Le service de modèles est une solution uniforme permettant aux collaborateurs de l’administration fédérale d’accéder à des modèles de documents dans MS Office et GEVER. L’Eisbrecher vous présente brièvement le service de modèles et vous montre comment vous pouvez établir rapidement des documents conformes aux directives relatives à l’identité visuelle de la Confédération.
Pour l’administration fédérale, comme pour toute organisation de grande taille, une identité visuelle homogène joue un rôle important. L’identité visuelle de la Confédération (abrégée en allemand «CD Bund» pour «corporate design» de la Confédération) définit l’apparence visuelle de l’administration fédérale depuis 2007. Elle permet de voir au premier coup d'œil si un document provient de la Confédération et quel département ou office l’a rédigé. Jusqu’à présent, l’administration fédérale faisait appel à différentes solutions permettant aux collaborateurs d’accéder aux modèles conformes à l’identité visuelle. «Ces applications seront maintenant remplacées par le service standard uniforme appelé service de modèles», explique Steffen Olbricht, gestionnaire de produits à l’OFIT.
Accès via Acta Nova ou un logiciel ad hoc
Le service de modèles est déjà en place et utilisé par de premières unités administratives telles que les offices qui travaillent avec la nouvelle solution GEVER Acta Nova. «Le service de modèles est relié à Acta Nova par une interface. Les collaborateurs peuvent utiliser les modèles directement au sein de l’application et disposent de toutes les fonctionnalités», souligne Jari Bach, responsable suppléant Informatique auprès du SG-DDPS et chargé de l’introduction du nouveau service de modèles.
Créer des documents Word en toute simplicité
Une autre possibilité d’accéder aux modèles est d’utiliser le logiciel «Document Partner Cockpit». Celui-ci permet de sélectionner, de configurer et de générer les documents souhaités sur la base de modèles destinés aux applications Office Word, PowerPoint ou Excel. Les gestionnaires d’intégration des unités administratives peuvent commander le logiciel, ou «client pour les modèles», auprès de l’OFIT via Remedy et l’appliquer à l’ensemble des collaborateurs ou à des utilisateurs individuels. À partir de 2020, il sera installé automatiquement sur tous les postes de travail en tant que logiciel de couche 1 (informations supplémentaires pour les gestionnaires d’intégration dans l’encadré).
Brève description du logiciel
Pour créer vos modèles à l’aide du logiciel «Document Partner Cockpit», démarrez le programme et sélectionnez un type de modèle. Des modèles pour Word, Excel et PowerPoint sont disponibles. Dans l’arborescence, vous trouverez d’une part des modèles généraux, prévus pour tous les utilisateurs. Il s’agit par exemple de modèles de lettres ou de présentations conformes à l’identité visuelle de la Confédération. D’autre part, vous trouverez également des modèles pour les affaires du Conseil fédéral (classeur rouge). Les modèles généraux sont disponibles en français, allemand et italien.
Les unités administratives peuvent utiliser ces modèles généraux, mais également créer des modèles spécifiques au département ou à l’office. Vous trouverez plus d’informations sur le sujet au chapitre présentant le créateur de modèles.
Si vous souhaitez par exemple rédiger une lettre à l’aide d’un modèle contenu dans le logiciel, sélectionnez le modèle approprié dans le menu. Vous pouvez ensuite renseigner différents champs tels que l’objet ou la date de création. Grâce à une interface, le service de modèles permet d’accéder aux identités de tous les employés de l’administration fédérale de sorte que l’adresse ou les coordonnées du destinataire s’intègrent au modèle en quelques clics de souris. Dans l’onglet «Identité visuelle de la Confédération», vous pouvez définir la couleur des armoiries (rouge / noir-blanc) et les échelons hiérarchiques affichés (département, département/office, département/office/division).
Sélectionnez le modèle souhaité dans le logiciel. Le classeur «Thèmes» comprend les modèles généraux. Si votre département ou votre office met également d’autres modèles à disposition, vous les trouverez sous le titre «Administration fédérale» de votre unité administrative.
Dans l’onglet «Document», vous pouvez ajouter diverses données telles que l’objet, les indications concernant l’envoi, etc.
L’onglet «Utilisateur» vous permet de sélectionner vos coordonnées personnelles grâce à la fonction de recherche. Les champs correspondants sont renseignés automatiquement.
