L’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC) a intégré dans le service standard Bureautique/UCC le modèle CMS de SharePoint pour la conception de sites Intranet à l’administration fédérale. Le Collaboration Publishing Site (SharePoint CMS) sera disponible au deuxième trimestre comme prestation de marché de l’OFIT. Le DFI et le DETEC utilisent déjà ce modèle pour leur nouvel Intranet et se sont fortement impliqués dans la réalisation de cette solution.
Concevoir l’Intranet avec SharePoint
L’histoire du système de gestion de contenu (Content Management System, CMS)* de SharePoint commence lors de l’annonce de la fin du cycle de vie de la solution CMS d’Imperia, en 2016. Les secrétariats généraux des départements se sont alors mis à la recherche de solutions de remplacement. Une première étude a porté sur l’utilisation de CMS Adobe Experience Manager (AEM) et de Microsoft SharePoint comme alternatives à Imperia pour l’Internet et l’Intranet. L’UPIC a opté pour AEM comme plateforme de publication Internet. Pour les sites Intranet, l’UPIC a laissé aux départements le choix entre AEM ou SharePoint. Le DFI et le DETEC ont été les premiers à choisir la variante SharePoint et à financer le développement du modèle. «Tous les offices avaient des Intranets fermés sur eux-mêmes. Nous avons vu là l’opportunité de pouvoir tous les placer sur la même plateforme. Et nous avons donc adopté le principe de contenus Intranet ouverts, en principe, à tous les offices du DFI. Certains contenus restent réservés à la gestion électronique des affaires (GEVER) ou à des sites de collaboration séparés», déclare Astrid Strahm, responsable de la gestion des projets informatiques au Secrétariat général du DFI. Pour elle, les avantages obtenus sont aussi clairement liés à l’utilisation de SharePoint comme plateforme de collaboration.
L’unité Engineering CCM Services de l’OFIT a intégré le modèle CMS pour SharePoint 2013 dans la plateforme Neo-SharePoint existante. Une collection de sites SharePoint propre à chaque office est maintenant établie. Elle comprend tous les contenus de l’office, centre de recherche compris. Différentes variantes d’URL sont possibles afin qu’un office puisse posséder plusieurs collections de sites pour un CMS. Un grand office peut ainsi répartir son Intranet sur de nombreuses collections de sites. Une collection de sites de configuration est établie pour chaque département. Elle comprend la solution centrale pour tous les offices.
Avantages de CMS AEM
- Grande diversité de types de contenus
- Intégration aisée d’applications externes basées sur le Web
- Possibilité de réutilisation de contenus internes ou externes au site
- Uniformité de la représentation grâce à l’utilisation d’un conteneur prédéfini
- Utilisation simple pour la publication de contenus
- Plateforme de publication ayant déjà atteint un haut degré de maturité
- Disponible pour l’Internet et l’Intranet, un seul système à assimiler
- Interface utilisateur intuitive pour l’élaboration des pages, de type «glisser-déposer»
Avantages de SharePoint CMS:
- Fonctions de collaboration
- Connexion directe à Skype for Business (UCC)
- Concept d’autorisations souple
- Recherche générale dans l’ensemble des offices et de Sharepoint
- Contacts dynamiques (connexion de l’Admin Directory)
- Optimisations possibles par des scripts
- Représentation uniforme de contenus pour les offices
- Prix avantageux
Recherche élargie possible
Comme le modèle CMS Intranet repose sur la plateforme Neo-SharePoint, la recherche englobe par exemple tous les modèles qui y sont raccordés. Les résultats peuvent ainsi être filtrés par office, département, type de fichier ou par auteur. Ces critères peuvent être choisis à l’aide d’onglets. Via l’onglet «Collaboration», l’utilisateur reçoit les résultats pour tous les sites de collaboration de l’administration fédérale auxquels il a accès.
L’Intranet SharePoint permet aussi de rechercher des personnes. L’onglet «Recherche de personnes» permet à l’utilisateur de trouver tous les collaborateurs de l’administration fédérale, les informations importantes les concernant qui figurent dans l’annuaire Admin Directory et des renseignements que les collaborateurs peuvent ajouter eux-mêmes.
