Avec Acta Nova, fini les dossiers égarés

Les travaux d’introduction de GEVER – un système de gestion électronique et uniformisée des affaires à l’échelle fédérale – battent leur plein. À l’image du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), les premiers office pilotes utilisent déjà ce système. «Eisbrecher» a rencontré Kosmas Tsiraktsopoulos, chef du domaine de direction Centres de compétences au PFPDT, qui nous livre son expérience avec la nouvelle solution GEVER Acta Nova.

Des documents qui s’empilent dans la corbeille à courrier, une chemise qui déborde de contrats à signer et des étagères qui ploient sous le poids des classeurs fédéraux. Si récemment encore, cette image nous était familière; les boîtes aux lettres et les documents électroniques ont à présent remplacé la pile de papiers dans la plupart des bureaux et les classeurs fédéraux se font rares. Afin de permettre le traitement clair et conforme à la loi de ces informations et de ces documents électroniques, la Chancellerie fédérale (ChF) met en place, dans le cadre du projet informatique clé GENOVA*, un système de gestion électronique et uniformisée des affaires (GEVER). Selon Markus Meewes, responsable du programme GENOVA à la ChF, «à partir de 2020, quelque 30 000 collaborateurs appartenant aux sept départements et à la ChF adopteront la norme GEVER dans leur travail.» C’est le logiciel Acta Nova qui est utilisé. L’introduction de cette solution GEVER s’effectue par le biais de programmes propres à chaque département et à la ChF (voir aussi encadré). 

Une nouvelle solution déjà en service au PFPDT

Aujourd’hui déjà, de premières unités administratives, telles que l’Office fédéral du développement territorial (ARE) et le PFPDT, utilisent la nouvelle solution GEVER Acta Nova. 

Au PFPDT, Kosmas Tsiraktsopoulos, chef du domaine de direction Centres de compétences, était responsable de l’introduction. «Inutile d’être un as de l’informatique pour travailler avec Acta Nova», explique-t-il. En revanche, cela nécessite des processus métier réglementés et documentés. «Au PFPDT, nous travaillons déjà depuis de nombreuses années avec un système de gestion électronique des affaires. C’est pourquoi cette méthode de travail orientée vers les processus n’est pas entièrement nouvelle pour les employés – cela facilite la transition.» 

Transfert instantané des courriels vers le système GEVER

Comment fonctionne exactement le travail avec GEVER? Disons par exemple qu’un courriel contenant une demande relative à la protection de données arrive dans la boîte de réception d’un collaborateur du PFPDT. Plutôt que de l’enregistrer quelque part sur le réseau ou de le laisser dans sa boîte aux lettres personnelle, le collaborateur peut importer le courriel et toutes ses pièces jointes dans Acta Nova d’un simple clic au moyen d’un bouton intégré à Outlook. L’ensemble du processus, jusqu’à son achèvement avec la réponse à la demande, se déroule ensuite au sein d’Acta Nova. 

Le collaborateur peut à présent déterminer à qui il confie la responsabilité de la tâche. Il doit également enregistrer l’élément dans le dossier approprié. Une seule chose manque encore: pour pouvoir commencer à traiter la demande, le collaborateur doit au préalable sélectionner le processus souhaité. Au PFPDT, les différents processus métier sont bien documentés et stockés dans le système. Dans l’exemple que nous avons choisi, le collaborateur lance une procédure de conseil et assigne le dossier à une équipe. Le reste du traitement, jusqu’à la réponse à la demande par courriel et la clôture de l’affaire, suit ensuite les étapes du processus. «Pendant ce temps, il est toujours possible de voir qui traite actuellement l’affaire et à quel stade d’avancement elle se situe», explique Kosmas Tsiraktsopoulos. Sur la page d’accueil, les utilisateurs peuvent à tout moment consulter la quantité de travail restante, les dossiers dont ils sont responsables et les délais et dates à respecter (voir image). En ajoutant des vignettes supplémentaires, ils ont la possibilité d’adapter la page d’accueil à leurs besoins personnels.

acta-nova
Interface utilisateur d’Acta Nova. À partir de MDM version 2, Acta Nova est également disponible sur smartphone et tablette.

Plus de document perdu dans la pile de dossiers

Pour Kosmas Tsiraktsopoulos, les avantages de GEVER sont évidents. «Tout est soigneusement stocké sous forme numérique. Désormais, l’époque où les dossiers se perdaient dans la pile sur le bureau est révolue. Le système dispose d’un moteur de recherche efficace qui permet de facilement retrouver les dossiers.» 

De plus, l’existence d’une solution uniforme au sein de l’administration fédérale permet de traiter conjointement les dossiers de tous les offices et départements. Comme l’explique Kosmas Tsiraktsopoulos, «si nous utilisons tous la même solution, les processus transversaux, par exemple la consultation des offices, s’en trouveront simplifiés». 

ISCeco comme fournisseur de prestations et exploitation sur des serveurs de l’OFIT

L’infrastructure d’exploitation nécessaire à la solution GEVER uniforme est déjà disponible. Le Centre de services informatiques du DEFR (ISCeco) est le fournisseur de prestations pour l’ensemble de l’administration fédérale. L’ISCeco et l’OFIT ont élaboré ensemble l’infrastructure GEVER dans le nuage Atlantica de l’OFIT (pour plus d’informations, voir «Eisbrecher» no 69). L’infrastructure a été conçue de manière à pouvoir adapter très rapidement la puissance de calcul à l’augmentation progressive du nombre d’utilisateurs. L’ISCeco estime que d’ici à 2020, Acta Nova tournera sur quelque 250 serveurs en nuage et nécessitera 300 téraoctets de mémoire. «Le nombre de documents, qui s’élève pour l’instant à 50 millions, va croître rapidement. Nous tablons actuellement sur une croissance annuelle de 30 %», indique Markus Meewes.

*GENOVA est un mot-valise composé des termes GEVER et Acta Nova, qui est le nom du logiciel utilisé par l’administration fédérale.

Programme GENOVA: un aperçu des principales informations

L’instauration de la solution standard GEVER Acta Nova est prévue dans le cadre du programme GENOVA. Les différents départements et la ChF sont chacun responsables de son introduction d’ici à 2020 dans leurs propres services. C’est le programme GENOVA qui assure la coordination entre les différents partenaires et les départements. Différentes offres de formation sont disponibles pour garantir une instauration réussie du système. Grâce à des modules en ligne, les collaborateurs ont la possibilité de se familiariser avec l’application de manière autonome. Des formations sont également proposées pour apprendre à utiliser Acta Nova dans le cadre des processus métier propres à chaque office. Les collaborateurs de l’administration fédérale trouveront plus d’informations sur le site intranet.genova.admin.ch. Des informations relatives à GEVER Confédération et à GENOVA sont également mises à la disposition du public sous le lien suivant: www.gever.admin.ch.  


Contact à ChF:

Markus Meewes 
Responsable du programme GENOVA
Tél.: 058 463 83 41

Texte: Daniel Wunderli 

https://www.bit.admin.ch/content/bit/fr/home/documentation/le-magazine-eisbrecher/eisbrecher-archiv/kundenzeitschrift-eisbrecher-ausgabe-72/genova.html