L’OFIT en mode coronavirus

Le confinement lié au coronavirus a montré de façon saisissante l’importance d’une infrastructure informatique fiable pour la Confédération. L’OFIT a fait preuve de souplesse face à la crise et atténué des charges exceptionnelles sur les réseaux et systèmes. De nouveaux outils ont rapidement été déployés pour le télétravail. L’OFIT a également contribué de manière déterminante à la concrétisation rapide de l’application SwissCovid.

Le 16 mars 2020 restera sans aucun doute dans l’histoire de la Suisse: c’est ce lundi que le Conseil fédéral a qualifié la situation de «situation extraordinaire» en raison de la pandémie de Covid-19. Les semaines qui ont suivi ont été marquées par le chômage partiel, les annulations de manifestations, les fermetures de magasins et la réduction des transports routiers et ferroviaires. Rester à la maison autant que possible, telle fut la demande pressante des autorités. En peu de temps, près de la moitié des actifs ont commencé à travailler depuis leur domicile.

L’OFIT met rapidement sur pied une cellule de crise

Au sein de l’administration fédérale aussi, une grande partie des collaborateurs ont accompli leurs missions en télétravail, ce qui a demandé à l’OFIT d’importants efforts pour stabiliser le réseau et les systèmes. En effet, quand les accès à distance au réseau de la Confédération explosent et les réunions se tiennent presque exclusivement par conférence téléphonique et appel vidéo, et ce quasiment du jour au lendemain, l’infrastructure informatique atteint rapidement ses limites.

Pour autant, l’OFIT n’a pas été pris au dépourvu et a réagi continuellement et rapidement aux nouveaux impératifs: outre les plans de gestion de crise existants et éprouvés, l’OFIT a activé dès fin février la cellule de crise interdisciplinaire avec des réunions (en ligne) quotidiennes. «Dans un laps de temps très court, nous avons dû actionner tous les leviers pour que nos clients puissent travailler malgré le confinement et que l’OFIT lui-même puisse continuer à fonctionner», se rappelle le responsable de la crise Tom Fankhauser.

Home Office — Les collaborateurs de l’OFIT télétravaillent.

Accès cinq étoiles permanent

Avant le coronavirus, il n’y avait jamais plus de 2000 accès distants simultanés au réseau de la Confédération, même les jours de pointe. Début 2020, ils sont subitement passés à 16 000! La connexion à distance originale (RABA) ne permettait pas de tels volumes compte tenu du nombre limité de licences. C’est la raison pour laquelle l’OFIT a mis en œuvre, en quelques jours, la solution VPN de remplacement FortiClient de Fortinet.

Cette réactivité a été possible parce que la cellule de crise de l’OFIT disposait de larges compétences décisionnelles. Ainsi, ses responsables ont aussi pu réagir rapidement quand, face aux pics initiaux, Skype for Business grinçait sous la charge des nombreuses conférences téléphoniques. Le nombre de réunions quotidiennes en ligne a été multiplié par dix pour atteindre le chiffre de 6000, aux dépens de la qualité du transfert de données. La cellule de crise a remédié à ce problème dès le 2 avril par le vaste déploiement de l’application Microsoft Teams comme solution de contournement. Et Cisco WebEx Meetings a été spécialement mis en place pour la participation à des conférences externes.

Assistance à la ligne téléphonique prise d’assaut du SECO

Le 20 mars, le Conseil fédéral a adopté de vastes mesures destinées à atténuer les conséquences économiques du confinement lié au coronavirus. Avec les crédits transitoires et l’extension du chômage partiel, le SECO et les offices régionaux de placement (ORP) se sont vu confier très rapidement des tâches supplémentaires et prioritaires. Dans ce contexte, l’OFIT a simplement détaché quelques collaborateurs pour aider la ligne téléphonique du SECO pendant les week-ends.

Malgré le caractère extraordinaire de la situation, les collaborateurs de l’OFIT ont continué à travailler sur les projets de clients en cours (le plus souvent depuis leur domicile). En accord avec l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC), la cellule de crise de l’OFIT a choisi les projets à remettre et ceux à traiter en priorité. Début avril, un nouveau projet de la plus haute priorité est venu s’y ajouter: le système SwissCovid pour l’application éponyme (cf. encadré). Plus de 60 collaborateurs de l’OFIT y ont participé.

