Zweites Leben für IT-Altgeräte der Bundesverwaltung
Zurücksetzen, löschen, aufbereiten – und weiterverkaufen: Notebooks, die in der Bundesverwaltung das Ende ihrer Lebenszyklusdauer erreicht haben, erhalten durch die Stiftung GEWA ein zweites Leben.
Das BIT ist als einer der IT-Dienstleister der Bundesverwaltung zuständig für die Bewirtschaftung von über 56'000 Arbeitsplatzsystemen. Nach vier Jahren hat ein Notebook in der Bundesverwaltung das Ende des Lebenszyklus erreicht, das Gerät wird ausgetauscht – das alte wird an das BIT retourniert. Was passiert danach mit den Geräten, die zwar in der Bundesverwaltung nicht mehr verwendet werden, jedoch noch funktionieren? Sie erhalten ein zweites Leben: «Seit 2009 existiert im BIT ein exakt definierter Ablauf, der die Rücknahme und den Wiedereinsatz von IKT-Altgeräten regelt», erklärt Stefan Zweili, der in seiner damaligen Funktion als Leiter des Delivery Centers diesen Prozess definiert hat und der sich heute noch im BIT für nachhaltige öffentliche Beschaffung einsetzt.
Für die Rücknahme und den Wiedereinsatz der IT-Altgeräte ist seit 2015 die Stiftung GEWA (siehe Infobox) in Urtenen-Schönbühl verantwortlich. Mit der GEWA verfügt die Bundesverwaltung über eine sozialwirtschaftliche Partnerin, welche nicht nur die hohen Sicherheitsanforderungen abdeckt, sondern sich auch laufend den sich verändernden Bedürfnissen der Bundesverwaltung anpasst. Sie übernimmt den vollständigen Prozess zur Rücknahme der Geräte: von dem gesicherten Transport über die Inventarisierung und Datenvernichtung bis hin zum Wiederverkauf.
Gesicherte Abholung
Fast alle der nicht mehr gebrauchten IT-Altgeräte der Bundesverwaltung – von Lifecycle-Rückschüben bis zu defekten Geräten – werden ans BIT zum Team «Staging & Endgeräte-Bereitstellung» geschickt. Nach Erhalt überprüfen die zuständigen BIT-Mitarbeitenden die Geräte und sortieren jene aus, die der GEWA übergeben werden können. Es ist klar definiert, welche Geräte in der Bundesverwaltung nicht mehr verwendet werden können: «Es betrifft hauptsächlich Notebooks, die älter als vier Jahre sind, und keine Garantie mehr haben», erklärt Lukas Fässler, Product Owner Staging & Endgeräte-Bereitstellung. Neben Notebooks werden auch weitere IT-Geräte, so wie Desktops, an die GEWA geliefert. Defekte Geräte werden direkt aussortiert; die GEWA übernimmt in diesem Fall das Recycling.
Die zuständigen BIT-Mitarbeitenden legen die noch funktionierenden Geräte in einen von der Stiftung zur Verfügung gestellten, feuersicheren Trolley; 70 Geräte haben darin Platz. Ist der Trolley voll, wird er elektronisch für den Transport verschlossen und für die Abholung durch die GEWA bereitgestellt.
Etwa einmal pro Woche fahren zwei GEWA-Mitarbeitende in einem mit GPS getrackten Fahrzeug auf den Campus Meielen und holen die Trolleys ab. «Bei Peaks – zum Beispiel Anfang Monat, wenn wir die Geräte von ausgetretenen Mitarbeitenden erhalten – fahren die GEWA-Mitarbeitenden auch mal häufiger die Strecke zwischen Zollikofen und Schönbühl», so Fässler. «Die Zusammenarbeit mit der GEWA funktioniert einwandfrei.»
Minutiöser Ablauf zur Aufbereitung der IT-Altgeräte
Nach der Abholung im BIT fahren zwei GEWA-Mitarbeitende die IT-Altgeräte nach Schönbühl, wo sie bei der Materialannahme elektronisch erfasst werden. Danach starten die Arbeiten an den Altgeräten. Für die Aufbereitung ist die Abteilung Multimedia bei der GEWA zuständig. Die Abteilung ist spezialisiert auf die Lebensdauerverlängerung gebrauchter IT- und Mobilgeräte durch Datenvernichtung, Zurücksetzen, Aufbereitung und Wiedervermarktung.
