Cet automne, la solution de gestion des terminaux mobiles passera à la version 2. Pour les utilisateurs, cette mise à jour est la promesse d'un système plus convivial. Parmi les nouveautés, on peut citer l'intégration de Skype Entreprise et l'accès progressif à des pages de l'Intranet sur les smartphones grâce à l'application Secure Web. Un App Store de la Confédération devrait aussi bientôt voir le jour. Par contre, le passage à la version 2 (MDMv2) nécessite un nouvel enregistrement de la part des utilisateurs. Notre équipe a résumé pour vous l'essentiel sur le système MDMv2.
MDMv2: vers un portail libre-service et de nouvelles fonctionnalités
La solution de gestion des terminaux mobiles (Mobile Device Management, MDM) a rendu le bureau des utilisateurs accessible sur leur smartphone et leur tablette, permettant ainsi un travail sur appareils mobiles plus flexible et plus sécurisé. Les premiers collaborateurs de la Confédération ont installé MDM en septembre 2016. Depuis lors, les applications du système leur permettent d'accéder à des données professionnelles comme leurs e-mails, leur calendrier ou leurs contacts avec leur smartphone en passant par un environnement sécurisé (Sandbox) et sans devoir renoncer aux applications qu’ils aiment utiliser à titre privé. Nombreux sont désormais ceux à ne plus vouloir passer à côté de cette flexibilité, d'autant plus qu'avec sa version 2, la solution MDM va aujourd'hui encore plus loin.
MDMv2 propose en effet plusieurs nouvelles fonctionnalités. L'application Secure Mail, dorénavant de couleur bleue, offre des outils de gestion simplifiés et s'est vue parée de bleu. Comme l'explique Matthias Heri, gestionnaire de produits à l'OFIT: «Les e-mails, le calendrier, les contacts et les pièces jointes peuvent désormais être gérés directement dans la barre de menu inférieure de Secure Mail.» De plus, les développeurs de MDM ont étudié les besoins et les retours des utilisateurs. «Secure Mail dispose entre autres d'une fonction de recherche pour les entrées du calendrier», ajoute Matthias Heri. Cette fonctionnalité peut être activée grâce à la loupe située en haut à droite de la fenêtre (voir capture d'écran).
Par contre, l'application Scan Direct n'est plus disponible dans la version 2, et Secure Tasks et Secure Notes ne seront plus prises en charge fin 2018. Citrix cesse en effet l'exploitation de ces applications. Le remplacement de ces applications est actuellement à l'étude.
Participer à des réunions Skype
Grâce à l'interaction entre Skype Entreprise et Secure Mail, il est désormais possible pour les utilisateurs de rejoindre une réunion Skype sur leur smartphone en cliquant simplement sur un lien ou un bouton ajouté sur la date de la réunion. Les utilisateurs bénéficient ainsi d'encore plus de flexibilité et de mobilité. Cette fonctionnalité est disponible pour celles et ceux qui ont installé Skype Entreprise.
La nouvelle application Secure Web, pour sa part, offre un accès par smartphone ou par tablette plus sûr à l'Intranet et à l'Internet. Ainsi, les collaborateurs peuvent progressivement accéder à des pages de l'Intranet consultables par l'ensemble du personnel de l'administration fédérale. À l'heure actuelle, MDMv2 permet de se rendre sur les pages Intranet de la Chancellerie fédérale, du secrétariat général du DEFR et de celui du DFJP, ainsi que des offices du DFF. De plus, les informaticiens étudient la possibilité de créer un accès aux pages Intranet et aux systèmes back-end, comme SharePoint, Gever ou E-Gate.
Portail libre-service
Avec la mise à jour du système MDM, les utilisateurs ont également accès à un portail libre-service qui facilite leur enregistrement. Celui-ci se fait désormais en saisissant sur l'appareil un mot de passe MDM sans date d'expiration au lieu du mot de passe Windows. Les utilisateurs peuvent en outre configurer eux-mêmes un nouveau mot de passe, au cas où ils viendraient à oublier leur code actuel. En cas de perte ou de vol de leur appareil, il est possible de le réinitialiser à l'état d'usine et ainsi d'effacer toutes ses données en passant directement par le portail. Il n'est donc plus nécessaire de passer par le Service Desk de l'OFIT. Attention toutefois, la perte ou le vol doit toujours être annoncé au Service Desk de l'OFIT. Pour Matthias Heri, ce portail libre-service permet non seulement d'accroître l'autonomie des utilisateurs, mais aussi de réduire la charge de travail pour le Service Desk de l'OFIT.
En ce qui concerne le nouvel enregistrement sur MDM, la version 2 est un système plus facile d'utilisation: l'utilisateur peut lui-même lancer la procédure d'enregistrement et choisir librement le moment de la migration. Toutes les informations importantes et les coordonnées des personnes de contact sont disponibles sur le portail libre-service (voir capture d'écran). Comme lors de l'introduction du système MDM, les instructions sont disponibles en allemand, en français, en italien et en anglais.
En route pour l'App Store de la Confédération
La nouvelle version du système MDM sert également de base pour un App Store spécial Confédération. Les offices pourront ainsi proposer des applications spécialisées dans un App Store réservé à l'administration fédérale. «De la même manière que pour les logiciels de couche 3, des applications spécialisées pourront être développées pour chaque office ou département et pourront ensuite être installées sur les appareils», explique Matthias Heri. L'introduction de l'App Store de la Confédération est prévue pour la fin de l'année.
À titre d'exemple, Matthias Heri cite une application de l'Administration fédérale des douanes. Cet office a mis au point une application qui permet aux membres du Corps des gardes-frontière de procéder à des contrôle d'identité par smartphone.
Contact à l'OFIT:
Matthias Heri
Gestionnaire de produits
Tél: 058 466 79 04
Texte: Rinaldo Tibolla