BIT Stories 2025 – von der Idee zur Praxis: KI-Projekte in der Verwaltung
Am 21. Mai 2025 fand zum dritten Mal der Kundenanlass BIT Stories statt – dieses Jahr mit einem Thema, das aktueller kaum sein könnte: Künstliche Intelligenz (KI) in der Verwaltung. Rund 380 Teilnehmende vor Ort und online erhielten Einblick in laufende KI-Projekte, Forschungsergebnisse und Diskussionen darüber, was KI für unsere Arbeit, unsere Prozesse und letztlich auch für die Bevölkerung bedeutet.
Mit der Veröffentlichung von ChatGPT im November 2022 wurde KI für viele erstmals konkret erfahrbar und löste einen Hype aus, der bis heute anhält. Seither steht nicht nur die technologische Entwicklung von KI im Fokus, sondern auch die Frage, wie der Einsatz von KI sinnvoll und verantwortungsvoll gestaltet werden kann, auch in der öffentlichen Verwaltung. Der Weg in die Praxis ist selten gradlinig, aber voller Lernchancen und Experimentiermöglichkeiten – genau darin liegt das Potenzial. «Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Fragen zu stellen, Mut zu haben und gemeinsam weiterzudenken», sagte BIT-Direktor Dirk Lindemann zur Eröffnung.
Als Einführung ins Thema startete der Anlass mit einem vom BIT produzierten Video mit dem virtuellen Roboter KAI, der die theoretischen Grundlagen von KI auf anschauliche Art erklärt. Was steckt eigentlich hinter Begriffen wie «maschinelles Lernen» oder «generative KI»? Wofür braucht es regelbasierte Systeme? KAI führte durch die wichtigsten Konzepte und machte deutlich: Gute Daten, klare Regeln und ein verantwortungsvoller Umgang sind Voraussetzung für ein erfolgreiches KI-Projekt. Gerade in der Verwaltung stehen dabei Datenschutz und Sicherheit an oberster Stelle.
Im Video führte KAI virtuell ins BIT und stellte verschiedene KI-Anwendungsfälle vor. Ein Beispiel ist RoBIT, ein Chatbot, der das Supportteam im BIT unterstützt. Hier zeigte sich bereits: Damit KI in der Praxis funktioniert, müssen vier zentrale Aspekte zusammenspielen – Daten, Compliance, Technologie und ein Kosten-Nutzen-Abgleich. Entscheidend ist ein Lösungsansatz, der einen konkreten Mehrwert bietet.
Projekt Alva Basel: Wie KI den Zugang zu öffentlichen Informationen vereinfacht
Diesen Mehrwert hat die erste BIT Story aufgezeigt: das Projekt Alva des Kantons Basel-Stadt. Micha Jäggi und Thomas Nagy des Kantons Basel-Stadt berichteten, wie aus einer Idee ein smarter Chatbot entstanden ist, der auf der Website des Kantons Basel-Stadt öffentliche Informationen zugänglich macht. Alva wurde im Rahmen einer Website-Erneuerung entwickelt, mit dem Ziel, einerseits die Nutzerfreundlichkeit zu verbessern, andererseits praktische Erfahrung mit KI im Verwaltungsumfeld zu sammeln. Ausschlaggebend für das Projekt ist, dass Alva ausschliesslich auf öffentlich zugänglichen Inhalten basiert.
Nagy betonte: «Vertrauen ist ein zentrales Gut der Verwaltung.» Deshalb durchlief Alva einen mehrstufigen Qualitätssicherungsprozess, bevor der Chatbot live ging. Auch die visuelle Gestaltung wurde bewusst gewählt – so, dass für alle klar ist: Hier handelt es sich um ein Pilotprojekt. Die technische Grundlage bildet Retrieval-Augmented Generation (RAG)*. Das bedeutet, dass die Antworten aus einer Vektordatenbank generiert werden, also aus einer abstrahierten Sammlung relevanter Inhalte. Die Resultate wurden dadurch nicht nur präziser als mit klassischen Suchfunktionen, sondern funktionierten auch in anderen Sprachen überraschend gut. Gleichzeitig zeigte sich, dass viele Menschen lieber Suchbegriffe eingeben als einen Dialog mit dem Chatbot zu führen. In einem nächsten Schritt soll Alva weiterentwickelt und konversationsfähiger gemacht werden.
Das Projekt Alva zeigt exemplarisch, worauf es ankommt: auf klare Grenzen, gute Daten und den Mut, Neues auszuprobieren. Es macht auch deutlich, dass KI-Systeme sich verändern, genauso wie unser Umgang damit. Die Mensch-Maschine-Interaktion entwickelt sich rasant – und mit ihr unsere Erwartungen an digitale Lösungen in der Verwaltung.
