La collaboration entre l’OFIT et ses partenaires dans les projets informatiques évolue de manière positive: tel est le constat des entretiens menés avec les mandants. L’Eisbrecher vous présente les mesures qui ont permis à l’OFIT d’apporter des améliorations. Celles-ci sont essentielles à la collaboration toujours plus agile dans le domaine des projets.
L’OFIT souhaite toujours connaître le degré de satisfaction des mandants après la clôture d’un projet. Le sondage s’effectue dans le cadre d’un entretien personnel tenu entre les collaborateurs de l’État-major de direction et les mandants. Il ne s’agit pas simplement de poser des questions mais plutôt de mener une discussion structurée. Les entretiens sont toujours réalisés de la même manière et couvrent toutes les phases du projet, du lancement au résultat en passant par le respect des délais et du budget. En fin d’année, l’office procède à l’évaluation de tous les résultats obtenus pendant une période de mesure, avec pour objectif d’établir des corrélations et de mettre en place des mesures d’amélioration.
Les résultats sont convaincants
Dans la période prise en compte, les partenaires de l’OFIT ont donné une bonne note, voire très bonne, aux résultats des projets. La qualité des solutions convainc les partenaires et correspond à ce dont ils avaient convenu avec l’OFIT au début du projet.
Malgré les bons résultats, les mandants identifient des points à améliorer. Lors du lancement du projet et de la procédure d'établissement des offres, la coopération interne à l’OFIT entre les domaines concernés et l’intégration des partenaires en temps utile sont primordiales.
La proximité avec nos partenaires est la clé du succès
Suite à ces retours, l’OFIT a mis en place diverses mesures en vue d’améliorer l’intégration des partenaires et la coordination des personnes participant au projet. Pour l’OFIT, il est également important de partager les connaissances au sujet des partenaires: Quelles sont les conditions-cadres pour le futur projet? Quels aspects sont particulièrement importants? Y a-t-il des sujets liés aux relations d’affaires actuelles ou remontant à d’anciens projets qui doivent absolument être pris en compte lors du lancement d’un nouveau projet?
Augmentation du nombre de premiers conseils
Avant de demander une offre, nos partenaires ressentent souvent le besoin d’avoir un échange avec les spécialistes de l’OFIT au sujet de leur projet. Ce genre de premiers conseils techniques est de plus en plus fréquent. Une équipe de prévente, qui comprend le gestionnaire de compte responsable et les spécialistes concernés, rencontre l’office spécialisé et cherche à clarifier les questions ouvertes. «Nous avons déjà mené plus de 80 entretiens de prévente», souligne Christian Haller, responsable du domaine Account Management. «Les retours nous montrent que les partenaires apprécient la possibilité de discuter avec les bonnes personnes à l’OFIT, et ce dès la phase de lancement.»
Regrouper les connaissances au sein de l’OFIT
Afin de ne pas perdre les connaissances concernant un client spécifique ou les constats issus des entretiens de prévente, l’OFIT a mis en place il y a trois ans déjà des équipes qui encadrent toujours le même groupe de clients. Ces équipes comprennent des analystes d’affaires, des ingénieurs en exigences métier, des architectes de solutions, un gestionnaire des offres et le gestionnaire de compte concerné. Elles se rencontrent une fois par semaine, traitent toutes les demandes en suspens et coordonnent la suite des travaux.
Actuellement, dans le cadre d’un projet pilote, les équipes intègrent également les partenaires lorsque ces derniers lancent un projet avec l’OFIT. Nos partenaires souhaitent en effet être associés au projet le plus tôt possible. Ils ont ainsi la possibilité de faire directement part de leurs attentes et sont en contact avec les collaborateurs concernés de l’OFIT dès le début. Les incertitudes peuvent ainsi être rapidement levées et le partenaire est immédiatement informé des prochaines étapes.
Planifier les ressources de manière contraignante
Lorsqu’une offre doit être établie, il essentiel que les domaines concernés de l’OFIT se coordonnent rapidement: des ateliers de préplanification sont organisés pour tous les projets afin que l’OFIT puisse rédiger une offre appropriée. Sous la direction du gestionnaire des offres compétent, tous les domaines concernés de l’OFIT se réunissent pour estimer les coûts, clarifier les interdépendances, réserver les ressources nécessaires et procéder à la confirmation définitive. Dorénavant, le responsable de projet de l’OFIT participera également à l’atelier de préplanification. Il est le lien le plus important entre l’office spécialisé et l’OFIT pendant tout le projet; il est donc important qu’il fasse partie du projet dès cette phase précoce.
Implication et contact étroit avec les partenaires
Les évaluations des projets bouclés révèlent que l’implication de l’équipe du projet est déterminante. Lorsque nos partenaires remarquent que les collaborateurs de l’OFIT s’impliquent avec passion et qu’ils travaillent systématiquement dans le but d’atteindre l’objectif commun, ils sont très satisfaits.
Ici aussi, la proximité avec nos partenaires de l’administration fédérale joue un rôle essentiel: des espaces communs dédiés au projet, des ententes directes avec les partenaires et des voies courtes créent un esprit de cohésion tout au long du projet. Cette identité commune permet de surmonter plus facilement les obstacles et les revers au cours du projet et de mener celui-ci à bien.
Ces mesures et bien d’autres encore ont contribué à améliorer la satisfaction des mandants en matière de gestion de projets. Ces progrès sont toutefois aussi nécessaires à la réussite des projets réalisés à l’aide de l’approche DevOps, qui gagnent ainsi en flexibilité, rapidité et agilité.
Contact à l'OFIT:
Sonja Uhlmann
Responsable de l’État-major de direction
Tél.: 058 465 37 35
Texte: Daniel Wunderli
