Veröffentlicht am 17. Dezember 2024

Erfolgreiche digitale Transformation der Eidgenössischen Stiftungsaufsicht

Die Eidgenössische Stiftungsaufsicht (ESA) hat sich im Projekt eESA von einer analogen zu einer digitalen Organisation transformiert. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die gute amtsübergreifende Zusammenarbeit.

In der Schweiz existieren derzeit knapp 14’000 klassische Stiftungen. Es handelt sich dabei um eine Rechtsform, die weder Eigentümer noch Mitglieder kennt (vgl. Infobox). Mit der Stiftungsaufsicht hat der Gesetzgeber eine Kontrollinstanz zu den fehlenden Eigentümerinteressen und -kontrollen geschaffen. Für gut 5400 nationale Stiftungen nimmt diese Aufgabe die Eidgenössische Stiftungsaufsicht (ESA) wahr. «Unsere Aufgabe ist es, die Tätigkeiten der uns unterstellten Stiftungen zu überwachen und sicherzustellen, dass das Stiftungsvermögen gemäss dem in den Stiftungsstatuten festgehaltenen Zweck verwendet wird», sagt Oliver Wenger, Leiter Zentrale Dienste bei der ESA. Neben der jährlichen Prüfung der Jahresberichterstattungen und der Aufsichtsübernahme über rund 350 neue Stiftungen und vielen weiteren Tätigkeiten kann die ESA verschiedene aufsichtsrechtliche Massnahmen ergreifen – wie zum Beispiel die Absetzung des Stiftungsrats. Viel Arbeit für die Mitarbeitenden der ESA, auch in Anbetracht der kontinuierlich wachsenden Anzahl Stiftungen in der Schweiz.

Analoge Arbeitsweise stösst an ihre Grenzen

Bis 2022 arbeitete die ESA weitgehend papierbasiert. Die Stiftungen haben ihre Unterlagen, etwa die Jahresberichte, ausschliesslich per Post eingereicht. Mitarbeitende der Zentralen Dienste haben diese den bestehenden Papierdossiers beigelegt und den zuständigen Sachbearbeiter/-innen zur Prüfung weitergereicht. Gerade bei Beschwerdeverfahren kommen da schnell einmal mehrere hundert Seiten zusammen, die manuell und ohne IT-Unterstützung geprüft werden müssen. «Die papierbasierte Arbeitsweise mit zahlreichen Medienbrüchen wurde den steigenden Anforderungen an die Stiftungsaufsicht nicht mehr gerecht», so Nils Güggi, Leiter der Eidgenössischen Stiftungsaufsicht. «Aus diesem Grund hat man 2018 das Projekt eESA ins Leben gerufen.»

Ziel von eESA war aber nicht nur die Automatisierung der Arbeitsschritte, sondern eine umfassende digitale Transformation der ESA. Neben der Einführung der Fachanwendung ActaNova für die Stiftungsaufsicht umfasste das Projekt eine grundlegende Überarbeitung der Arbeitsprozesse: Weg von papierbasierten Verfahren hin zu digitalen Workflows, die in der gesamten ESA einheitlich zum Einsatz kommen. Das bedingt auch eine Veränderung der Zusammenarbeitskultur. Die digitale Transformation kann nur gelingen, wenn die Mitarbeitenden mitziehen und ihre Arbeitsweise an die neuen digitalen Möglichkeiten anpassen.

Verbundapplikation aus verschiedenen Standardlösungen

Der Projektauftrag war klar: «Auf digitale und automatisierte Prozesse bei der Stiftungsaufsicht umstellen und wenn immer möglich auf bereits bestehende Standardlösungen setzen», so eESA-Projektleiter Walter Scheuerer. Eine komplette Neuentwicklung hätte lange gedauert und wäre teuer gewesen. «Stattdessen haben wir auf bereits etablierte Standardanwendungen gesetzt und diese für die Umsetzung der Anforderungen genutzt.»

eESA ist eine Verbundanwendung, bei der zwar die Anwendungen selbst etabliert waren, aber die nahtlose Integration in übergreifende Prozesse fehlte. Mit eESA wurde erstmals eine Verbundanwendung mit differenzierten Workflows über so viele Systeme hinweg realisiert. Als Frontend für die Stiftungen kommt der Online-Schalter EasyGov.swiss des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) zum Einsatz. Im Bereich des Backends fungiert das elektronische Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova als zentrale Plattform für alle relevanten Geschäftsprozesse. Acta Nova ist über Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden, die für die elektronische Abwicklung der Stiftungsaufsicht benötigt werden. Das ist zum Beispiel SAP als zentrales Finanzbuchhaltungssystem der Bundesverwaltung. Es übernimmt die automatisierte Rechnungsstellung. Stiftungen, die bereits auf digitalem Weg mit der ESA kommunizieren – und das sind doch bereits 59%, erhalten die Rechnung elektronisch via EasyGov. Alternativ erfolgt der automatisierte Druck und Postversand über die Druckstrasse des Bundesamts für Bauten und Logistik (BBL). Damit die ESA medienbruchfrei arbeiten kann, müssen Unterlagen, die nach wie vor in Papierform eingereicht werden, in einem externen Scanning Center digitalisiert und danach automatisiert an Acta Nova übermittelt und in den entsprechenden Dossiers abgelegt werden. Auch das Elektronische Stiftungsverzeichnis ESV – das alle Stiftungen aufführt, die unter der Aufsicht der ESA stehen – ist mit eESA verbunden und wird täglich aktualisiert.