Dans les onglets «Expéditeur» et «Destinataire», le système vous permet de remplir automatiquement les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire de tous les collaborateurs de l’administration fédérale grâce à la fonction de recherche. Bien entendu, vous pouvez également renseigner les champs manuellement, par exemple lorsqu’il s’agit de destinataires externes à la Confédération.
Dans l’onglet «Identité visuelle de la Confédération», vous pouvez définir la couleur des armoiries et les échelons hiérarchiques (département, département/office, département/office/division). Une fois que vous aurez cliqué sur «Créer», le système générera le modèle sur la base des divers éléments. Enregistrez votre modèle à l’endroit souhaité.
Le modèle s’ouvre. Vous pouvez modifier, compléter ou effacer tous les éléments du modèle.
Le service de modèles propose des blocs de textes pour les modèles Word grâce à un complément. Dans la colonne de droite, vous trouverez des blocs de textes généraux et, le cas échéant, des blocs de texte spécifiques au département ou à l’office.
Blocs de texte pour documents Word
En cliquant sur «Créer», vous pouvez enregistrer le document à l’endroit souhaité. Le service de modèles génère le document souhaité en fonction de vos paramètres. Après avoir ouvert le document, vous pouvez éditer et modifier le texte selon vos besoins.
Outre les modèles Word, le service de modèles offre également la possibilité, grâce à un complément, d’intégrer des blocs de texte dans le document généré. Dans la zone réservée aux blocs de texte à droite, vous pouvez sélectionner les blocs de texte appropriés. Elle comprend des éléments généraux disponibles pour divers modèles de documents ainsi que des éléments spécifiques à un type de document.
Établir des modèles spécifiques à l’office grâce au créateur de modèles
Le service de modèles met les modèles à disposition des utilisateurs via Acta Nova et le logiciel «Document Partner Cockpit». «De plus, les départements et les offices peuvent créer leurs propres modèles grâce au créateur de modèles», précise Jari Bach. Alors que le logiciel «Document Partner Cockpit» peut être utilisé par tous les collaborateurs, le créateur de modèles nécessite une formation préalable. «Les collaborateurs qui souhaitent créer eux-mêmes des modèles peuvent suivre la formation de créateur de modèles», complète Jari Bach. Les unités administratives qui désirent proposer une formation peuvent s’adresser à vlm.gever@bk.admin.ch pour recevoir de plus amples informations. En outre, le programme GENOVA, chargé de la mise en place d’Acta Nova dans l’administration fédérale, et le SG-DDPS développent ensemble une offre de soutien concernant la gouvernance, la formation et les bonnes pratiques.
Les responsables des modèles examinent les nouveaux modèles puis les valident et les mettent à disposition. Les utilisateurs les trouvent ensuite dans l’arborescence sous les modèles spécifiques à leur office.
Arriver rapidement au but grâce à une bonne collaboration
L’UPIC, le SG-DDPS et l’OFIT ont géré ensemble la mise en place du service de modèles et son intégration au service standard «Bureautique/UCC» dans le cadre du projet concernant le gestionnaire de modèles. En peu de temps, l’équipe de projet a réussi à construire un prototype fonctionnel. «C’est surtout grâce à une bonne collaboration que l’équipe de projet a pu réaliser le service de modèles en temps utile», précise Bruno Stettler, responsable du projet à l’OFIT. «Tous les acteurs du projet ont pu faire confiance à leurs partenaires et se concentrer sur l’objectif du projet. Aujourd’hui, le service de modèles est très stable.»
Service de modèles: informations supplémentaires pour les gestionnaires d’intégration
Les collaborateurs peuvent utiliser le service de modèles de deux manières.
Dans Acta Nova: le service de modèles est déjà intégré au système de gestion électronique des affaires Acta Nova et peut s’utiliser sans que les unités administratives doivent le commander à part.
Le «client pour les modèles»: les gestionnaires d’intégration peuvent commander le logiciel «Document Partner Cockpit» via Remedy pour un ou plusieurs utilisateurs ainsi que pour toute l’unité administrative.
Le créateur de modèles «Document Partner Design Client» se commande lui aussi via Remedy pour l’environnement de réception, de référence et de formation.
Si vous avez des questions concernant le service de modèles, vous pouvez vous adresser à l’Unité de gestion des produits (produktmanagement@bit.admin.ch). Si vos questions concernent les modèles, le programme GENOVA (vlm.gever@bk.admin.ch) se tient à votre disposition.
Contact:
Service spécialisé GEVER Confédération
vlm.gever@bk.admin.ch
Texte: Daniel Wunderli
