La transformation de l’OFIT a commencé

Avec l’initiative de transformation «Midar», l’OFIT se concentre sur de nouveaux modèles de fonctionnement et sur de nouvelles méthodes de travail. Un OFIT plus agile et plus flexible doit faire progresser rapidement la numérisation des processus d’affaires et devenir le «moteur numérique» de l’administration fédérale.  

Teaserbild Transformation

L’OFIT évolue dans un environnement de marché en rapide mutation où, en très peu de temps, de nouvelles méthodes de travail et des modèles de fonctionnement innovants deviennent la norme. Les applications sont transférées dans le nuage alors que le télétravail et le co-working remplacent les postes de travail fixes. Les grandes tendances telles que l’accélération, l’expansion des connaissances, la transparence et l’Aging Society marquent notre ère, et la numérisation pénètre dans tous les domaines de la vie. Cette évolution modifie également les profils des clients: avec l’extension des services électroniques de l’administration fédérale, l’OFIT va proposer encore plus fréquemment, à l’avenir, des applications pour les entreprises et pour la population suisse en général.

Face à cette situation, le conseiller fédéral Ueli Maurer a défini une mission stratégique claire: l’OFIT doit se transformer en moteur numérique de l’administration fédérale. C’est là le but de l’initiative de transformation «Midar» qui a été lancée au début de 2020. «Midar» (qui signifie «changer» en romanche) va largement au-delà des aspects technologiques: la collaboration – en interne à l’OFIT et avec les clients – devra, à l’avenir, être encore plus fortement marquée par l’agilité et la flexibilité. La technologie doit placer les utilisateurs au centre des préoccupations. «La transformation va rendre l’OFIT plus performant et plus novateur, ce qui renforcera la collaboration au travers des frontières de l’organisation et qui fera progresser les thématiques de la transformation numérique en étroite relation avec nos partenaires», déclare le directeur de l’OFIT, Dirk Lindemann.

Direction réduite

Pour atteindre cet objectif, l’OFIT fait peau neuve dans le cadre de «Midar» et se dote d’un nouveau modèle de direction. Il a entamé sa transformation en août en commençant par se restructurer en cinq divisions principales et en réduisant la taille de son comité de direction (voir l’illustration ci-dessous). Le nouveau comité de direction se concentre sur des thèmes stratégiques alors que les activités opérationnelles et la direction technique relèvent de la responsabilité du business owner et du product owner. La direction méthodologique est du ressort des scrum masters et des release train engineers. Les collaborateurs et collaboratrices rendent compte à des chefs d’équipes administratives (head of chapter) et constituent un pool de ressources à partir duquel les business owners peuvent former de manière flexible des équipes de projet. Sur le plan méthodologique, la nouvelle structure de l’OFIT repose sur Scaled Agile Framework (SAFe 5.0).

L’initiative «Midar» doit être comprise comme une transformation, et non pas comme une réorganisation classique. «Midar» n’est pas lié non plus à une réduction des effectifs. «Dans le cadre de grands projets tels que FISCAL-IT, par le recours quotidien à des méthodes de travail telles que Scrum et DevOps et par sa flexibilité pendant la crise du coronavirus, l’OFIT a démontré qu’il pouvait maîtriser des tâches complexes et recourir à des méthodes agiles», relève Dirk Lindemann. Désormais, il s’agit de rendre l’OFIT encore plus agile et plus flexible afin qu’il puisse accomplir au mieux les tâches qui l’attendent.

Geschäftsleitung BIT
La nouvelle direction de l’OFIT (d.g.à.d.): chef de la division principale Business Solutions, Thorsten Fehlberg, chef de la division principale Platform Services et chef a. i Strategy & Innovation, Markus Hänsli, directeur de l’OFIT, Dirk Lindemann, chef de la division principale Management Services, Andi Lautenschlager, et chef de la division principale Domestic Services, Jakob Germann.

Des processus plus efficients et de nouveaux locaux

La numérisation et l’automatisation accrues des processus de l’OFIT font partie de l’initiative «Midar». «Nous allons gagner en rapidité et en efficience, et nous pourrons réduire sensiblement les charges administratives», c’est la conviction de Dirk Lindemann. «Les ressources libérées seront investies non seulement dans les projets de nos clients et dans de nouveaux services, mais aussi dans l’extension des connaissances relatives aux technologies d’avenir telles que l’intelligence artificielle, la blockchain et le big data». L’intégration de la plateforme sur la numérisation dans l’OFIT au début de 2021 contribuera également à accroître les compétences. Cette plateforme a vu le jour il y a trois ans au sein du Département fédéral des finances pour rassembler des connaissances complémentaires en gestion de projet, en architecture et en exploitation. Ces compétences ont, par exemple, déjà servi au développement de l’ePortal (voir l’encadré).

La transformation de l’OFIT a besoin d’espace pour se déployer: avec un nouvel environnement de travail, l’OFIT se dote des meilleures conditions spatiales pour atteindre les objectifs de «Midar». L’OFIT a supprimé il y a longtemps les bureaux individuels. Désormais, il se prépare à concevoir un espace pour de nouvelles formes de travail dans son bâtiment de Zollikofen et dans le nouveau bâtiment qui se construit en face. Ici, une collaboration étroite sera possible au sein d’équipes interdisciplinaires et avec des collègues d’autres offices et départements. Les surfaces de travail et les salles de projets modernes soutiennent de manière optimale l’activité agile et collaborative.

Pilotfläche BIT
L’espace pilote au sein du bâtiment de l’OFIT de Zollikofen permet d’ores et déjà de vivre l’environnement de travail de demain.

ePortal: interaction facilitée avec l’administration

Regrouper les prestations de l’administration et les rendre accessibles sous forme numérique, voilà l’objectif de la plateforme en ligne ePortal lancée en novembre 2020 par le Département fédéral des finances. L’ePortal développé et exploité par l’OFIT simplifie et rend à la fois plus efficace et plus conviviale l’interaction entre l’administration et les particuliers ou les entreprises. Un seul compte suffit pour accéder à tous les services de l’ePortal. Les premiers services numériques de l’Administration fédérale des contributions (AFC) et de l’Administration fédérale des douanes (AFD) sont disponibles depuis le lancement de l’ePortal. D’autres suivront bientôt. Toutes les unités de l’administration fédérale peuvent proposer leurs services sur l’ePortal. Vous en apprendrez plus sur l’ePortal dans «Forum Z.»


Contact à l'OFIT

Sonja Uhlmann
Responsable de l’État-major de direction
Tél.: 058 465 37 35

Texte: Leo Hauser

 

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