Nombreuses visites sur le site Internet de l’OFSP

Face à une situation de crise, le public recherche plus que jamais des informations à jour et fiables. Les sites Internet de l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) et du Conseil fédéral sont vite devenus des sources de renseignement importantes sur le coronavirus. Entre mars et août 2020, ces sites ont reçu ensemble pas moins de 58 millions de visites. La cellule de crise ayant commandé suffisamment tôt la mise en place d’une solution de cache avec plusieurs serveurs décentralisés, ces importantes sources sont toujours restées parfaitement accessibles.

Tout de suite après le début du confinement, l’OFIT a créé un «pop-up store» sur le site «Titanic II» de Berne, en complément de son assistance téléphonique. Les collaborateurs des offices clients peuvent s’y présenter tous les jours sans rendez-vous, de 9 h à 17 h, et recevoir l’aide d’une équipe de support composée de trois personnes, ainsi que récupérer les accessoires ou appareils commandés – le tout, bien sûr, dans le respect des exigences sanitaires requises. Les clients ont beaucoup utilisé le «pop-up store», ce qui a conduit l’OFIT à l’institutionnaliser au-delà du confinement.

En dépit du télétravail, certaines personnes devaient encore être présentes sur site. Pour leur éviter de prendre les transports en commun fortement réduits, un apprenti informaticien de l’OFIT a spontanément développé une application simple de réservation de places de stationnement devant le bâtiment «Titanic II» de l’OFIT.

La communication étant primordiale en situation de crise, l’OFIT envoie chaque jour un e-mail aux responsables des offices pour les informer de la performance, des problèmes résolus et du déploiement de nouveaux logiciels. Le Conseil fédéral, lui aussi, a toujours été au fait de l’état de l’infrastructure informatique. L’équipe de communication de l’OFIT a également très largement participé au projet de l’application SwissCovid. «Jusqu’à l’été, des journées de travail de onze heures étaient presque normales», indique Sonja Uhlmann, responsable de l’État-major de direction de l’OFIT. «Malheureusement, nous n’avons pas eu de temps pour l’Eisbrecher pendant cette période.»

Source de motivation pour l’équipe de l’OFIT

Le télétravail a montré aux collaborateurs de la Confédération qu’ils pouvaient compter sur une infrastructure informatique opérationnelle. Les offices qui, auparavant, organisaient peu de réunions en ligne ont réalisé qu’il s’agissait aussi d’un cadre de travail pertinent. Certains événements, comme le congrès sur l’informatique fédérale, ont pu être organisés de manière virtuelle grâce à l’infrastructure existante. «Pendant cette période extraordinaire, les collaborateurs de l’OFIT ont reçu énormément de reconnaissance pour leur travail remarquable», précise le directeur de l’OFIT, Dirk Lindemann. «Quand bien même les collaborateurs de l’OFIT ont été extrêmement sollicités, les succès obtenus ont été une grande source de motivation.»

Et les déclarations élogieuses des spécialistes et des utilisateurs lors du sondage sur la satisfaction des clients mené cette année sont également motivantes. On peut notamment y lire: «La réaction de l’OFIT lors du confinement dû au coronavirus a été très bonne, efficace et efficiente.» Ou: «Note 6 pour les efforts extraordinaires perceptibles pour surmonter la crise liée au Covid-19.»

Intense coopération autour de SwissCovid et du Covid-19-Dashboard

L’application SwissCovid a été développée pour le compte de l’OFSP, en collaboration avec l’OFIT, les deux Écoles polytechniques fédérales de Zurich (EPFZ) et Lausanne (EPFL) et la société suisse Ubique. L’OFIT est responsable du back-end de l’application, de la mise en place de l’infrastructure serveur et du système destiné aux médecins cantonaux pour la génération du code pour les personnes contaminées. 70 collaborateurs de l’OFIT ont été impliqués, et le système SwissCovid était prêt en seulement sept semaines. Dès le 25 juin 2020, trois mois après le lancement du projet, l’application SwissCovid était disponible dans les App Store. Très tôt, l’OFIT a directement pris contact avec Google et Apple pour l’implémentation des interfaces (API). Avec son application coronavirus, la Suisse a été le premier pays à utiliser les API coronavirus des deux géants technologiques. Plus de 100 collaborateurs de l’OFIT ont répondu à un appel interne pour garantir le fonctionnement sept jours sur sept de l’assistance technique SwissCovid.

Avec le «Covid-19-Dashboard», l’OFIT a développé un site Internet sur lequel sont publiées des informations sur la situation actuelle du Covid-19 en Suisse et au Liechtenstein. Ce tableau de bord clair permet aux personnes intéressées d’obtenir une rapide vue d’ensemble des chiffres actualisés en permanence, tels que le nombre de cas de Covid-19 confirmés, les tests réalisés, les hospitalisations et les décès.