La transformation numérique de l’administration fédérale avec SUPERB
Que ce soit en matière de personnel, d’acquisitions ou de finances, depuis plus de 20 ans, l’administration fédérale utilise SAP pour exécuter ses processus de soutien. À partir de 2025, le fabricant cessera toutefois d’actualiser le logiciel utilisé actuellement. Dans le cadre du programme SUPERB, l’administration fédérale passe à la nouvelle solution SAP S/4HANA. Il s’agit là de standardiser et d’harmoniser les processus afin de contribuer à la stratégie de numérisation de la Confédération. Les premiers pans du système sont d’ores et déjà opérationnels.
En décembre 1997, le Conseil fédéral annonçait lors d’une conférence de presse que SAP serait désormais l’outil employé pour développer et exploiter les processus de soutien de la Confédération. Aujourd’hui, plus de 20 ans plus tard, plusieurs centaines de milliers de salaires sont versés annuellement, près de 5 millions de commandes logistiques et 50 000 transactions de paiement journalières sont effectuées grâce à ces systèmes, qui assurent ainsi de nombreux processus clés au sein de l’administration fédérale.
Dès lors, le défi qui attend la Confédération ne paraît que plus colossal: la version actuelle de SAP, la suite ERP ECC6, arrivant à la fin de son cycle de vie, son fabricant réduira sa prise en charge du logiciel à partir de 2025 avant de cesser toute maintenance en 2027. C’est dans le cadre du programme SUPERB, fort de ses 485 millions de francs, qu’il faut désormais préparer les processus et les systèmes à la nouvelle version de SAP, S/4HANA.
Les directives du Parlement et du Conseil fédéral sont claires: les processus de soutien doivent être standardisés et harmonisés au cours de cette transition, ce qui permettra également de faire tomber les cloisons restantes. Une tâche herculéenne, en somme. Patrik Riesen, responsable du programme, reste confiant: «Notre personnel possède les connaissances et les compétences requises pour mener à bien cette tâche». Cela ne sera toutefois pas une entreprise facile. «Les processus de l’administration fédérale peuvent être très hétérogènes. Chaque unité administrative a des besoins spécifiques qui doivent être pris en compte pour lui permettre d’accomplir ses tâches. Cela n’est bien entendu pas toujours simple». Une collaboration efficace est donc indispensable.
Les travaux de mise en œuvre ont commencé en 2020, l’année du COVID-19. La première étape consiste à comparer les processus avec la solution SAP et à les optimiser sur la base de travaux préparatoires et d’études. Au lieu de reprendre les anciennes structures et de les adapter au besoin, le système sera entièrement reconstruit. C’est l’occasion d’évaluer les processus actuels et de mettre à profit les nouveautés. Cette approche entraîne toutefois une lourde charge de travail: «Ces 20 dernières années, les systèmes SAP ont été largement personnalisés et développés. Nous avons besoin de temps pour les traiter, c’est un processus continu», explique Patrik Riesen.
Environnement hautement disponible et géoredondant: l’OFIT pose les bases de la numérisation des processus de soutien
En parallèle, l’OFIT s’occupe de bâtir les fondations nécessaires au projet, c’est-à-dire de construire une infrastructure de serveurs permettant d’exploiter les processus de soutien modernisés. Le nouvel environnement est hautement disponible et géoredondant. Cela permet de garantir que les prestations restent disponibles en tout temps, de manière automatisée et fiable. C’est une contribution importante de l’OFIT aux efforts de numérisation dans l’administration fédérale.
Bien que la transition des systèmes principaux ne devrait avoir lieu qu’en 2024, de premières infrastructures du programme SUPERB sont déjà opérationnelles, par exemple dans le nouveau centre de calcul CAMPUS de Frauenfeld. Plusieurs applications de planification pour le budget ont ainsi déjà migré vers le nouveau logiciel, et l’administration fédérale des douanes peut d’ores et déjà utiliser la nouvelle gestion des données de base.
L’agilité, la clé du succès
Les responsables du programme se basent sur l’agilité pour mener à bien le projet de manière rapide et efficace. «Nous avons commencé le projet avec un Agile Release Train (ART) composé de huit équipes pour bâtir le cœur du système. En seulement deux mois, nous avons commencé les travaux en mode agile. C’est très rapide et cela a représenté énormément de travail de la part de toutes les personnes impliquées. Aujourd’hui, nous gérons environ 380 personnes au moyen de nos structures agiles. Nous avons ainsi mis sur pied l’organisation agile la plus avancée de Suisse», assure Patrik Riesen. C’est cette organisation agile qui permet à tant de secteurs différents de travailler ensemble avec efficacité.
Pierre Broye, directeur de l’OFCL, le mandant, se montre également convaincu par la voie choisie: «SUPERB doit tenir compte des besoins de sept départements et de près de 80 unités administratives, c’est ce qui explique la complexité du projet. Le succès du programme tient en particulier à l’étroite collaboration entre l’OFCL et l’OFIT. En tant que mandant, nous faisons partie intégrante des travaux grâce à l’organisation agile. Nous sommes ainsi en mesure de mettre à profit notre expertise et de la combiner au savoir-faire des spécialistes de l’OFIT afin d’arriver au meilleur résultat possible. Je remercie le personnel de l’OFIT pour cette précieuse collaboration.»
S/4HANA avant 2024: les étapes à venir
Le programme prévoit que les nouveaux systèmes SAP seront opérationnels d’ici 2025. Est-ce réaliste? «Oui, nous sommes dans les temps», affirme Patrik Riesen. Il n’est cependant pas si simple de dessiner une feuille de route linéaire. «SUPERB est un programme extrêmement multiple. Il ne s’agit pas seulement d’un objectif unique, bien au contraire: il y a toujours de petits succès, de nouvelles mises en service à célébrer. Par exemple, deux nouvelles étapes vont être franchies cette année dans les secteurs du personnel et des acquisitions: nous mettons à disposition la première boutique en ligne sur les systèmes modernisés et nous lançons la gestion des candidatures via la nouvelle solution cloud.»
Malgré tout, la feuille de route de SUPERB donne un aperçu des mois et des années à venir. Après les travaux conceptuels de l’année passée vient le moment de mettre en place les systèmes à partir de 2021. Le programme a d’ailleurs fêté une étape importante fin juin 2021 lors de la mise en service du cœur du système, sur lequel s’appuieront tous les autres composants de la nouvelle infrastructure SAP.
Au cours de l’année et demie à venir, il s’agira d’intégrer les diverses applications spécialisées et de les mettre à la disposition des différentes unités administratives. En 2023, le sprint final sera lancé avec la migration des données concernées. Les nouveaux processus de soutien devront être opérationnels pour toute l’administration fédérale au 1er janvier 2024, soit environ un an avant que SAP ne réduise sa maintenance de la suite ERP ECC6.
Contact à l’OFIT:
Patrik Riesen
Responsable de programme
Tél.: 058 484 92 93
Texte: Suela Amin
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