Avec seize milliards de données, 730 000 000 tableaux et plus de 300 collaborateurs impliqués, SUPERB est le programme de tous les superlatifs. Le 18 septembre 2023, une étape importante du projet de numérisation a été franchie, toutes les données de l’administration fédérale civile ayant été transférées vers SAP S/4HANA. Cette opération complexe a pu aboutir grâce à une excellente collaboration et à une méthode de travail agile.
Migration réussie vers SAP S/4 HANA : une étape importante pour la transformation numérique de l’administration fédérale
Nous sommes le 18 septembre 2023, il est quatre heures du matin : le transfert des processus de soutien de l’administration fédérale civile vers le système ERP SAP S/4, la nouvelle technologie SAP, est achevé. Cette étape marque un jalon important dans le programme SUPERB.
Le programme SUPERB a une portée considérable pour l’administration fédérale et la Confédération : il concerne les processus de soutien dans les domaines des finances, des acquisitions, de la logistique, de l’immobilier, du personnel, de la technologie ainsi que de la gestion de projets et de portefeuille. Chaque année, un demi-million de factures sont traitées via les systèmes SAP et 48 000 personnes l’utilisent pour la saisie de leur temps de travail. Le remplacement des anciens systèmes SAP, qui ont été en service pendant 18 ans, est un projet complexe. En effet, il ne s’agit pas d’une simple mise à jour, mais de l’implémentation d’un logiciel entièrement nouveau. La tâche à laquelle l’équipe de SUPERB doit s’atteler est herculéenne : le projet doit tenir compte des besoins des sept départements, de la Chancellerie fédérale et de 75 unités administratives.
Le coup d’envoi des travaux de mise en œuvre a été donné en 2020. Sollicité par le Conseil fédéral, le programme SUPERB vise à moderniser et à harmoniser les processus de soutien de l’administration fédérale et à transférer les systèmes SAP civils vers le nouveau logiciel SAP S/4HANA. Le projet établit les bases de la numérisation au sein de l’administration fédérale. L’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) est le mandant, l’OFIT le prestataire de services.
À l’automne 2021, les responsables ont constaté que le plan de mise en œuvre initial était trop exigeant en raison des nombreuses interdépendances et qu’il nécessitait une approche différente. Avec l’ensemble de l’administration fédérale, ils ont décidé de procéder à une introduction en trois étapes avec, d’abord, la migration technique, ensuite, l’introduction du nouveau logiciel et, enfin, l’optimisation.
Le responsable du programme, Patrik Riesen, était convaincu qu’une introduction progressive serait la solution idéale. Ainsi, l’équipe SUPERB a atteint le premier jalon fin mai 2022, avec la migration technique des bases de données Oracle vers HANA. L’infrastructure existante a été portée sur de nouveaux serveurs IBM et le système est passé d’une exploitation strictement sur site à une exploitation hybride, à la fois sur site et en nuage. Depuis lors, les infrastructures fonctionnent dans les deux centres de calcul de l’OFIT.
La gestion centralisée des données de base : un défi de taille
À partir de ce moment, l’accent a été mis sur la deuxième phase du programme, à savoir l’introduction du nouveau logiciel. Il s’agissait dès lors de lire, de cartographier et de migrer 16 milliards de données, et de nettoyer 730 000 000 tableaux et 300 programmes. Un système centralisé de données de base a été mis en place. L’équipe SUPERB a dû harmoniser toutes les bases d’adresses en collaboration avec les unités administratives dans SAP et vérifier individuellement chaque jeu de données. La centralisation de la gestion des données de base s’est avérée l'un des plus grands défis du projet. Parallèlement, un plan comptable commun a été introduit, permettant de centraliser en un seul les plus de 70 plans comptables des différentes unités administratives. En outre, l’équipe a dû reconnecter techniquement 150 des 350 applications spécialisées et les coordonner avec les entreprises partenaires afin que toutes les adaptations soient effectuées au même moment. De plus, les nombreuses solutions individuelles des offices fédéraux ont été harmonisées et testées.