Un index et une carte du site sont également disponibles. Le DETEC s’est fortement engagé en faveur de l’index et de la connexion à l’Admin Directory. «SharePoint est très souple et permet de configurer un site selon les besoins de l’office concerné. Le lien étroit entre le domaine de la collaboration et celui de l’Intranet est essentiel. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler en utilisant moins d’outils et disposent d’une fonction de recherche commune à ces deux domaines», explique Otmar Gächter, responsable des nouveaux médias au Secrétariat général du DETEC.
Modèle de base offrant de nombreuses fonctions
Avec SharePoint CMS, le client de l’OFIT disposera dès le deuxième trimestre d’un modèle de base pour l’établissement d’un site Intranet, qui offre notamment les fonctions suivantes:
- différents modèles de mise en page conformes aux prescriptions CI/CD de la Confédération;
- concept d’autorisations intégré via l’Admin Directory;
- intégration des services de communication et collaboration unifiées (UCC Skype for Business);
- publication de contenus multilingues de bout en bout;
- fonctionnalités élargies, par exemple l’index thématique de A à Z;
- publication centralisée de contenus départementaux en provenance et à destination d’offices;
- intégration du centre de recherche, permettant de rechercher des personnes, des contenus d’offices, des contenus de départements et des contenus de sites de collaboration;
- intégration des applications Microsoft-Office.
Fonctions supplémentaires uniquement via le P035
Bien que SharePoint autorise une grande marge de manœuvre pour intégrer des applications spéciales, toute fonction non contenue dans le modèle de base de SharePoint CMS doit être demandée à l’UPIC par le biais du processus informatique P035. La décision concernant l’intégration d’une nouvelle fonction dans SharePoint CMS incombe à l’UPIC.
«L’Intranet SharePoint peut être utilisé de nombreuses manières et intègre différentes fonctions de collaboration telles que blogs, Wikis et outils de sondage. De plus, il est entièrement intégré dans la solution UCC Skype for Business», annonce Astrid Strahm. Par exemple, l’utilisateur voit directement le statut Skype des utilisateurs affichés. D’un clic, il peut communiquer par messages instantanés avec un collaborateur, l’appeler, l’inviter à participer à un appel vidéo ou lui envoyer un courriel.
«SharePoint CMS est une solution pragmatique, mais pas un programme de luxe», tempère Otmar Gächter. Concernant la convivialité, le DETEC a reçu des retours clairement positifs. «Jusqu’à présent, nous avons fait de bonnes expériences avec SharePoint CMS. S’ils prennent le temps, au préalable, de se familiariser avec Sharepoint, les éditeurs s’en sortent bien par la suite. La partie back-end se présente comme la partie front-end.», explique Otmar Gächter. Grâce à SharePoint CMS, le DETEC peut développer un Intranet axé sur l’avenir. «Nous voyons notre Intranet comme porte d’accès au poste de travail numérique moderne. Avec cette nouvelle solution, nous avons la chance de pouvoir regrouper l’information et la collaboration dans un seul et même système. Les Intranets modernes ne séparent plus l’information de la collaboration», déclare Otmar Gächter.
SharePoint CMS ou CMS AEM?
La question du choix entre SharePoint CMS et CMS AEM ne se pose aux clients que lors de la réalisation d’un Intranet. «Il est extrêmement important de soupeser les avantages et les inconvénients des deux solutions CMS en fonction des besoins spécifiques du client,», dit Jürg Bläsi, gestionnaire de produit à l’OFIT. Avec ces deux prestations de marché, l’OFIT peut maintenant mieux satisfaire les besoins des clients (voir diagramme en haut).
* Les systèmes de gestion de contenu (CMS) Web assistent les rédacteurs dans leurs tâches liées à la publication sur Internet, dans les activités collaboratives concernant l’établissement, le traitement et l’organisation de contenus ainsi que dans le cadre de la gestion de sites et pages Web.
Texte: Rinaldo Tibolla
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