Das ASTRA verantwortet das Nationalstrassennetz der Schweiz. Um dieses effizient verwalten zu können, braucht es eine Informatiklösung, die ein gesamtheitliches Kostenmanagement erlaubt – von den Finanzen bis hin zur Projektsteuerung.
Es ist der 29. August 2022, ein scheinbar gewöhnlicher Tag in der Schweiz. Nicht so beim Bundesamt für Strassen (ASTRA), wo gerade eine neue Ära angebrochen ist. Die Rede ist von der Einführung des neuen Baukostenmanagements (BKM), welches das langjährige System TDCost ablöst.
Wer ist das ASTRA genau?
Bevor es aber um das neue Tool geht, braucht es einige Fakten zum ASTRA. Das Bundesamt für Strassen nimmt eine Reihe von Aufgaben in Zusammenhang mit dem Strassenverkehr wahr: Es erarbeitet Verkehrsregeln, führt das Datensystem zum Strassenverkehr, legt Standards zum Nationalstrassenbau fest, fungiert als Fachbehörde für die Planung des Nationalstrassennetzes und übernimmt Bauherrenaufgaben für deren Unterhalt und Ausbau.
Wichtig ist, dass seit 2008 das gesamte Nationalstrassennetz – heute rund 2254,5 km – im Rahmen des neuen Finanzausgleichs (NFA) in die Verantwortung des Bundes übergegangen ist. Seitdem ist der Bund alleiniger Eigentümer aller Nationalstrassen und finanziert diese vollumfänglich.
Die neue Rolle als alleiniger Bauherr von Nationalstrassen verlangte damals nach einer Informatiklösung, mit welcher die Verwaltung der Projektkosten, der Planung, der Vertragsmanagements und des Projekt-Controllings sichergestellt werden konnte. Dies war die Geburtsstunde von TDCost.
Das System TDCost
Bei TDCost handelte es sich um ein Projekt- und Portfoliomanagementsystem, welches ursprünglich von einem externen Anbieter als Standardlösung entwickelt und vom BIT betrieben wurde. Im Laufe der Zeit musste dieses System immer mehr an die Anforderungen des ASTRA angepasst werden, sodass aus der Standardlösung ein zu 80 Prozent neu gebautes Tool wurde. Zwar konnten mit dieser Sonderlösung die jährlich gegen 30'000 eingehenden Rechnungen genehmigt und zur Verbuchung und Bezahlung weitergegeben werden; ebenso half es die Kosten der anstehenden Projekte und deren Finanzplanung sicherzustellen. Durch die ständigen Anpassungen entwickelte sich TDCost aber immer weiter weg vom Standard, wodurch das vorhandene technische Know-how immer mehr schrumpfte und eine steigende Abhängigkeit vom Lieferanten entstand. Diese Situation verlangte nun nach einer Änderung und einem neuen Tool.
Baukostenmanagement deckt alles ab
Eine Anforderung an das neue Tool war, dass SAP als Kernsystem verwendet wird. Dies geht auf einen Bundesratsentscheid zurück, der festlegt, dass die Supportprozesse der zentralen Bundesverwaltung in SAP abgewickelt werden. Basierend auf dieser Vorgabe nahmen das ASTRA und das BIT die Arbeiten auf. Um den Bedürfnissen aller involvierter Parteien – dazu zählten neben den Abteilungen, Filialen, Fachbereichen, und der Informatik auch die Leistungserbringer – gerecht zu werden, war eine intensive Zusammenarbeit notwendig. So konnten denn auch die verschiedenen Wünsche und Anliegen in das neue System einfliessen.
Mit der neuen Lösung Baukostenmanagement (BKM) in SAP sind sowohl die Abwicklung von Nationalstrassenprojekten als auch deren Finanzplanung und die Kostenüberwachung sichergestellt. Somit vereinen sich die Bedürfnisse der Finanzbuchhaltung und des Baukostenmanagements in einem System, welches zugleich möglichst nah am SAP-Standard bleibt. Die notwendige Optimierung des Systems bei gleichzeitiger Umsetzung des Programms Superb stellt allerdings eine Herausforderung dar.
Neu ist im BKM der gesamte Rechnungseingang digitalisiert. Die Rechnungen werden elektronisch an eine zentrale Adresse der Bundesverwaltung gesandt, via Kreditorenworkflow geprüft und freigegeben. Somit verabschiedet sich das ASTRA definitiv von den Papierrechnungen.
Ein weiterer Erfolg des Projekts ist die saubere Migration aller Daten aus einem auf die individuellen Bedürfnisse des ASTRA zugeschnittenen Systems rüber in ein normiertes und standardisiertes System. Über 1'800 Projekte mit mehr als 50'000 Verträgen und über 350'000 Rechnungen haben den Weg von TDCost ins BKM gefunden.
Nun steht dem ASTRA eine Lösung zur Verfügung, mittels derer es möglich ist, dass Projektleitende, Mitarbeitende des Investitionscontrollings und die externen Bauherrenunterstützenden alle Nationalstrassenprojekte durchgängig und digital abwickeln können. Dies geht von der Projekteröffnung über die Erstellung von Verträgen bis hin zur Abwicklung von Lieferantenrechnungen und dem Projektabschluss. Christian Kellerhals, Abteilungschef Steuerung und Finanzen, fasst zusammen: «Eine Lösung aus einem Guss für alle betroffenen Parteien.»
BIT-Kontakt:
Gerold Stoller
BO Infrastructure and Economy
Tel.: 058 461 19 36
Text: Natalie Mudroch