Une migration réussie grâce à une méthode de travail agile
Plus de 80 unités administratives partenaires différentes sont impliquées dans le programme SUPERB. Comment l’équipe est-elle parvenue à réunir toutes ces unités ? « Notre facteur clé de succès est la collaboration », explique Patrik Riesen. Pour mettre en œuvre le plan de déploiement, la direction du programme a misé sur l’agilité et sur des planifications PI toutes les dix semaines. Entre 300 et 500 collaborateurs, dont une grande partie vient de l’OFIT et apporte un grand savoir-faire en matière de SAP, ont fait avancer les travaux dans le cadre de trois Agile Release Trains. Jusqu’à 25 équipes Scrum ont été mobilisées pour ce faire.
Cette méthode de travail fait ses preuves : à l’automne 2023, 16 milliards de données ont été transférées vers SAP S/4HANA, 15 mois plus tôt que prévu initialement dans le message et dans le respect du budget. « Il s’agit de l’une des plus grandes migrations au monde », souligne Patrik Riesen. La migration anticipée a offert de nombreuses possibilités à l’équipe SUPERB, celle-ci pouvant apprendre en permanence sur le système de production et acquérir de l’expérience.
Des interfaces utilisateur modernes et une meilleure disponibilité
Quelles sont les nouveautés pour les utilisateurs dans SAP depuis la migration ? Visuellement, la nouvelle interface est plus moderne et plus claire. La saisie des données a connu un changement notable : les utilisateurs doivent vérifier lors de la saisie si les données existent déjà afin de ne pas saisir de doublons. Cette nouveauté s’est traduite par une nette amélioration de la qualité des données, facilitant en même temps l’évaluation globale. Les collaborateurs de l’Administration fédérale des finances ont remarqué un changement positif dans leur travail quotidien : « Le nombre de comptes a été réduit, passant de 70 000 à 8000 », explique Patrik Riesen. Dans le domaine de l’analyse des données, le traitement en temps réel apporte déjà de grands avantages aux solutions de planification. Enfin, le nouveau logiciel garantit une infrastructure hautement disponible et une meilleure sécurité contre les pannes.
Il reste encore quelques points faibles à corriger et de nombreux défis restent à relever, surtout dans le domaine du workflow des créanciers et de la performance, qui n’a pas atteint le niveau souhaité. Ces optimisations, ainsi que d’autres, seront effectuées progressivement.
La dernière phase du programme SUPERB est désormais en cours. À la différence des phases précédentes, la nouveauté réside dans le fait que de grandes parties de la solution sont opérationnelles et que les organisations d’exploitation concernées ont pris leur vitesse de croisière. En outre, trois autres lancements importants sont prévus. Au début de l’année 2025, l’équipe introduira une nouvelle solution d’acquisitions qui regroupera 40 solutions différentes en une seule. Parallèlement, les offices civils du DDPS migreront également vers les systèmes civils, ce qui permettra de créer des synergies. En 2026, une nouvelle solution en matière de personnel sera introduite. Le projet devrait s’achever à la fin de cette année-là.
L’ancienne version SAP ERP Suite ECC6 est arrivée à la fin de son cycle de vie ; son fabricant réduira la prise en charge du logiciel à partir de 2025 avant de cesser toute maintenance en 2027. Le projet prévoit de préparer les processus et les systèmes pour passer à la nouvelle version SAP S/4HANA. Doté d’un budget de 485 millions de francs, le programme SUPERB (« Support Prozesse ERP Bund », soit Processus de soutien ERP de la Confédération) vise à moderniser et à harmoniser les processus de soutien de l’administration fédérale et à transférer les systèmes SAP civils vers le nouveau logiciel SAP S/4HANA.
Contact à l’OFIT :
Patrik Riesen
Responsable du programme SUPERB
Tél. : 058 484 92 93
Texte : Sigrid Loosli
