Transformation des BIT gestartet
Mit der Transformationsinitiative «Midar» richtet sich das BIT konsequent auf neue Betriebsmodelle und Arbeitsweisen aus. Ein agileres und flexibleres BIT soll die Digitalisierung der Geschäftsprozesse rasch vorantreiben und zum «digitalen Motor» der Bundesverwaltung werden.
Das BIT agiert in einem sich rasant wandelnden Marktumfeld, in welchem sich in kürzester Zeit neue Arbeitsweisen und innovative Betriebsmodelle etablieren. Anwendungen wandern in die Cloud, Homeoffice und Co-Working ergänzen den Büro-Arbeitsplatz. Megatrends wie Beschleunigung, Wissensexpansion, Transparenz und Aging Society prägen unsere Zeit und die Digitalisierung dringt in alle Lebensbereiche. Diese Entwicklung verändert auch Kundenprofile: Mit dem Ausbau der E-Services der Bundesverwaltung wird das BIT künftig noch viel häufiger Anwendungen für die Unternehmen und für die breite Bevölkerung der Schweiz bereitstellen.
Vor diesem Hintergrund hat Bundesrat Ueli Maurer einen klaren strategischen Auftrag definiert: Das BIT soll zum Digitalisierungsmotor der Bundesverwaltung transformiert werden. Dies geschieht im Rahmen der Transformationsinitiative «Midar», welche im Frühjahr 2020 angelaufen ist. «Midar» (Rätoromanisch für bewegen, verändern) geht weit über die technologischen Aspekte hinaus: Die Zusammenarbeit – BIT-intern und mit den Kunden – soll künftig viel stärker von Agilität und Flexibilität geprägt sein. Die Technologie soll konsequent die Benutzenden ins Zentrum stellen. «Mit der Transformation wird ein leistungsfähigeres und innovativeres BIT entstehen, das die Zusammenarbeit über die Organisationsgrenzen hinweg stärkt und Digitalisierungsthemen in engem Kontakt zu unseren Partnern vorantreibt», erklärt BIT-Direktor Dirk Lindemann.
Verkleinerte Geschäftsleitung
Um dieses Ziel zu erreichen, stellt sich das BIT im Rahmen von «Midar» neu auf und gibt sich ein neues Führungsmodell. Der Startschuss hierzu fiel im August mit der Neustrukturierung des BIT in fünf Hauptabteilungen und der Einsetzung einer schlankeren Geschäftsleitung (siehe Abbildung unten). Die verkleinerte Geschäftsleitung konzentriert sich mehr auf strategische Themen, während das operative Geschäft und die fachliche Führung in die Verantwortung der Business Owner und Product Owner fällt. Die methodische Führung obliegt den Scrum Masters und den Release Train Engineers. Die Mitarbeitenden sind administrativen Teamchefs («Head of Chapter») unterstellt und bilden einen Ressourcen-Pool, aus welchem die Business Owner flexibel Projektteams zusammenstellen können. Methodisch basiert die neue Struktur des BIT auf dem Scaled Agile Framework (SAFe 5.0).
Die Initiative «Midar» ist ausdrücklich als Transformation zu verstehen, und nicht als klassische Reorganisation. Auch ist «Midar» nicht mit einem Stellenabbau verbunden. «Mit Grossprojekten wie FISCAL-IT, dem täglichen Einsatz von Arbeitsmethoden wie Scrum und DevOps, aber auch mit der flexiblen Reaktion während der Coronakrise hat das BIT bewiesen, dass es komplexe Aufgaben bewältigen kann und agile Methoden beherrscht», sagt Dirk Lindemann. Jetzt gehe es darum, das BIT noch agiler und flexibler auszurichten, damit es die anstehenden Aufgaben bestmöglich bewältigen kann.
