Von der Idee zur Digitalisierung der öffentlichen Schweiz: Wie Mitarbeitende die Innovation im BIT vorantreiben
Zur Digitalisierung der öffentlichen Schweiz sind innovative Lösungen gefragt. Dazu setzt das BIT auf das Potenzial seiner Mitarbeitenden.
Die Welt befindet sich im Wandel. Wo früher noch Stift und Papier zum Einsatz kamen, sind heute zunehmend digitale Lösungen gefragt. Das gilt auch für die öffentliche Verwaltung: Einfach zugänglich, transparent und effizient sollen die Interaktionen mit den Behörden sein – und zwar über die Staatsebenen hinweg. Zu den veränderten Erwartungen an die Behördeninteraktion gesellen sich Kostendruck, demografischer Wandel und Fachkräftemangel. Um ihre Aufgaben trotz dieser Herausforderungen erfüllen zu können, muss die Bundesverwaltung Wege finden, um ihre Arbeitsabläufe mithilfe digitaler Prozesse zu optimieren. Die Digitalisierung wird zur Notwendigkeit.
Ein zentraler Treiber für die Digitalisierung ist die Innovation: die Entwicklung und Implementierung neuer Ansätze und Technologien, um bestehende Arbeitsprozesse zu verbessern oder neue, kreative Lösungen für aktuelle Herausforderungen konzipieren. Das Innovationsmanagement ist für die Geschäftstätigkeit des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation (BIT) entsprechend essenziell. Für dessen Umsetzung setzt das BIT einerseits auf eine strategische Themensetzung durch die Geschäftsleitung. Andererseits soll aber auch das Potenzial der Mitarbeitenden ausgeschöpft werden – im Rahmen des sogenannten Collective-Innovation-Prozesses.
Das Potenzial der Mitarbeitenden nutzen
«Innovation muss auf allen Ebenen des BIT gefördert werden. Es reicht daher nicht aus, wenn wir uns ausschliesslich auf die strategischen Themen aus der Geschäftsleitung und den höheren Führungsebenen fokussieren», erklärt David Lehmann, Leiter des Bereichs Innovation im BIT. «Die Mitarbeitenden sind die Spezialistinnen und Spezialisten, wenn es um die strukturellen, prozessualen und alltäglichen Feinheiten des BIT geht. Und genau hier setzt unser Collective-Innovation-Prozess an.»
Zur Umsetzung dieses Prozesses setzt das BIT auf die bewährte Kickbox-Methodik, wie sie von der Firma «rready» adaptiert und angeboten wird. Dabei werden Mitarbeitende in drei Phasen von der Schärfung der Idee bis zum Prototyping und, im besten Fall, zur Lancierung einer neuen, innovativen Lösung geführt. Der Zugang zum Prozess ist bewusst niederschwellig gestaltet; Mitarbeitende melden sich auf der Kickbox-Plattform an und reichen ihre Idee ein. Zwar werden nicht alle davon zugelassen, aber: «Wir versuchen, möglichst vielen Leuten zu ermöglichen, sich vertiefter mit ihrer Idee auseinanderzusetzen. Von kleineren Prozessoptimierungen bis hin zu Ideen für neue Kundenservices ist grundsätzlich alles willkommen, was im BIT nicht schon anderweitig adressiert wird», erklärt Muriel Cicoira, die den Collective-Innovation-Prozess als Innovatorin im BIT direkt betreut.
Die Selektion der vielversprechendsten Ideen erfolgt anschliessend über den Prozess: Am Ende jeder Phase gilt es, ausgewählte Expertinnen und Experten des BIT vom Potenzial der Idee zu überzeugen, um sie in der nächsten Prozessstufe weiterbearbeiten zu können.
Eine enge Begleitung und dedizierte Ressourcen als Schlüssel zum Erfolg
Mitarbeitende durchlaufen den Collective-Innovation-Prozess jedoch nicht auf sich allein gestellt. Stattdessen werden sie in jeder Phase durch einen persönlichen Coach begleitet. Das sei eines der wichtigsten Merkmale des Prozesses, betont Cicoira: «Durch die regelmässigen Coachings stellen wir sicher, dass die Mitarbeitenden ihre Idee zielgerichtet vorantreiben können. Dabei nehmen wir je nach den Bedürfnissen der jeweiligen Person unterschiedliche Rollen ein: Wir klären Fragen, beraten oder fungieren als Sparring Partner.»
Ebenfalls zentral: In jeder Phase erhalten Mitarbeitende ein Zeit- und Projektbudget. Damit soll sichergestellt werden, dass vielversprechende Ideen nicht aufgrund fehlender Ressourcen im Sande verlaufen.