Hier geht’s zu Alva: https://www.bs.ch/alva
Pilotprojekt BIT AI Assistant: Wie KI Mitarbeitende unterstützt und Prozesse effizienter macht
Mit der nächsten Story zeigte Elias Medawar, Leiter Innovation & AI im BIT, wie sich KI gezielt in der Bundesverwaltung einsetzen lässt. Dazu stellt er den BIT AI Assistant vor, ein Arbeitstitel für ein internes Tool, das BIT-Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen soll, etwa beim Erstellen von Präsentationen oder Zusammenfassen von Inhalten. «Menschliche Intelligenz ist das Fundament», erklärte er. Sie soll nicht ersetzt, sondern gezielt durch KI erweitert werden.
Entwickelt wurde der BIT AI Assistant in einem iterativen Prozess, gemeinsam mit verschiedenen Fachpersonen und mit Fokus auf konkrete Anwendungsfälle. Die Grundlage bilden interne Wissensdatenbanken, die mithilfe eines Large Language Modells (LLM) verarbeitet werden. Das ist beim AI Assistant möglich, da er in einer speziell gesicherten Umgebung in den eigenen Rechenzentren betrieben wird. Durch die Verarbeitung dieser internen Informationen liefert der AI Assistant genauere Auskünfte zu BIT-bezogenen Themen. Für eine fundierte Antwort ist aber auch ein gut formulierter Prompt entscheidend. Die Kombination eines genauen Prompts und guten Kontextinformationen liefert die besten Ergebnisse. Medawar betonte, dass bei der Nutzung von KI die Eigenverantwortung der Nutzenden zentral bleibt. Die Resultate müssen kritisch geprüft werden. Der Nutzen zeigt sich vor allem dort, wo repetitive Informationssuche Zeit kostet, und eingespart werden kann. Gleichzeitig bleibt die Einbettung in bestehende Prozesse zentral: Der BIT AI Assistant soll unterstützen, nicht ersetzen.
Der BIT AI Assistant wurde in diesem Jahr den BIT-Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Im Jahr 2026 ist der Rollout von KI-Leistungen für BIT-Kunden geplant – zu diesem Zeitpunkt erhält er auch seinen finalen Namen.
Was KI-Projekte zum Erfolg führt
Die letzte Story des BIT-Kundenanlasses führte in die Forschung: Amin Kaboli von der EPFL zeigte auf, wo und wie KI in der öffentlichen Verwaltung sinnvoll eingesetzt werden kann und worauf es dabei ankommt. «KI ist wie eine Toolbox», sagte er gleich zu Beginn. Doch trotz wachsender Bereitschaft, KI einzusetzen, scheitern viele Projekte. Der Grund: fehlende Fokussierung auf den tatsächlichen Nutzen, unklare Zielsetzungen oder technische Hürden.
Anhand einer Nutzen-Risiko-Matrix zeigte Kaboli, wie sich Anwendungsfälle systematisch bewerten lassen. Ziel ist es, Projekte in Bereichen mit hohem Nutzen und überschaubarem Risiko anzusiedeln. Wichtig sei, so betonte er, nicht die Technologie ins Zentrum zu stellen, sondern die Menschen: jene, die KI-Systeme entwickeln, aber auch jene, die sie im Alltag nutzen. Eine tragfähige KI-Strategie beginne mit dem Verständnis von Bedürfnissen, realistischen Annahmen, klaren Erfolgskriterien – und brauche vor allem Leadership und Raum zum Experimentieren.
Im Anschluss an die Stories lud das Moderationsteam zur Paneldiskussion ein. Teilnehmende vor Ort wie auch online stellten Fragen zu den Präsentationen, zu konkreten KI-Projekten oder zu grundsätzlichen Überlegungen im Umgang mit der Technologie. Die angeregten Diskussionen zeigten: Das Interesse am Thema ist gross, ebenso der Bedarf nach Orientierung und Austausch. Beim anschliessenden Networking-Apéro bot sich die Gelegenheit, die Gespräche zu vertiefen, Perspektiven zu teilen und neue Kontakte zu knüpfen.
* Retrieval-Augmented Generation (RAG) ist eine Technik der Künstlichen Intelligenz, bei der ein Sprachmodell oder Large Language Model (LLM) durch kontextbezogene Daten ergänzt wird. So kann das System präzisere Antworten geben, ohne dass das Modell selbst neu trainiert werden muss.
BIT-Kontakt:
Suela Amin
Leiterin Content & Event Services
Tel.: +41 58 484 95 36
Text: Jill Eberhard
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