Risikobasierte Aufsicht dank Rule Engine

eESA bietet die Möglichkeit, erstmals effektiv auf eine risikobasierte Aufsicht umzustellen. Bei der risikobasierten Aufsicht werden die Stiftungen anhand ihrer Daten in Risikoklassen eingeteilt. Was einfach klingt, ist hochkomplex: Rund 50 risikorelevante Datenfelder fliessen in die Bewertung der Stiftungen ein. Teil des Projekts eESA war die Entwicklung einer sogenannten Rule Engine zur Automatisierung der risikobasierten Aufsicht. «In einem ersten Schritt haben wir in Zusammenarbeit mit dem Data Science Team des Bundesamts für Statistik (BFS) die Risikokategorien festgelegt», sagt Oliver Wenger. Das BFS hat einen Algorithmus entwickelt, mit dem die Rule Engine künftig eine automatisierte Risikobewertung der Stiftungen vornehmen wird. Betrieben wird die Rule Engine in der Private-Cloud-Umgebung des BIT. Aktuell befindet sich die Rule Engine noch im Testbetrieb: «Sobald sie in Betrieb ist, werden wir dank einer datenbasierten Aufsicht die Arbeit der ESA noch effizienter gestalten können», so Oliver Wenger.

Microintegrator sorgt für nahtloses Zusammenspiel der Komponenten

Eine Verbundapplikation wie eESA funktioniert nur, wenn die einzelnen Komponenten reibungslos miteinander kommunizieren. Hier kommt der Microintegrator des BIT ins Spiel. «Mit dem Microintegrator steuern und synchronisieren wir die Daten zwischen Acta Nova und den anderen Systemen, insbesondere SAP und dem Eidgenössischen Stiftungsverzeichnis», sagt ICT-Architekt Gunnar Hofmann. Auch im Bereich der risikobasierten Aufsicht spielt der Microintegrator eine wichtige Rolle. Er orchestriert die Risikoberechnung, indem er Stiftungsdaten aus Acta Nova extrahiert, aufbereitet und an die Rule Engine übermittelt. Nach der Risikoberechnung fügt der Microintegrator die Ergebnisse wieder in Acta Nova ein und erstellt einen Steckbrief, der die relevanten Stiftungsdaten und Risikowerte ausweist. «Mit dem Microintegrator haben wir eine sehr zuverlässige und schlanke Lösung für die Synchronisierung zwischen den verschiedenen Komponenten gefunden», sagt Gunnar Hofmann. «Das System läuft im Betrieb weitgehend automatisiert.»

Erfolgreiche Inbetriebnahme von eESA

Das eESA-System ist seit Sommer 2022 erfolgreich in Betrieb und hat die Arbeitsweise der ESA massgeblich verändert. «Die Digitalisierung hat nicht nur die Qualität der Aufsicht erhöht, sondern gibt auch den Mitarbeitenden mehr Flexibilität, weil man von überall her für die ESA arbeiten kann», sagt Oliver Wenger. Selbstverständlich gibt es auch Raum für Verbesserungen: «Insbesondere der Backendbereich, mit dem alle unsere Mitarbeitenden arbeiten, hat noch viel Potenzial bezüglich Benutzerfreundlichkeit, daran sollten wir weiterarbeiten», sagt Nils Güggi.

Der Schlüssel zum Erfolg in diesem Digitalisierungsvorhaben sieht Projektleiter Walter Scheuerer insbesondere in der sehr guten Kooperation der vielen involvierten Stellen: «Die Zusammenarbeit war unbürokratisch und partnerschaftlich.» Besonders die Bereitschaft, schnell und flexibel auf Änderungen zu reagieren und kreative Lösungen zu finden, hat dieses Projekt ausgezeichnet. Die Entwicklungsgeschichte der ESA verdeutlicht, dass die digitale Transformation nur gemeinsam mit allen Beteiligten und nicht als IT-Projekt «neben» den verantwortlichen Teams bewältigt werden kann.

Stiftung kurz erklärt

Eine Stiftung ist ein zu einem besonderen Zweck gewidmetes, eigentümerloses Sondervermögen mit eigener Rechtspersönlichkeit. Sie wird durch eine Stiftungsurkunde errichtet und unterliegt der staatlichen Aufsicht. Die Stifterin oder der Stifter bringt dabei Vermögen oder andere Vermögenswerte in die Stiftung ein und bindet diese grundsätzlich unwiderruflich an den festgelegten Zweck. Die Stiftung verfolgt häufig gemeinnützige, wissenschaftliche, kulturelle, soziale oder andere ideelle Zwecke und wird von einem Stiftungsrat als oberstes Organ geführt.

Weitere Informationen zu eESA finden Sie hier: Digitale Aufsicht - eESA

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BIT-Kontakt:

Jan Beekman
Business Owner HJP
Tel.: [phone]

Text: Daniel Wunderli

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