L’accès en ligne aux Archives fédérales permet désormais à l’administration d’accéder, sans intermédiaire, à ses propres documents numériques. Ce nouvel accès comprend une infrastructure de numérisation à la demande de documents analogiques.
Le mot «archives» évoque, spontanément, des salles obscures où s’alignent des kilomètres de rayonnages chargés de dossiers cartonnés. Aux Archives fédérales suisses (AFS), cette image ne reflète qu’une partie de la réalité. L’institution a en effet été chargée dès 2008 de se convertir au numérique: dès lors que l’administration recourt à cette nouvelle technologie, les AFS doivent être en mesure d’archiver des documents numériques et de les rendre accessibles.
Les AFS possèdent un magasin numérique depuis plusieurs années. Le 25 novembre dernier, elles en ont ouvert l’accès en ligne au public et à l’administration. Recherche, demandes de consultation, conseil et téléchargement: tous ces services sont désormais disponibles sur un portail dédié. Les clients peuvent aussi demander la numérisation d’archives analogiques grâce à l’infrastructure de numérisation que les AFS exploitent en collaboration avec la fondation GEWA, qui emploie des personnes atteintes dans leur santé psychique. On assiste d’ailleurs à cet égard à un changement de paradigme, puisque ce service est désormais gratuit. Les documents numérisés permettent une recherche plein texte, d’où un gain d’efficacité très net pour l’examen de textes anciens.
La demande étant très forte, le nombre de numérisations à la demande est limité à trois dossiers par personne et par jour, un plafond qui sera relevé progressivement. L’infrastructure de numérisation est en cours de développement. Il faut actuellement une quinzaine de jours pour recevoir sa commande.
Accès en ligne: premiers pas
L’accès en ligne aux AFS se fait ici. La première fois, l’utilisateur doit s’enregistrer au moyen du système de gestion des identités et des autorisations (eIAM) de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT). Les employés de la Confédération peuvent procéder à un enregistrement unique au moyen de leur Smartcard.
Il existe deux niveaux d’enregistrement. L’enregistrement simple consiste à n’indiquer que son adresse de courriel privée. L’utilisateur n’étant pas identifiable avec certitude, il n’aura accès qu’à un nombre restreint de documents. L’enregistrement avec identification élargit automatiquement l’éventail des documents accessibles. Les employés de l’administration fédérale peuvent, eux, s’enregistrer au moyen de leur Smartcard, qui leur assure une identification automatique.
Une fois l’enregistrement effectué, la recherche peut commencer. Le moteur de recherche dispose de toutes les options requises dont la recherche plein texte, divers filtres et la recherche avancée.
L’un des gros atouts du moteur de recherche, explique Stefan Kwasnitza, directeur suppléant des AFS et donneur d’ordre pour l’accès en ligne, c’est qu’il intègre la base de données terminologique de l’administration fédérale TERMDAT, ce qui permet d’inclure dans la recherche des textes rédigés dans toutes les langues nationales. Si l’utilisateur recherche, par exemple, une interpellation relative au Lötschberg, il saisira dans le champ de recherche les termes «Interpellation» et «Lötschberg». Une ampoule s’affiche à droite du champ. En cliquant dessus, on fait apparaître une fenêtre proposant des «termes alternatifs» dans les autres langues. Il suffit de les cocher pour les ajouter à la recherche, qui devient dès lors plurilingue.
Le nombre de documents en accès libre est très important. Mais certaines archives sont soumises à un délai de protection qui ne peut être levé que par l’office fédéral compétent, et ne sont donc pas accessibles au public. Leur accès est réservé aux collaborateurs dûment habilités de l’office concerné.
Les AFS offrent à leurs clients une assistance active pour apprivoiser cette nouvelle procédure. Pendant les horaires d’ouverture des bureaux, les utilisateurs peuvent dialoguer directement par chat avec les collaborateurs des AFS et leur demander de l’aide. En dehors des horaires d’ouverture, ils ont à leur disposition un chatbot qui peut les guider dans leur recherche et leur fournir des renseignements généraux.
Numérisation
La numérisation à la demande de documents archivés est un processus complexe et fastidieux qui suppose que tous les acteurs concernés procèdent avec soin et précision. Aux AFS, ce travail est accompli par une équipe dont c’est la tâche exclusive. La plupart des membres de cette équipe sont fournis par la fondation GEWA. Ils sont encadrés par quelques collaborateurs des AFS.
La procédure est la suivante, explique Stefan Kwasnitza: lorsqu’on commande un document en passant par l’accès en ligne, le système déclenche l’envoi du dossier papier dans la zone de numérisation. Une fois le document vérifié, un technicien prépare la numérisation. Il vérifie que la structure du document est respectée afin que le client s’y retrouve. Selon le document, la numérisation proprement dite peut être très simple ou nécessiter de nombreuses interventions manuelles. Les formats spéciaux sont scannés à la main page à page. Après un contrôle de qualité, le fichier informatique ainsi créé est automatiquement versé aux archives numériques de longue durée et relié à la plateforme d’accès. Le client peut alors le télécharger. L’infrastructure est en cours d’élaboration. Les AFS ne sont pas encore en mesure d’honorer toutes les commandes. C’est la raison pour laquelle l’administration fédérale reçoit encore généralement, elle aussi, les documents originaux et non leur version numérisée.
D’ici à 2021, les capacités devraient avoir été suffisamment développées pour que les clients passent tous par l’accès en ligne.
Que sont les Archives fédérales?
Les Archives fédérales suisses garantissent la conservation et l’accessibilité des documents en rapport avec les activités de l’État, ce qui permet à l’administration de rendre compte de son action. Pour l’ensemble de la population comme pour les chercheurs, les archives sont un moyen indispensable de se faire sa propre opinion et de développer son esprit critique dans un État de droit démocratique. Les recherches peuvent s’effectuer en ligne ou sur place.
Contact aux AFS:
Simon Meyer
Chef d'Etat-major / représentant en communication
Tél.: 058 464 00 32
Texte: Natalie Mudroch
