Alle vier Jahre haben unsere Kundinnen und Kunden Anrecht auf ein neues Notebook. Dank Automatisierung, wird der Austauschprozess der Arbeitsplatzsysteme (APS), bedürfnisorientierter und effizienter.
Das BIT ist zuständig für die Bewirtschaftung von über 40’000 Arbeitsplatzsystemen in 73 Verwaltungseinheiten. Bisher wurden alle Notebooks einer Verwaltungseinheit im Vierjahresrhythmus gleichzeitig ersetzt, unabhängig davon, wie lange ein Gerät bereits in Umlauf war. Neu erhalten die Benutzer/-innen eine individuelle Einladung für den Austausch ihres Gerätes, wenn dieses die effektive Lebenszyklusdauer erreicht hat.
Digitalisierung und neue Arbeitswelten motivieren Wandel
Der alte APS-Lifecycle ist ins Alter gekommen. Neue Arbeitswelten, wie Homeoffice und flexible Arbeitsplätze, erschwerten vermehrt eine effiziente Umsetzung des Prozesses. Dieser setzte fixe Arbeitsplätze voraus. Damit der gleichzeitige Austausch aller Geräte bewerkstelligt werden konnte, musste der Prozess gut geplant werden. Die Integrationsmanager/-innen in den Verwaltungseinheiten definierten dabei Tranchen an rund 40 Arbeitsplätzen pro Tag, welche von den Field Supportern des BIT ausgetauscht wurden. Die Mitarbeitenden, die ein neues Gerät erhielten, mussten für den Austausch vor Ort sein. Der Termin wurde von den Integrationsmanager/-innen festgelegt, wodurch es, aufgrund von Ferien, Krankheit oder eben Homeoffice, zu Abwesenheiten der Mitarbeitenden kam. Durch flexible Arbeitsplätze wurde es für die Field Supporter zudem schwieriger, die betroffenen Mitarbeitenden aufzufinden.
Mehr Verantwortung aber auch mehr Flexibilität für Mitarbeitende der Bundeverwaltung
Der neue APS-Lifecycle soll hier Abhilfe schaffen. Neu wird der Austausch der Notebooks nicht mehr über die Integrationsmanager/-innen organisiert. Die Mitarbeitenden wählen ihr Nachfolgegerät und vereinbaren Zeit und Ort selber. Dies verringert Abwesenheiten und der Field Supporter weiss, wo er die Benutzer/-innen findet. Zusätzlich haben Mitarbeitende die Option, für den Austausch einen BIT-Store aufzusuchen (Artikel zum BIT-Store am Bollwerk).
Für die Integrationsmanager/-innen reduziert sich der Planungsaufwand, da sie nicht mehr ihre gesamte Verwaltungseinheit innerhalb von wenigen Monaten für den Austausch mobilisieren müssen. Die Planung der Tranchen entfällt und der Lifecycle kann in das Tagesgeschäft integriert werden. Die Integrationsmanager/-innen werden benachrichtigt, wenn Mitarbeitende eine Bestellung auslösen und müssen diese nur noch freigeben.
Auch für das BIT läuft der Prozess über das Tagesgeschäft. Dank dem neuen Lifecycle müssen Notebooks nicht mehr vor dem Ablauf ihrer Lebenszyklusdauer zurückgenommen werden, wodurch Ressourcen für die Aufbereitung und den Austausch eingespart werden.
Automatisierung von Bestellung bis zur Auslieferung
Neu läuft der gesamte Prozess automatisiert. Hat ein Gerät nach vier Jahren das Ende des Lebenszyklus erreicht, wird via Bestell-Shop «Remedy» automatisch eine E-Mail an die betroffenen Benutzer/-innen versendet. Diese können die gewünschte Ausprägung wählen und, wenn erwünscht, zusätzliche Leistungen bestellen. Die Integrationsmanager/-innen erhalten eine Meldung zur Freigabe der Bestellung. Sobald der Auftrag freigegeben und erfasst ist, werden im System Tasks hinterlegt. So läuft der gesamte Prozess von der Kommissionierung, über die Aufbereitung des Gerätes bis hin zur Auslieferung über die Anwendung. Die Mitarbeitenden erhalten zu einem späteren Zeitpunkt so auch eine weitere E-Mail zur Festlegung eines Termins. Hat der Field Supporter das Gerät zum gewünschten Termin ausgeliefert und den Task abgeschlossen, ist der Prozess beendet.
