BIT Stories 2023 – le nouveau format de cette manifestation destinée aux clients a été inauguré le 31 mai. Les projets de transformation numérique actuels y ont occupé une place centrale.
Numérisation. Ce terme est omniprésent. Réussir à mener à bien une transition numérique rapide et cohérente est un enjeu dans presque tous les domaines. Mais qu'est-ce que cela signifie concrètement? Le 31 mai 2023, la toute nouvelle version de l'événement BIT Stories a justement porté sur cette question et a permis aux quelque 200 participants de jeter un coup d'œil dans les coulisses des projets de transformation numérique menés dans l'administration fédérale. «Les clients de l'OFIT sont au cœur de BIT Stories. Aujourd'hui, nous allons vous écouter nous raconter les expériences acquises dans le cadre de vos projets de numérisation», a déclaré le directeur de l'OFIT, Dirk Lindemann, en introduction.
Ce qui frappe d'emblée, c'est le nouveau format de BIT Stories: une équipe composée de trois collaborateurs de l'OFIT, à savoir Damla Acar, Thomas Küffer et Santo Gallo, anime l'événement à la manière d'un talk-show. Les participants découvrent quatre stories, ou histoires, dont deux sont déjà inscrites au programme. C'est au public de voter en ligne pour la troisième histoire relatée lors de la manifestation. À l'issue de celle-ci, le quatrième récit est mis à la disposition des participants sous la forme d'un enregistrement vidéo.
Productions numériques professionnelles dans un studio de diffusion
Changement de décor: la première histoire transporte les participants dans le studio de diffusion de l'OFIT Store ouvert au Bollwerk. L'animateur Santo Gallo accueille la gestionnaire de produits Nicole Römmel et Francesco Belli, business owner au sein de l'unité Building IT Infrastructure & Services, qui énumèrent les avantages du studio de diffusion à l'occasion de son premier anniversaire. Les événements virtuels sont devenus incontournables, en particulier depuis la pandémie de coronavirus. «Grâce au studio de diffusion, toutes les unités administratives peuvent organiser leur manifestation dans des locaux dotés d'un équipement professionnel», explique Nicole Römmel. «Le principal atout est l'équipe de production expérimentée qui gère tous les aspects techniques. Les clients peuvent ainsi se concentrer pleinement sur le contenu.» Mais le studio ne se prête pas qu'à la réalisation d'événements virtuels: «Il est aussi idéalement équipé pour les séances photo et pour la production de vidéos ou de podcasts», ajoute Francesco Belli. Le studio de diffusion peut être utilisé aussi bien à l'OFIT Store situé au Bollwerk qu'ailleurs. En effet, la version mobile permet de réaliser des productions dans les locaux des clients ou sous forme hybride. Les clients de l'OFIT trouveront des informations relatives à l'offre du studio de diffusion sur la plateforme clients (accessible uniquement sur l'Intranet de l'administration fédérale). Par ailleurs, ce n'est pas uniquement le studio, mais l'ensemble de l'OFIT Store du Bollwerk qui a fêté son premier anniversaire. Depuis l'ouverture, de nombreux collaborateurs de l'administration fédérale y ont trouvé un soutien – qu'il s'agisse de bénéficier d'une assistance pour leurs appareils, de résoudre un problème d'authentification ou de recevoir de précieux conseils. Aujourd'hui, un autre OFIT Store a également ouvert ses portes à Zollikofen. De plus amples informations sont aussi disponibles à ce sujet sur la plateforme clients (accessible uniquement sur l'Intranet de l'administration fédérale).
e-ID: l'implication de toutes les parties prenantes et la transparence sont essentielles
La deuxième histoire a fourni un aperçu du projet complexe visant à élaborer les bases techniques et légales du futur moyen d'identification électronique (e-ID). En étroite collaboration avec l'Office fédéral de la justice (OFJ), l'OFIT met au point l'infrastructure sûre indispensable à l'exploitation de l'e-ID. «Un facteur déterminant pour la réussite de ce projet central de transformation numérique est l'implication précoce de toutes les parties prenantes importantes», indique Urs Paul Holenstein, chef de l'unité Informatique juridique à l'OFJ. Ainsi, outre l'OFIT et l'OFJ, la Chancellerie fédérale, l'Office fédéral des routes (OFROU) et l'Administration numérique suisse prennent également part au projet et assument un rôle clé de liaison avec les cantons. Mais les futurs participants à l'écosystème e-ID venant du secteur public et de l'économie peuvent eux aussi d'ores et déjà tester, dans le sandbox public de l'infrastructure de confiance, les composants et processus techniques autour de l'e‑ID et de l'infrastructure de confiance qu'il est prévu de mettre en place.