Die Bilanz
Seit der Einführung des Collective-Innovation-Prozesses Ende April 2022 wurden 39 Ideen über die Kickbox-Plattform eigegeben und für die erste Phase des Prozesses zugelassen. Sechs davon befinden sich derzeit in der zweiten Phase, wo sie im Rahmen eines Prototyps getestet werden. In die Umsetzungsphase haben es vier Ideen geschafft.
Eine gute Bilanz? Ja, meint Cicoira: «Scheitern ist Teil des Innovationsprozesses. Lägen alle Lösungen auf der Hand, hätten wir sie schliesslich bereits gefunden. Jede Idee, die auf der Kickbox-Plattform eingegeben wird, ist eine neue Chance, die Digitalisierung der öffentlichen Schweiz ein Stück voranzutreiben. Und diese Chance gilt es zu nutzen.»
Mit dem Collective-Innovation-Prozess zum Support-Dashboard
Von Laptops über Monitore bis hin zu Drucker – über 40'000 Arbeitsplatzsysteme betreut das BIT und leistet damit einen wesentlichen Beitrag dazu, dass Mitarbeitende in der Bundesverwaltung ihre Aufgaben mit modernen IT-Lösungen effizient erledigen können. Zu dieser Betreuung gehört auch der IT-Support: Sind Kunden von einer technischen Störung betroffen, muss ihnen rasch, unkompliziert und freundlich geholfen werden, damit sie ihren Aufgaben schnellstmöglich wieder nachkommen können.
Mit «SUP-Dash» wollten Patrick Tanner – damals Product Owner Service Desk, heute Teil des CIO-Office – und sein Team die Grundlage schaffen, um die Interaktion zwischen dem BIT-Support und seinen Kund/-innen zu optimieren. Die Idee: Anstatt Informationen, Tools und Kontakte über verschiedene Quellsysteme abzuholen und zu pflegen, sollte der BIT-Support über einen zentralen Einstiegspunkt auf alle relevanten Informationen zugreifen können, um seine Arbeit zu erledigen.
Heute steht «SUP-Dash» im BIT im Einsatz. Im Interview erzählt Patrick Tanner, wie er den Collective-Innovation-Prozess erlebt hat.
Was hat dich dazu bewogen, eine Idee in den Collective-Innovation-Prozess einzuspeisen?
Uns war schon länger bewusst, dass bei der Verwaltung unserer Daten für den IT-Support Optimierungspotenzial bestand. Der Aufwand, um das Problem nebst den Arbeiten im Tagesgeschäft anzugehen, schien uns jedoch riesig.
Im Zuge des Collective-Innovation-Prozesses erhält man in einem ersten Schritt die notwendigen Ressourcen, um sich vertieft mit dem Thema zu befassen. Die Projektumsetzung im Detail steht zunächst nicht im Vordergrund. Stattdessen bietet der Prozess einen Rahmen, um das Problem vertieft zu analysieren und mögliche Lösungsansätze zu testen. Die daraus resultierenden Abklärungen zeigten uns schnell: So viel, wie wir ursprünglich dachten, brauchte es gar nicht mehr.
Wie hast du den Collective-Innovation-Prozess erlebt?
Das klar strukturierte Vorgehen, das durch den Prozess vorgegeben wird, half uns enorm. Auch die regelmässigen Coachings waren eine grosse Unterstützung. Am meisten geholfen hat mir, dass dabei jeweils eine Aussensicht dazu kommt und so das Risiko der «Betriebsblindheit» minimiert wird. Die Kickbox-Methodik mahnt, sich nicht in die erstbeste mögliche Lösung zu verlieben. Das ist jedoch nicht immer ganz so einfach. Das Coaching hilft dabei, wieder den richtigen Fokus zu finden.
Welche Erkenntnisse konntest du für dich und deine berufliche Zukunft aus dem Prozess mitnehmen?
Mein grösstes Learning war, dass der grosse Aufwand darin besteht, das Problem wirklich zu erkennen. Sobald alle Punkte auf dem Tisch liegen, ist dann Detektiv-Arbeit gefragt: Was haben wir im BIT bereits? Wer kann evtl. helfen? Ich habe im Rahmen des Prozesses viele neue BIT-Kolleginnen und -Kollegen kennengelernt, die sofort für die Idee zu begeistern waren und mich super bei der Umsetzung unterstützt haben. An dieser Stelle ein grosses Danke an alle, die SUP-Dash möglich gemacht haben!
BIT-Kontakt:
Muriel Cicoira
Innovatorin
Tel.: +41 58 469 69 25
Text: Suela Amin
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