L'Office fédéral des routes (OFROU) est responsable du réseau de routes nationales suisses. Afin d'en assurer la gestion de manière efficace, il doit pouvoir s'appuyer sur un système informatique qui lui permette de contrôler l'intégralité des coûts, des finances au pilotage de projets.
Le 29 août 2022 semble un jour comme un autre en Suisse, mais pas à l'OFROU, qui vient alors d'entrer dans une nouvelle ère. En effet, cette date est celle de l'entrée en service du nouvel outil de gestion des coûts de construction, qui remplace l'ancien système TDCost.
Qu'est-ce que l'OFROU?
Avant d'en venir au nouvel outil, il faut présenter l'OFROU. Cet office fédéral assume de nombreuses tâches dans le domaine du trafic routier. Il conçoit les règles de circulation, gère le système de données relatives au trafic routier, définit les normes en matière de construction des routes nationales, agit en tant qu'autorité spécialisée en ce qui concerne la planification du réseau de routes nationales et assure la maîtrise d'ouvrage dans le cadre de l'entretien et du développement de ce réseau.
Il faut en effet savoir que l'ensemble des routes nationales suisses, soit 2254,5 kilomètres de routes à ce jour, se trouve sous la responsabilité de la Confédération depuis l'entrée en vigueur de la nouvelle péréquation financière. Depuis 2008, l'État est donc seul propriétaire des routes nationales et en assure par conséquent le financement total.
Afin d'être en mesure d'assumer cette fonction de maître d'ouvrage unique, la Confédération avait besoin d'une solution informatique qui lui permette de gérer les coûts des projets, la planification, les contrats et les contrôles. C'est ainsi que TDCost vit le jour.
Le système TDCost
TDCost est un système de gestion des projets et du portefeuille initialement développé en tant que système standard par un prestataire externe, et exploité ensuite par l'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication (OFIT). Au fil du temps, de nombreux ajustements s'avérèrent nécessaires pour répondre aux exigences de l'OFROU, à tel point que la solution originelle se trouva à terme presque intégralement reconçue. Ce système réarrangé permettait certes, chaque année, d'approuver et de transférer pour comptabilisation et paiement les quelque 30 000 factures entrantes, ainsi que d'assurer les coûts et la planification financière des projets à venir. En raison des constants changements, TDCost devint toutefois si différent de la version standard que le savoir-faire au sein de l'administration fédérale se perdit, entraînant une dépendance croissante vis-à-vis du fournisseur. L'heure était venue de changer le système et de développer un nouvel outil.
Un outil de gestion complet
En raison d'une décision du Conseil fédéral exigeant que les processus de soutien de l'administration fédérale centrale se déroulent dans SAP, le nouvel outil devait impérativement adopter SAP comme système central. Partant de cette directive, l'OFROU et l'OFIT s'attelèrent ensemble à la tâche. Cette collaboration étroite était indispensable en vue de répondre aux besoins de tous les acteurs concernés, parmi lesquels les divisions, les succursales, les domaines spécialisés et les services informatiques, mais également les fournisseurs de prestations. Les deux offices parvinrent ainsi à tenir compte des divers souhaits et exigences lors de la conception du nouveau système.
L'outil de gestion des coûts de construction dans SAP permet par conséquent non seulement de réaliser des projets de routes nationales, mais aussi d'en assurer la planification financière et la surveillance des coûts. Il répond ainsi aux besoins en matière à la fois de comptabilité et de gestion des coûts de construction dans un système unique qui reste au plus proche de la norme SAP. La mise en œuvre simultanée du programme SUPERB exige toutefois des mesures d'optimisation, ce qui représente un défi de taille.
La réception des factures se fait désormais intégralement sous forme numérique, dans le nouvel outil. Celles-ci sont ensuite transmises sous forme électronique à une adresse unique au sein de l'administration fédérale, où elles sont contrôlées et approuvées au moyen du flux de travail créancier. L'OFROU renonce ainsi entièrement au format papier sur ce plan.
La migration correcte de toutes les données à partir de l'ancien système, conçu spécifiquement pour l'OFROU, vers un système normé constitue elle aussi une réussite notable. Les plus de 1800 projets gérés dans TDCost, qui comprennent plus de 50 000 contrats et 350 000 factures, sont désormais disponibles dans le nouvel outil de gestion des coûts de construction.
L'OFROU dispose donc à présent d'un instrument qui permet aux responsables de projets, aux collaborateurs du contrôle des investissements et aux services externes de soutien au maître d'ouvrage de conduire de bout en bout les projets de routes nationales. Du lancement à la clôture, en passant par l'établissement des contrats et le traitement des factures de fournisseurs, tout se déroule désormais au format numérique. Christian Kellerhals, chef de la division Gestion et finances de l'OFROU, décrit cet aboutissement en quelques mots: «Un outil homogène qui répond aux besoins de tous.»
Contact à l'OFIT:
Gerold Stoller
BO Infrastructure and Economy
Tél.: 058 461 19 36
Texte: Natalie Mudroch
