Da ottobre 2024 è in corso l’introduzione graduale di Microsoft 365 nell’Amministrazione federale. Il progetto procede senza problemi significativi. Anche la hotline dell’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione (UFIT) non registra un numero eccezionalmente elevato di richieste di supporto su questo tema.

Accompagnare con la formazione

Per supportare i collaboratori dell’Amministrazione federale nel passaggio a Microsoft 365, è disponibile un’ampia offerta di corsi di formazione interni. Occorre tra l’altro istruirli a classificare i documenti affinché nessun dato sensibile finisca nel cloud di Microsoft. Inoltre, nei vari Uffici alcuni collaboratori ricevono una formazione più approfondita, in modo tale che possano consigliare i loro colleghi e intervenire in loro aiuto.

Stretto monitoraggio da parte del Controllo federale delle finanze

Microsoft 365 viene introdotto in tutta l’Amministrazione federale perché le soluzioni Office sono gestite in modo uniforme e centralizzato come servizio standard. Per questo motivo, il progetto è gestito dal settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della Cancelleria federale. L’UFIT è il fornitore di servizi e svolge i lavori necessari. Poiché si tratta di un progetto chiave, l’introduzione di Microsoft 365 è inoltre costantemente esaminata dal Controllo federale delle finanze (CDF).

Studio di fattibilità sul software a codice sorgente aperto come parziale alternativa

Al fine di ridurre la dipendenza a medio e lungo termine da Microsoft nel settore Office e rafforzare la sovranità digitale dell’Amministrazione federale, la Cancelleria federale sta attualmente conducendo con l’UFIT uno studio di fattibilità sul software a codice sorgente aperto (software open source, OSS). In questo contesto, sta valutando una soluzione di emergenza limitata nel caso in cui Microsoft 365 dovesse subire un guasto. Inoltre, la Cancelleria federale sta verificando se in un ambiente OSS è possibile trattare in modo sicuro documenti sensibili. Lo studio di fattibilità durerà fino alla metà del 2026 e fornirà raccomandazioni su come procedere.

Microsoft 365 installato a circa un terzo dei collaboratori dell’Amministrazione federale