’État à l’économie (SECO) sert d’interface utilisateur pour les fondations. En arrière-plan, le système de gestion électronique des affaires Acta Nova sert de plateforme centrale pour gérer tous les processus administratifs nécessaires. Des interfaces relient Acta Nova à d’autres systèmes nécessaires à la surveillance électronique des fondations. Mentionnons par exemple SAP, le système central de comptabilité de l’administration fédérale. Il assure la facturation automatisée. Les fondations qui ont choisi de communiquer avec l’ASF de façon numérique – soit déjà près de 59 % – reçoivent leur facture par voie électronique via EasyGov. Sinon, l’impression et l’expédition automatisées passent par la ligne d’impression de l’Office fédéral des constructions et de la logistique. Pour pouvoir travailler sans rupture de média, l’ASF doit numériser les documents qu’elle reçoit encore sous forme papier. Pour cela, elle recourt à un centre externe de numérisation qui transmet les documents de manière automatisée à Acta Nova, où ils sont classés dans les dossiers correspondants. Le répertoire électronique des fondations, qui recense toutes les fondations assujetties à la surveillance de l’ASF, est aussi relié à eESA et est actualisé quotidiennement.
Surveillance basée sur les risques grâce au moteur de règles
Pour la première fois, eESA offre la possibilité de passer à une surveillance véritablement basée sur les risques. Dans ce contexte, les fondations sont réparties en classes de risque sur la base de leurs données. C’est simple à dire, mais très compliqué à mettre en place : près de 50 champs de données pertinents en matière de risques sont pris en compte dans l’évaluation des fondations. Une partie du projet eESA a porté sur le développement d’un « moteur de règles » destiné à automatiser la surveillance basée sur les risques. « Dans un premier temps, nous avons collaboré avec l’équipe du Centre de compétences en science des données de l’Office fédéral de la statistique (OFS) pour déterminer les catégories de risques », explique Oliver Wenger. L’OFS a développé un algorithme qui permettra au moteur de règles d’évaluer automatiquement le niveau de risques des fondations. Cet outil fonctionne dans l’environnement en nuage privé de l’OFIT. Actuellement, le moteur de règles est encore en phase de test : « Dès qu’il sera en service, nous pourrons travailler encore plus efficacement grâce à une surveillance reposant sur les données », se réjouit Oliver Wenger.
Microintegrator assure une interaction sans faille entre les composants
Une application composite comme eESA ne fonctionne que si ses différents composants communiquent entre eux sans problème. C’est ici qu’entre en jeu le produit de l’OFIT nommé Microintegrator. « Grâce à Microintegrator, nous pilotons et synchronisons les données entre Acta Nova et les autres systèmes, notamment SAP et le répertoire électronique des fondations », explique l’architecte informatique Gunnar Hofmann. Microintegrator joue aussi un rôle important dans le domaine de la surveillance basée sur les risques. Il orchestre le calcul des risques en extrayant d’Acta Nova les données sur les fondations, qu’il prépare et transmet au moteur de règles. Une fois les risques calculés, il introduit les résultats dans Acta Nova et établit une fiche signalétique qui fait état des données pertinentes et des valeurs de risque propres à chaque fondation. Selon Gunnar Hofmann, Microintegrator est une solution très fiable et légère qui permet d’assurer la synchronisation entre les différents composants. « Le système fonctionne de manière largement automatisée. »
Succès de la mise en service d’eESA
Le système eESA est pleinement opérationnel depuis l’été 2022. Il a considérablement changé la façon de travailler de l’ASF. « La numérisation a non seulement permis d’améliorer la qualité de la surveillance, mais elle offre aussi aux collaborateurs une plus grande flexibilité, en leur permettant de travailler où qu’ils soient », explique Oliver Wenger. Naturellement, il y a encore matière à amélioration : « La partie en arrière-plan du système, avec laquelle tout notre personnel travaille, a notamment encore un grand potentiel de convivialité inexploité, et nous devrions continuer à améliorer ce point », précise Nils Güggi.
Walter Scheuerer, responsable du projet, estime que la clé du succès a notamment résidé dans l’excellente collaboration des nombreux services impliqués : « La collaboration s’est déroulée sans obstacles bureaucratiques et dans un esprit de partenariat. » Ce projet s’est distingué en particulier par la volonté de réagir rapidement et de manière flexible aux changements et de trouver des solutions créatives. Ce compte-rendu de la mue survenue à l’ASF montre que la transformation numérique ne peut réussir que si toutes les parties prenantes y participent et non si elle est menée comme un simple projet informatique, sans tenir compte des équipes responsables.
Qu’est-ce qu’une fondation ?
Une fondation est un patrimoine spécial sans propriétaire, dédié à un but particulier et doté de la personnalité juridique. Elle est constituée par un acte de fondation et assujettie à la surveillance étatique. Le fondateur affecte un patrimoine ou d’autres valeurs patrimoniales à la fondation et consacre irrévocablement les biens donnés à l’objectif fixé. Une fondation poursuit souvent des objectifs d’utilité publique, scientifiques, culturels, sociaux ou d’autres buts idéaux. Un conseil de fondation constitue son organe suprême et la dirige.
Informations complémentaires sur le projet eESA : Surveillance numérique - eESA
Contact à l’OFIT :
Jan Beekman
Business Owner HJP
Tél.: 058 465 24 38
Texte: Daniel Wunderli
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