Effizientere Prozesse, neue Arbeitsräume
Zur Initiative «Midar» gehört, dass das BIT auch die eigenen Prozesse viel stärker digitalisiert und automatisiert. «So werden wir schneller und effizienter und können den administrativen Aufwand deutlich verringern», ist Dirk Lindemann überzeugt. «Dadurch freiwerdende Ressourcen werden wir, neben dem Einsatz in Kundenprojekten und neuen Services, auch in den Wissensausbau in zukunftsweisenden Technologien wie künstliche Intelligenz, Blockchain und Big Data investieren.» Zur Kompetenzerweiterung wird auch die Integration der Plattform Digitalisierung (DIP) ins BIT per Anfang 2021 beitragen. Die DIP war vor drei Jahren im Finanzdepartement geschaffen worden, um zusätzliches Wissen in Projektmanagement, Architektur und Betrieb aufzubauen – Kompetenzen, die beispielsweise bereits in die Entwicklung des ePortals eingeflossen sind (siehe Box).
Die Transformation des BIT benötigt Raum zur Entfaltung: Mit einer neuen Arbeitsumgebung schafft das BIT beste räumliche Voraussetzungen zur Erreichung der Ziele von «Midar». Einzelbüros hat das BIT schon länger abgeschafft. Nun ist es daran, in seinem Gebäude in Zollikofen und in dem gegenüber entstehenden Neubau Raum für neue Arbeitsformen zu gestalten. Hier wird eine engere Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams und mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ämtern und Departementen möglich. Die zeitgemäss ausgestatteten Arbeitsflächen und Projekträume unterstützen das agile und kollaborative Arbeiten optimal.
ePortal: Einfachere Interaktion mit der Verwaltung
Behördenleistungen gebündelt und digital zugänglich machen – dieses Ziel verfolgt die im November 2020 lancierte Online-Plattform ePortal des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD). Das von der Plattform Digitalisierung (DIP) in Zusammenarbeit mit dem BIT entwickelte und betriebene ePortal macht die Interaktion mit der Verwaltung für Private und Unternehmen einfacher, effizienter und benutzerfreundlicher. Für alle Services auf dem ePortal genügt ein einziges Login. Seit dem Start des ePortals stehen erste E-Services der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) und der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) zur Verfügung. Weitere werden laufend folgen. Das ePortal steht allen Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung für die Bereitstellung von Services offen. Erfahren Sie mehr über das ePortal im «Forum Z.», dem Online-Magazin der Zollverwaltung.
BIT-Kontakt:
Sonja Uhlmann
Leiterin Direktionsstab
Tel.: 058 465 37 35
Text: Leo Hauser
Kundenzufriedenheit deutlich im Plus
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Der Corona-Shutdown zeigte eindrücklich, wie wichtig für den Bund eine verlässliche IT-Infrastruktur ist. Das BIT reagierte flexibel auf die Krise, federte ausserordentliche Lasten auf Netzwerken und Systemen ab. Neue Tools für das Homeoffice wurden kurzfristig ausgerollt. Auch an der raschen Realisierung der SwissCovid App war das BIT massgeblich beteiligt.
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Schusssichere Weste, Helm, Pfefferspray und Handschellen: Material, das zur Ausrüstung eines fedpol-Mitarbeiters gehört. Die Liste besteht aus über hundert Gegenständen. Im Ernstfall muss das Bundesamt für Polizei fedpol sofort handeln können, und das gelingt nur, wenn das notwendige Material richtig gewartet wird und funktioniert. Im vergangenen Jahr hat fedpol das BIT beauftragt, das Materialbewirtschaftungssystem zu erneuern. Ein Einblick in die neue, komplett digitale Lösung.
RoBIT hilft bei IT-Problemen
RoBIT, der BIT-Chatbot, hat seine Arbeit aufgenommen. Er hilft in einer ersten Version den Mitarbeitenden der Bundesverwaltung, Störungen selbst zu beheben oder eröffnet für sie ein Support-Ticket.