Des menottes au spray au poivre: gérer correctement le matériel de la police

Gilet pare-balles, casque, spray au poivre et menottes: à l'Office fédéral de la police (fedpol), ces articles font partie de l'équipement du personnel. La liste du matériel de la police fédérale compte plus de 100 articles différents. Pour pouvoir agir immédiatement en cas d'urgence, fedpol doit en effet disposer du matériel requis. Celui-ci doit en outre être entretenu correctement et en parfait état de marche. L'an dernier, fedpol a chargé l'OFIT de renouveler son système de gestion du matériel. «Eisbrecher» vous emmène à la découverte de cette nouvelle solution entièrement numérique.  

Teaserbild Materialwirtschaft fedpol FR

L'équipement personnel des collaboratrices et collaborateurs de fedpol, qui comprend par exemple du spray au poivre, des menottes, une arme personnelle et un gilet pare-balles, est soumis à un entretien régulier. Ce matériel a en effet un cycle de vie bien déterminé avec des maintenances prévues à des intervalles définis dans des directives précises. Chaque article doit fonctionner parfaitement, à tout moment. Car les policiers sont toujours prêts à intervenir. Imaginons par exemple qu'un gilet pare-balles ne protège plus suffisamment. Sur les lieux d'un délit, cela peut avoir de graves conséquences pour la personne qui le porte.

Pour fedpol, il est donc primordial de ne pas perdre la vue d'ensemble de ce matériel qui compte plus de 100 articles différents. Et les questions sont légion: quel est l'âge des menottes, combien de fois ont-elles été utilisées, leur clé fonctionne-t-elle encore, a-t-elle été rendue lors du départ du collaborateur, doivent-elles être remplacées? Le matériel doit en outre être éliminé à la fin de son cycle de vie, là aussi dans le respect des prescriptions.

Essentiel, le système de gestion du matériel utilisé par fedpol devenait, il y a quelques années déjà, gentiment obsolète. Autre inconvénient, ce système reposait sur les connaissances très spécifiques de quelques employés. Il fallait à fedpol quelque chose de nouveau: un système entièrement numérique, qui retrace le cycle de vie complet des articles, de la commande à l'élimination, dans une seule application, mais avec des liens vers d'autres systèmes de planification des ressources. Un système au sein duquel les données de base sur les articles et les fournisseurs seraient aussi saisies de manière uniforme, de manière à garantir la qualité des données et simplifier leur gestion.

Retracer numériquement le cycle de vie

Une demande fut alors adressée à l'OFIT par fedpol. Après évaluation, l'OFIT présenta les deux options possibles, une révision coûteuse du système existant, vieux de 15 ans, ou l'acquisition d'une nouvelle application. La décision en faveur d'une nouvelle solution basée sur SAP fut prise à l'été 2018. «Les composants SAP requis étaient déjà en service à la Confédération, nous avions aussi les licences et les connaissances correspondantes», relate le chef de projet de l'OFIT, Andreas Hunziker. Deux composants du système SAP pour la gestion des articles, des stocks et des entrepôts (ERP Central Component) furent ainsi introduits. D'une part le composant «Gestion des articles» qui gère les achats et les stocks d'articles (entrées et sorties, transferts de stocks) et d'autre part le composant «Gestion de la maintenance» pour les processus d'inspection, de maintenance et de réparation.

Développement d'un système propre pour les réservations

L'implémentation du nouvel outil se déroula sans accroc. Seule la réservation du matériel de prêt de fedpol nécessita des efforts supplémentaires. Le matériel de prêt contient par exemple des outils spéciaux, des ordinateurs portables, des caméras et des projecteurs, soit des articles utilisés de manière temporaire dans le cadre d'une tâche particulière. «Nous privilégions toujours les solutions standard, mais la gestion des réservations telle que souhaitée par fedpol ne pouvait être couverte à l'aide des composantes SAP», explique Andreas Hunziger. L'OFIT a donc développé un complément dans la langue de programmation spécifique à SAP. Pour ce volet de la solution, l'approbation du comité spécialisé commun chargé des processus de soutien des offices spécialisés était requise. Le programme SUPERB mise en effet sur l'utilisation de solutions standard pour les processus de soutien.

Parallèlement à la mise en œuvre du nouveau système sur le plan technique, l'OFIT a élaboré au printemps 2019 un projet de formation pour la douzaine de personnes appelées à l'utiliser avec le rôle d'utilisateur ou de superutilisateur. Lors des tests de réception, le besoin de formation s'est néanmoins révélé plus important que prévu. Le personnel bénéficiera donc d'une formation de base sur SAP avant de passer à la formation spécifique à l'application.

Clôture du projet repoussée

En raison des travaux supplémentaires en matière de développement et de formation, le projet n'a pas pu être achevé comme prévu avant le déménagement de fedpol dans le nouveau centre administratif de la Guisanplatz 1 à Berne. Un déménagement compliqué du point de vue logistique: «Les collaboratrices et collaborateurs chargés de la gestion du matériel étaient accaparés durant tout l'été 2019 par des tâches liées au déménagement. Nous avons préféré attendre l'automne pour approfondir leurs connaissances sur le logiciel SAP», explique Andreas Hunziker. L'application est finalement passée en phase productive au mois de décembre 2019 et a été mise en service en janvier 2020.  

«Grâce à la nouvelle gestion du matériel, nous pouvons dorénavant représenter le processus d'acquisition tout entier dans un seul système et pour l'ensemble des divisions», se félicite le chef de projet de fedpol, Yannick Obrist. Ce dernier voit le gain d'efficacité surtout dans le long terme: «Étant reliée à notre module SAP pour les finances, la nouvelle solution offre bien plus de possibilités». Le nombre d'interfaces a été réduit et la nouvelle application simplifie les obligations de documentation de fedpol, ajoute-t-il, résumant ainsi l'avantage de cette solution par rapport à l'ancien système: «Quelques clics nous suffisent à présent pour savoir où et chez qui le matériel se trouve, et cela sans exceptions.»


Contact à l'OFIT

Andreas Hunziker
Chef de projet 
Tél.
: 058 464 19 54

Texte: Leo Hauser

 

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