Pour prendre ses décisions, tout responsable d’un département ou d’un office au sein de l’administration fédérale doit disposer d’informations récentes sur l’état des finances et du personnel. Sur mandat du département, l’Administration fédérale des finances a élaboré à cet effet un instrument ad hoc appelé Cockpit Ressourcen Bund. Un simple clic suffit pour que cet instrument de gestion interne affiche des indicateurs économiques uniformisés.
Des indicateurs uniformisés pour mieux gérer les ressources
Des indicateurs récents et uniformisés constituent la base idéale pour arrêter des décisions éclairées. Par le passé, lorsqu’un chef
d’office voulait par exemple savoir, en cours d’année, s’il respectait le budget, il devait demander les informations requises à sa division des finances. Un superutilisateur compilait les chiffres à partir des systèmes SAP, puis les traitait, souvent à l’aide d’Excel. «Les responsables ne disposaient d’aucune application offrant un accès direct à des données actualisées et automatiquement mises en forme sur leur service spécialisé», raconte Daniel Siegenthaler, chef du projet à l’OFIT.
Le Cockpit Ressourcen Bund (ou CRB360) a changé la donne. Mis au point par l’Administration fédérale des finances (AFF) en collaboration avec l’OFIT, le CRB360 est un instrument de gestion uniformisé que tous les départements peuvent utiliser depuis avril 2017. «Dans sa version actuelle, il permet d’afficher des données sur les finances et le personnel ainsi que des informations sur les prestations*, explique Stefan Johner, chef du projet à l’AFF. À l’avenir, CRB360 fournira également des indicateurs sur les projets informatiques et sur les acquisitions.»
Nouveau modèle de gestion
Le projet CRB360 a été lancé suite à l’introduction du nouveau modèle de gestion de l’administration fédérale (NMG), en vigueur depuis le 1er janvier 2017. Le NMG s’inspire du programme de gestion par mandat de prestations et enveloppe budgétaire (GMEB). Axé sur les objectifs et les résultats, il n’est plus seulement appliqué dans les offices GMEB, mais dans toutes les unités administratives. Le NMG a pour objectif d’appliquer davantage les principes économiques dans l’administration fédérale, de mieux administrer les finances et de promouvoir une gestion axée sur les objectifs. Vous trouverez de plus amples informations concernant le NMG sur le site de l’AFF: www.efv.admin.ch.
Harmonisation poussée des contenus et des possibilités d’évaluation
«Le projet CRB360 a été lancé pour permettre aux responsables de consulter aisément en ligne les informations dont ils ont besoin pour diriger leur unité administrative», déclare Stefan Johner. Avant même le lancement du projet, l’AFF avait préparé les bases requises dans une étude réalisée en collaboration avec les représentants des départements et des offices spécialisés. Les contenus et les possibilités d’évaluation de CRB360 sont harmonisés entre les divers départements et les données affichées relèvent des offices spécialisés compétents: l’AFF pour les finances, l’Office fédéral du personnel (OFPER) pour les données concernant le personnel, l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC) pour les données sur l’informatique et l’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) pour les indicateurs sur les acquisitions.
L’OFIT a pris en charge la partie technique du projet. «Les données sources reprises dans le CRB360 sont disponibles dans un entrepôt de données du paysage SAP, explique Daniel Siegenthaler. Nous devions cependant trouver une solution pour leur présentation graphique finale.» En recourant à l’outil Design Studio, l’OFIT a en fait utilisé une autre technologie SAP. Design Studio assure une mise en forme des données dans un tableau de bord très lisible (voir l’illustration). «L’interrogation se fait à l’aide de requêtes, un langage courant dans le domaine des bases de données», spécifie Franz Dufke, spécialiste de SAP Business Objects. Le recours à Design Studio par l’OFIT est une innovation, puisque l’office a utilisé cette technologie pour la première fois dans le cadre du projet CRB360.
Évaluation précoce des fonctionnalités
Pour vérifier si les fonctionnalités développées répondaient aux besoins spécifiques, les représentants des départements ont d’emblée été impliqués dans l’élaboration de la future solution: des sessions d’évaluation ont servi à tester des fonctionnalités déjà achevées. De l’avis de Stefan Johner, cette manière de procéder a été payante: «Les personnes impliquées dans le projet ont très vite compris le potentiel du CRB360. Grâce à ce mode de travail, nous avons rapidement pu renforcer la confiance des futurs utilisateurs et l'acceptation du produit.» Les réactions reçues ont permis d’améliorer le produit à peu de frais avant même la phase de réception.
Une excellente collaboration
L’équipe du projet a dû relever un défi de taille, car les ressources et le temps à disposition étaient limités. Alors que sa mise au point a commencé en novembre 2016, le CRB360 était prêt pour l’utilisation le 14 avril 2017. «Un calendrier serré, qui n’a pu être tenu que grâce à la bonne collaboration et à l’énorme engagement des personnes impliquées dans le projet», se souvient Daniel Siegenthaler. Selon Stefan Johner, c’est surtout le travail d’équipe et la confiance mutuelle qui ont conduit au succès: «Une excellente collaboration a régné tout au long du projet. Nous avons pu aborder franchement et résoudre ensemble les éventuels défis ou divergences d’opinions.»
Les utilisateurs travaillent avec le CRB360 depuis sa mise en service, en avril. Au sein de l’administration fédérale, seul un cercle de personnes clairement définies y ont accès via le portail E-Gate, les autorisations d’accès étant accordées par les responsables compétents de chaque unité administrative. En dehors des directeurs et des membres de la direction, le CRB360 est en principe destiné aux responsables des finances, des ressources humaines et de l’informatique. Voici ce qu’en dit Christian Gnägi, responsable suppléant de la section Finances au secrétariat général du DFF: «Notre secrétariat général exploite pour le DFF un système de contrôle de gestion basé sur Excel. Grâce à l’introduction de la nouvelle solution, standardisée à l’échelle de l’administration, nous pourrons remplacer dès 2018 l’essentiel de notre système sous Excel par le CRB360. Ce dernier englobe les domaines de prestations et de ressources indispensables pour gérer le département ou une unité administrative.»
Pour Brigitte Wüthrich, responsable des ressources au DFJP, il était également évident que l’introduction du CRB360 dans toute
l’administration fédérale entraînerait des changements et que son département substituerait ce nouvel outil au système utilisé pour établir l’état de la situation à l’intention de la direction. «Il est d’autant plus crucial de pouvoir compter sur un instrument fiable. Nous avons établi les premiers rapports à l’aide du CRB360 et tout s’est bien passé jusqu’ici, affirme-t-elle. Du côté des utilisateurs, ce sont à coup sûr les possibilités d’évaluation qui représentent un gros défi. Ils devront s’habituer au système pour se sentir à l’aise face à ses nombreuses fonctionnalités. L’application mérite encore quelques adaptations, auxquelles nous nous attelons avec beaucoup de volonté en collaboration avec la direction du projet. »
*Le nouveau modèle de gestion de l’administration fédérale (NMG) se fonde sur un catalogue décrivant les prestations de toutes les unités administratives. Chaque unité administrative possède jusqu’à cinq groupes de prestations, chacun possédant ses propres objectifs. L’OFIT comprend par exemple les groupes de prestations «Exploitation informatique» et «Projets et prestations informatiques».
Texte: Daniel Wunderli
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