Que ce soit pour la population, l’économie ou encore la politique: la numérisation constitue, depuis 2020 au moins, un sujet incontournable. Cela a des répercussions sur l’OFIT et ses clients. Pour relever les défis des projets informatiques à venir, l’OFIT s’adapte aux besoins et à l’évolution dans son environnement.
Projets informatiques dans l’administration fédérale: l’OFIT ne cesse d’évoluer pour faire face à l’avenir
Le milieu dans lequel travaillent l’OFIT et ses clients est en perpétuel changement. Le rythme de l’innovation technologique accélère à toute vitesse, les informations se multiplient de manière exponentielle et nombre de processus et de produits n’existeront à l’avenir plus que sous forme numérique – si cela n’est pas déjà le cas maintenant. Le thème de la numérisation occupe désormais le devant de la scène.
Une fois les projets informatiques bouclés, l’OFIT mène régulièrement des entretiens pour connaître le degré de satisfaction de sa clientèle: il y en a eu plus de 150 depuis le début, en 2013. Les remarques des clients indiquent à l’OFIT quelles seront leurs attentes à l’avenir et comment faire pour les satisfaire.
Grande satisfaction pour le moment
Il est réjouissant de constater que le taux de satisfaction des clients quant à la gestion de projets a progressé pour la troisième année consécutive. Comme le montre la traditionnelle enquête de satisfaction menée auprès de la clientèle de l’OFIT, le degré de satisfaction concernant la gestion de projets a atteint un nouveau record.
La clientèle est particulièrement satisfaite des résultats des projets et de leur qualité. Dans la grande majorité des cas, l’OFIT remplit pleinement les attentes qu’ont ses clients à l’égard des solutions. De même, l’OFIT convainc très largement en ce qui concerne le respect des délais et du budget. On doit ces résultats notamment aux mesures prises ces dernières années.
Choisir avec soin la méthode appropriée
Certains projets sont encore menés de manière traditionnelle, conformément à la méthode HERMES, qui prévoit une phase de conception approfondie. Cette méthode reste parfois judicieuse pour les projets d’infrastructure informatique, de bureautique ou de migration. C’est pourquoi l’OFIT ne renoncera pas aux formes classiques de gestion de projets; il soutiendra activement ses partenaires lors de la mise en œuvre et s’efforcera de maintenir un haut degré de satisfaction.
Les projets innovants et complexes de développement de logiciels, que l’OFIT mène à l’aide de méthodes agiles de concert avec ses partenaires, présentent pour la phase de réalisation un degré de satisfaction supérieur à la moyenne. Les avis des clients montrent qu’une collaboration étroite, un flux d’informations constant et un dialogue permanent (autant d’aspects prévus explicitement dans les méthodes agiles) sont des facteurs de satisfaction capitaux.
Les projets conduits à l’aide d’une méthode hybride suivent le même schéma. Pour ce genre de projets, on prévoit une phase de conception raccourcie, après laquelle la réalisation et certaines parties de la mise en œuvre sont menées de manière agile en suivant la méthode Scrum. L’aboutissement fructueux de cinq projets réalisés avec divers clients l’année dernière prouve bien que l’utilisation de cette méthode peut s’avérer très efficace. La clientèle de l’OFIT apprécie de plus en plus la procédure agile pour la phase de réalisation, comme le montre un commentaire de Corina Hösli, responsable de projet à l’Office fédéral du personnel (OFPER): «Les méthodes hybrides conviennent parfaitement aux projets SAP de l’OFPER. Étant donné qu’il s’agit la plupart du temps d’intégrer des logiciels standards, il vaut la peine d’élaborer un concept. Cependant, il faut souvent encore adapter les composants standards aux besoins réels. Pour la réalisation de ces changements (personnalisation), la méthode entièrement agile a fait ses preuves. Elle permet de mettre en service les différents résultats partiels (composants de versions) dans de brefs délais, de sorte que nos clients ne doivent pas attendre des mois pour en bénéficier.»
Passage à un rôle proactif plutôt que réactif
Il n’y a pas que des retours positifs: l’OFIT a également reçu quelques critiques. Le plus grand potentiel d’amélioration réside toujours – quelle que soit la méthode de gestion retenue – dans les premières phases des projets, et plus précisément dans l’évaluation des besoins et des exigences, ainsi que dans la planification coordonnée des offres. Les clients sont toujours plus nombreux à souhaiter un conseil global et actif, une association précoce dans le processus d’offre, une information en continu et une collaboration étroite. Afin de répondre à l’avenir à ces attentes en partie nouvelles, l’OFIT a décidé, dans le cadre de sa transformation, d’instaurer un nouveau processus de vente.
Ce nouveau processus de vente a pour but de déterminer, en interne comme en externe, les exigences des clients à un stade précoce. Ainsi, on s’efforcera de collaborer aussi tôt que possible avec les clients et de leur fournir activement des conseils afin de servir au mieux leurs intérêts. Les responsabilités, les personnes de contact et les flux d’informations en continu seront clairement déterminés et maintenus tout au long du processus de vente.
L’OFIT ne se contente pas de remanier le processus de vente afin de répondre de manière efficace et réfléchie aux demandes des clients, mais il amorce également un changement de paradigme quant à la façon de gérer les besoins de la clientèle à l’avenir. L’OFIT passe d’un rôle plutôt réactif à un rôle proactif, celui de moteur de la numérisation à l’échelle de l’administration fédérale.
Contact à l’OFIT
Sonja Uhlmann
Responsable Etat-major de direction
Tél.: 058 465 37 35
Texte: Georg Preisig
