Depuis de nombreuses années, l’administration fédérale utilise les logiciels SAP pour ses processus de soutien. La version actuelle de ce système, la suite ERP ECC6, arrive en fin de vie: son fabricant cessera de la développer et d’assurer l’assistance technique dès fin 2025. Les travaux requis pour permettre à toute l’administration de passer sur SAP S/4HANA sont menés dans le cadre du programme SUPERB23. Celui-ci a pour objectif de déployer la nouvelle solution jusqu’en 2023.
Vers une nouvelle génération SAP
Les chiffres sont impressionnants: plus de 30 000 utilisatrices et utilisateurs, quelque 12 millions de saisies (étapes de dialogue) par mois et environ 155 téraoctets d’espace disque dur dédié. Les systèmes SAP qui assurent les processus de soutien dans divers domaines (finances, gestion du personnel, acquisitions, gestion immobilière et logistique) au sein de l’administration fédérale générale traitent chaque jour une quantité inimaginable de données. Le progiciel SAP sert aussi à effectuer d’autres tâches. Nombre d’applications spécialisées possèdent une interface avec le système SAP, auquel elles sont reliées de plus ou moins près.
SAP S/4HANA à partir de 2023
Le secteur civil de l’administration fédérale et le DDPS emploient actuellement la suite ERP ECC6 (ERP, pour enterprise resource planning, désignant un progiciel de gestion intégrée). Or, la société SAP a annoncé qu’elle ne développera pas cette version du logiciel au-delà de 2025. Le service d’assistance prendra fin à la même date.
Sous la direction de l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC), les premiers travaux ont été entrepris début 2017 dans le cadre du programme SUPERB23 pour remplacer le système actuel. Par son arrêté du 28 juin 2017, le Conseil fédéral a confirmé que l’administration continuera de recourir à la technologie SAP pour la gestion intégrée. La version ECC6 sera remplacée par la suite S/4HANA. SUPERB23 a également pour mission de réaliser l’objectif 5 de la stratégie informatique de la Confédération 2016-2019. Selon cet objectif, les futures plateformes de soutien de l’administration fédérale, y compris leurs applications spécifiques, devront entrer en service d’ici en 2023.
Technologie «en mémoire» et nouvelle architecture des données
«Le passage à SAP S/4HANA n’est pas juste un changement de version», affirme Thomas Jost, vice-directeur de l’OFIT et responsable du système SAP. La nouvelle suite se fonde entièrement sur la base de données en mémoire SAP HANA. «En mémoire» signifie que les données sont conservées dans la mémoire vive (RAM) et non pas sur les traditionnels disques durs, de sorte qu’il n’est plus nécessaire de les copier vers la mémoire de travail avant de les traiter. L’une des tâches du programme SUPERB23 consistera à définir les données à stocker dans cette mémoire, dont l’accès est plus rapide, car le volume de ces données aura une influence sur les coûts. SAP a de plus réduit le modèle de données de base. À l’avenir, il ne sera plus toujours nécessaire de saisir les données à plusieurs reprises sous forme agrégée pour procéder à des analyses. Ces deux grandes innovations permettront de gérer rapidement de grandes quantités de données: le traitement se fera presque en temps réel.
Une meilleure expérience utilisateur
Avec le passage à SAP S/4HANA, l’interface utilisateur des applications SAP fera également peau neuve. Les affichages habituels, quelque peu désuets, seront remplacés par une interface moderne et uniformisée (SAP Fiori 2.0). Personnalisable et bien pensée, cette interface offre aussi une utilisation aisée sur des appareils mobiles. L’aspect que la nouvelle interface utilisateur revêtira en fin de compte au sein de l’administration fédérale n’est pas encore définitivement arrêté. Elle sera principalement destinée aux utilisateurs finaux. Les utilisateurs expérimentés, qui travaillent régulièrement avec les applications SAP, pourront continuer à recourir à l’interface habituelle.
Exploiter le potentiel d’optimisation des fonctionnalités éprouvées
«L’écart technologique entre les suites ERP ECC6 et SAP S/4HANA est énorme, estime Roger Schmid, chef du programme SUPERB23 au sein de l’UPIC. Il ne s’agit pas d’une simple migration vers une version plus récente. Le logiciel offre l’occasion de simplifier le paysage traditionnel de SAP et de l’adapter à l’évolution des besoins en matière de gestion.» Voilà pourquoi les responsables du programme se sont d’ailleurs prononcés contre une conversion du système existant. Ils n’ont pas pour autant l’intention de jeter des fonctionnalités éprouvées par-dessus bord, mais de les reprendre dans le nouveau système lorsque cela s’avère utile. «Notre objectif consiste à remplacer dans toute la mesure du possible les "solutions maison" par des solutions standards. Cela simplifiera les mises à jour du logiciel», déclare Thomas Jost.
L’occasion de simplifier les processus
Lors de l’élaboration de l’architecture cible du nouveau paysage SAP, un accent particulier a été mis sur l’optimisation des processus, car la nouvelle technologie offre l’occasion de les simplifier et de les actualiser. «Dans le cadre de projets partiels, les responsables des services spécialisés collaborent actuellement avec des représentants de tous les départements et de la Chancellerie fédérale pour identifier les processus de soutien où de telles simplifications sont possibles et utiles», explique Roger Schmid. Ces travaux concernent l’Administration fédérale des finances (AFF) dans le domaine des finances, l’Office fédéral du personnel (OFPER) pour la gestion du personnel, l’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) en ce qui concerne les acquisitions, le DDPS pour la logistique, ainsi que l’OFCL et le DDPS ensemble pour ce qui est de l’immobilier.
Interface avec les applications spécifiques
Outre les processus de soutien, l’administration compte plus de 240 applications spécifiques qui utilisent les fonctionnalités de SAP ou qui possèdent un lien avec le progiciel. Il faudra inévitablement les adapter lors du passage à SAP S/4HANA. Ces derniers mois, l’OFIT a pris contact avec les responsables de ces applications au sein de l’administration fédérale, afin d’évaluer le travail que cela représente.
L’OFIT compte actuellement plus de 100 spécialistes SAP en interne, qui apportent une contribution remarquable au programme SUPERB23. Leur travail ne se limite pas à l’adaptation des applications spécifiques possédant une interface avec SAP. Ils élaborent aussi une nouvelle infrastructure SAP, plus efficace, et fournissent des conseils techniques aux services spécialisés pour les aider à appliquer leurs exigences particulières.
Pour en savoir davantage sur le passage au logiciel SAP S/4HANA, veuillez vous adresser à Martin Pislcajt, gestionnaire du programme SUPERB23 au sein de l’OFIT.
*Le programme SUPERB23 désigne les processus de soutien ERP 2023 de la Confédération.
Les grandes lignes d’ERP 2023 et de SUPERB23
La stratégie «ERP 2023» prévoit que l’administration fédérale centrale (tant civile que militaire) aura modernisé et optimisé les processus de soutien d’ici en 2023 et qu’elle aura entièrement renouvelé ses systèmes SAP. Le programme SUPERB23 veille au développement et à la migration des systèmes SAP qui assurent ces processus de soutien et définit également leur système central. En parallèle, le DDPS consolide, dans le cadre du programme ERPSYSVAR, ses propres systèmes SAP et organise la migration des services importants pour l’engagement de l’armée. De plus amples informations sur la stratégie «ERP 2023» sont disponibles dans l’intranet: SB002 - Stratégie informatique «ERP 2023» de la Confédération
Contact à l’OFIT:
Martin Pislcajt
Gestionnaire de programme
Tél.: 058 465 17 86
Texte: Daniel Wunderli