Die Arbeitsumgebung im Gebäude der GEWA in Schönbühl ist hell, freundlich und in unterschiedliche Arbeitszonen aufgeteilt. Die Zone, in welcher die Altgeräte bearbeitet werden, ist nur mit Code zugänglich, kameraüberwacht und lediglich für eine Handvoll Personen zugänglich. «Alle Personen, die hier arbeiten, müssen bestimmte Sicherheitsvorkehrungen einhalten und eine Sicherheitsprüfung durchlaufen», erklärt Markus Bolt, Teamleader Multimedia. Sämtliche Arbeitsschritte der Rücknahme werden sukzessive abgearbeitet: Zunächst wird eine Bestandsaufnahme der Geräte durchgeführt. Anschliessend folgt die Aufbereitung: Das Gerät wird bei Bedarf repariert, aufgerüstet und gereinigt. Am Schluss wird das Gerät neu lizenziert. Danach ist es bereit für den letzten Schritt: Mit der Aufnahme in den Online-Shop der GEWA gelangt es in den Verkauf und der Recyclingprozess der Bundesverwaltung ist abgeschlossen. Jeder Schritt geschieht in einem Vieraugenprinzip, beim Löschen der Daten sogar in einem Sechsaugenprinzip.
Alle Arbeitsschritte sind minutiös aufgeteilt und werden protokolliert. Die dabei erstellten Protokolle werden zehn Jahre aufbewahrt und für Kontrollen oder Audits zur Verfügung gestellt.
Hoher Wiederkauf der IT-Altgeräte
Insgesamt bearbeiten die GEWA-Mitarbeitenden pro Jahr 50'000 IT-Altgeräte, wobei der Anteil des BIT zwischen 10 und 20 Prozent liegt. 2023 hat die GEWA 94-mal Geräte im BIT abgeholt; insgesamt konnte die GEWA 98 % der Notebooks der Bundesverwaltung weitervermarkten. Rund die Hälfte der BIT-Geräte werden an Schulen und an die öffentliche Verwaltung verkauft. Aber auch Privatpersonen können Geräte kaufen. Im «zweiten» Leben – nach der Aufbereitung durch die GEWA – sind die IT-Geräte im Schnitt nochmals drei Jahre im Einsatz.
Mit dem Wiederverkauf schliesst sich der nachhaltige Kreislauf: Durch eine möglichst lange Nutzungsdauer von IT- und Mobilgeräten leistet das BIT gemeinsam mit der GEWA einen Teil zur Nachhaltigkeit.
GEWA
Die Stiftung GEWA (Gemeinsam Wagen) ist eine soziale Einrichtung mit dem Ziel, Menschen in schwierigen Lebenssituationen den Wiedereinstieg in den ersten Arbeitsmarkt zu ermöglichen. Das umfasst angepasste Arbeitsplätze und berufliche Wiedereinstiegsprogramme, Dienstleistungen und Angebote. Seit 2015 ist die GEWA die Recycling-Partnerin der Bundesverwaltung für alle IKT-Geräte und übernimmt die Aufgabe, möglichst viele der IT-Altgeräte so aufzubereiten, dass sie wiederverwendet werden können. Die GEWA hat ihren Hauptsitz in Zollikofen sowie Betriebe in Urtenen-Schönbühl, Bolligen, Thun und Bern. Die Stiftung beschäftigt rund 1000 Mitarbeitende. Dadurch, dass die GEWA eine Stiftung ist, kann sie sämtliche Arbeiten für die Bundesverwaltung kostenfrei übernehmen und den Erlös aus dem Verkauf der nicht mehr gebrauchten IT-Altgeräte behalten.
BIT-Kontakt:
Lukas Fässler
Product Owner Staging & Endgeräte-Bereitstellung
Tel.: +41 58 465 06 14
Text: Sigrid Loosli
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