L'étape suivante consiste en un essai pilote en coopération avec une sélection de cantons, dans le cadre duquel le permis électronique d'élève conducteur doit être testé. «Le feed-back des utilisateurs est crucial pour nous», déclare Carsten Plum, business owner au sein de l'unité Portfolio, Alignment & Coaching de l'OFIT. «C'est le seul moyen pour nous de savoir si l'utilisation du moyen d'identification électronique est simple et intuitive, deux critères importants pour l'acceptation de l'e-ID.»
Dans le projet e-ID, l'accent est mis sur la transparence. Des vidéoconférences publiques d'information sur l'état d'avancement sont régulièrement organisées. De plus, des informations techniques sont accessibles au public sur la plateforme GitHub.
Pour en savoir plus sur l'e-ID, consultez https://www.eid.admin.ch/eid/fr/home.html.
Lors d'une table ronde sur l'e-ID, les participants au BIT Stories ont eu la possibilité de poser directement leurs questions à Michael Schöll, directeur de l'OFJ, à Matthias Loepfe qui représente Digital Identity and Data Sovereignty Association, à Zoé Blanchard, human centered designer à l'OFIT, et à Frithjof Hoppe, développeur d'applications à l'OFIT.
Numérisation de l'immatriculation des véhicules: avancer pas à pas vers l'objectif grâce à des méthodes agiles
Dans la troisième histoire aussi, l'implication des parties prenantes est déterminante. En collaboration avec l'OFIT, l'OFROU réalise le nouveau système Initial Vehicle Information and Type Approval System, qui permettra de gérer les données initiales des véhicules en vue de leur admission à la circulation et qui remplacera l'application existante, devenue obsolète. «Une centaine de groupes de parties prenantes ayant des priorités et des objectifs différents participent au projet», indique Gerhard Schuwerk, responsable du domaine Applications et gestion des données à l'OFROU. «Il s'agit par exemple de constructeurs automobiles, de gros importateurs de véhicules, de particuliers, de garagistes, des services des automobiles des cantons, de l'Office fédéral de l'énergie et de l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières, pour n'en citer que quelques-uns. Avec autant d'interlocuteurs, la discussion constitue un défi, mais elle est importante si l'on veut instaurer un système qui couvre les besoins des futurs utilisateurs.»
En raison de l'ampleur et de la complexité du projet, l'OFROU a opté pour une méthode de travail agile afin d'être en mesure de réagir aux imprévus. Dans le cadre d'une étroite collaboration avec l'OFIT, des nouvelles fonctions sont progressivement conçues et mises en production. «L'OFROU a délibérément choisi de réaliser ce projet à l'aide de méthodes agiles et avec l'OFIT en tant que partenaire de développement», déclare Gerhard Schuwerk. Cela permet de réduire la complexité et de limiter les risques. Toutefois, selon lui, la charge de travail pour l'OFROU en tant que client est plus lourde que dans le cadre de projets menés de manière classique: «Nous sommes très impliqués dans la réflexion, la planification et le processus de décision. Cela vaut cependant la peine si l'on veut atteindre nos objectifs, c'est-à-dire remplacer l'ancien système et mettre en place une plateforme de données appropriée, extensible et moderne, afin de soutenir de manière optimale les processus nécessaires d'immatriculation des véhicules», Gerhard Schuwerk en est convaincu.
Enfin, un moment de convivialité était inscrit au programme du BIT Stories. L'apéritif de mise en réseau et l'échange virtuel via Microsoft Teams ont constitué le cadre idéal pour approfondir les discussions sur les projets présentés ainsi que sur d'autres thèmes liés à la numérisation.
Par la suite, les participants ont eu accès à une dernière histoire: le développement d'un portail de dialogue pour l'Office fédéral de la sécurité alimentaire et des affaires vétérinaires. Les collaborateurs de l'administration fédérale trouveront cette story et un enregistrement du BIT Stories sur la plateforme clients (accessible uniquement sur l'Intranet de l'administration fédérale).
Contact à l'OFIT:
Serge Breslaw
Leiter Account Management, Marketing und Consulting
Tél.: 058 481 44 01
Texte: Daniel Wunderli
Photos: Daniel Scheuzger