Erfolgreicher Pilot
Zusammen mit dem WBF wurde der neue Prozess in einem Pilotprojekt getestet. Dadurch konnten Abläufe optimiert und Vorbehalte bereits überwunden werden. So haben sich Ängste, dass Mitarbeitende Notebooks bestellen, welche nicht als Nachfolgegerät vorgesehen sind oder dass sich Mitarbeitende gegen den Prozess sträuben nicht bewahrheitet. Im Gegenteil, Mitarbeitende sind begeistert vom neuen Lifecycle, da weder Termine noch sonstige Verpflichtungen verschoben werden müssen. Karin Zosso, Informatik-Servicemanagerin des WBF, gibt Auskunft zu den Erfahrungen im Pilotprojekt:
Wie waren die ersten Erfahrungen mit dem neuen Prozess?
Nach anfänglicher, grosser Skepsis konnte das BIT unsere Integrationsmanager/-innen überzeugen, dass der neue Prozess das hält, was er verspricht, nämlich ein Prozess, der zeitgemäss und effizienter ausgerichtet ist. Man muss sich zwar neu organisieren (aus Bring- wird eine Holschuld, aus Massenverteilung wird Einzelauslieferung), aber am Ende ist das Resultat ausschlaggebend.
Was sind die Vorteile gegenüber dem alten Prozess?
Unseres Erachtens ist dies ein tolles Beispiel dafür, wie Mitarbeitende in die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes aktiv einbezogen werden können. Der Prozess ist vollkommen auf die Benutzer/-innen ausgerichtet und gibt den Integrationsmanager/-innen die Möglichkeit, das BIT als Support-Organisation direkt mit den Usern in Kontakt treten zu lassen. Die Integrationsmanager/-innen überwachen, genehmigen und kontrollieren sozusagen am Bildschirm, was zwischen Benutzer/-innen und dem BIT «vereinbart» wird. Sie können sich auf die Besonderheiten konzentrieren. Das ist ein echter Schritt, um nicht nur den Benutzer/-innen ein gutes Erlebnis zu gewähren, sondern auch die Integrationsmanager/-innen zu entlasten, denn umfassende Excel-Listen für die Planung der Tranchen gehören zur Vergangenheit.
Wie waren die Rückmeldungen von den Benutzer/-innen des WBF?
Sehr gut! Vor allem wurde gelobt, dass man Flexibilität bei der Buchung des Termins hat, oder nicht vor den Ferien noch mit Kollegen absprechen muss, an welchem Arbeitsplatz das Gerät stehen bleibt. Das wäre heute auch nicht mehr umsetzbar, da viele Einheiten bereits eine gewisse Anzahl an Flex-Desk-Arbeitsplätzen umgesetzt haben, wo die Mitarbeitenden keinen fix zugeteilten Arbeitsplatz mehr haben, an dem man das Gerät für den Austausch belassen könnte.
Wie lautet das Fazit für das WBF?
Die Integrationsmanager/-innen und auch die IT-Führung des Departements WBF waren anfangs sehr kritisch eingestellt. Wir hatten viele offene Fragen, beispielsweise zur Benutzerbegleitung, und wussten nicht, was auf uns zukommt. Wir haben dann ein Soundingboard WBF / BIT eingeführt, in welchem man zusammen Fragen, oder auch Stolpersteine bespricht, sich austauscht und voneinander lernt. Das gab dem ganzen dann einen positiven Drive. Mit jeder Einheit die umsetzte, wurden die Fragen weniger und das Vertrauen grösser. Heute sind wir sehr froh, haben wir den Schritt gewagt, auch wenn es ein gewisses Umdenken braucht.
BIT-Kontakt:
Text: Joëlle Cirelli
