L’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE, RS 211.435.1) et l’ordonnance du DDFJP sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE-DFJP, RS 211.435.11) règlent précisément l’établissement et la validation d’actes notariés produits sous forme électronique. Elles constituent également la base légale du validateur.
L’établissement d’actes électroniques
Pour établir un acte électronique, il faut :
- que l’officier public (le notaire) soit enregistré dans le registre suisse des officiers publics [https: www.upreg.ch] (RegOP). Il peut le faire à condition que son canton d’admission utilise les actes authentiques électroniques ;
- qu’il ait accès à une signature électronique qualifiée et qu’il l’appose sur l’acte électronique avec un horodatage qualifié. La signature doit être apposée en mode « signature » (et non « certification ») ;
- qu’il ajoute au document signé le cachet électronique réglementé du RegOP (autrement dit la confirmation d’admission). Cette étape consiste à vérifier que la personne mentionnée dans la signature électronique qualifiée (dans le certificat) figure effectivement dans le RegOP. Pour ce faire, l’officier public utilise soit le logiciel Cygillum (à partir de la version 1.06), mis gratuitement à disposition par l’Office fédéral de la justice (OFJ), ou la fonction similaire d’un logiciel tiers ou d’une application.
Cygillum v.1.06 vérifie la signature électronique qualifiée qui figure sur l’exemplaire électronique de l’acte et y ajoute le cachet électronique réglementé du RegOP (confirmation d’admission RegOP). La procédure dans Cygillum ne transmet à aucun moment le document. L’annexe 3 OAAE-DFJP explique comment un logiciel tiers ou une application peut obtenir une confirmation d’admission auprès du RegOP. Cette annexe est disponible sur le site de l’OFJ.
La validation d’actes électroniques
Pour valider des actes électroniques le validateur de la Confédération commence par vérifier les points suivants :
- la signature électronique qualifiée a été apposée en mode « signature »,
- le document répond au standard PDF/A-1 ou PDF/A-2,
- la signature et l’horodatage électroniques qualifiés sont conformes à la SCSE,
- le document est muni d’un cachet électronique réglementé du RegOP valable.
Si toutes ces conditions sont remplies, le validateur reconnaît qu’il s’agit d’un acte électronique valable et le confirme par une annonce.
L’OAAE dispose que les responsables du registre du commerce, du registre foncier et de l’état civil sont tenus de vérifier, au moyen du validateur [https://www.validator.ch], les actes électroniques qui leur parviennent.
Remarque
Jusqu’à la version 1.05 (fin 2022), le logiciel Cygillum ne vérifiait pas si la signature avait été apposée en mode « signature ». Il insérait le cachet électronique réglementé du RegOP même si le document avait été signé en mode « certification » avec l’option 1 (modification et ajout de signatures interdits ultérieurement), de sorte qu’Adobe Acrobat Reader et le validateur (version 2) considéraient que la signature électronique qualifiée avait été cassée et n’était plus valable. La version 1 du validateur ne remarquait pas l’erreur et validait à tort les documents.
Si l’officier public signait le document électronique au moyen d’Open eGov LocalSigner en mode « certification », l’option 2 (admission d’autres signatures électroniques uniquement) était activée par défaut, ce qui permettait d’ajouter ultérieurement la signature du RegOP. Adobe Acrobat Reader et le validateur version 1 et 2 validaient alors à juste titre le document ainsi signé.
Cygillum version 1.06 refuse désormais, par sécurité, tous les documents électroniques signés en mode « certification ». Le validateur version 2 valide tous les documents de l’année 2022 signés en mode « certification » avec l’option 1 qui sont munis à la fois d’une signature électronique qualifiée et du cachet électronique réglementé du RegOP, sans tenir compte du fait que la signature de l’officier public est techniquement cassée. Il se comporte ainsi comme le validateur version 1. L’annexe 3 de l’OAAE-DFJP a été modifiée de sorte que les signatures en mode « certification » ne sont plus admises sur les actes.