Un système uniformisé de gestion des affaires (GEVER) pour toute l’administration fédérale est en cours de réalisation et de déploiement dans le cadre du programme GENOVA. Le fournisseur de prestations pour la nouvelle solution GEVER est le Centre de services informatiques du DEFR (ISCeco). L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (OFIT) élabore l’infrastructure d’exploitation nécessaire en étroite collaboration avec lui. Les deux partenaires s’appuient pour cela sur le nuage Atlantica de l’OFIT.
L’ISCeco et l’OFIT travaillent pour GEVER la main dans la main
À partir de 2020, quelque 30 000 collaborateurs des sept départements et de la Chancellerie fédérale (ChF) travailleront avec une gestion électronique des affaires uniformisée (GEVER, en allemand «Geschäftsverwaltung»). Le Conseil fédéral a chargé la ChF de prendre en mains, dans le cadre du programme GENOVA, la réalisation et le déploiement progressif dans l’administration fédérale d’une solution GEVER standardisée. «C’est le Centre de services informatiques du DEFR (ISCeco), comme fournisseur de prestations, qui proposera le futur service standard GEVER pour toute l’administration fédérale centrale», déclare Michel Glauser, chef de l’unité business «Applications GEVER» à l’ISCeco. Ce service prendra la forme du produit Acta Nova, appelé à remplacer progressivement les solutions GEVER en usage à la Confédération.
GEVER dans le nuage Atlantica
«L’infrastructure GEVER a été élaborée dans le nuage Atlantica», explique Gregor Fasching, chef du projet à l’OFIT. Dans le cadre du projet «Mise en place et exploitation», les deux fournisseurs de prestations informatiques que sont l’ISCeco et l’OFIT collaborent à la mise en place de l’infrastructure nécessaire et à la définition des processus de soutien. Le projet en est actuellement à sa phase d’introduction: les premiers utilisateurs pilotes travailleront avec le nouveau système GEVER dès le mois d’avril. La réalisation de l’infrastructure a pris une année et demie et s’est achevée fin 2017. L’un des enjeux du projet tient au fait qu’un très grand nombre de collaborateurs travailleront avec GEVER à l’avenir. «Nous estimons que d’ici à 2020, GEVER tournera sur quelque 250 serveurs en nuage», affirme Nicolas Mühlemann, chef de projet à l’ISCeco. Outre les systèmes productifs, cela inclut les environnements de référence et de formation.
L’ISCeco et l’OFIT ont décidé conjointement de ne pas construire l’infrastructure d’exploitation à l’avance. L’architecture retenue leur permet d’adapter très rapidement la puissance de traitement à l’augmentation progressive du nombre d’utilisateurs. En informatique, on appelle cela un système à forte scalabilité.
Un matériel informatique spécial pour des consultations rapides de bases de données
Les serveurs en nuage qui hébergent Acta Nova sont des serveurs standard semblables à ceux que l’OFIT propose aussi pour d’autres applications dans le nuage. La généralisation de GEVER à l’ensemble de l’administration fédérale étant un véritable défi pour les capacités du système, l’OFIT utilise en outre un matériel informatique haute performance, dit HHL. «Cette partie HHL du nuage contient les bases de données SQL de la solution GEVER», explique Gregor Fasching. Le HHL servira exclusivement pour les bases de données GEVER. Il doit permettre au système de traiter une multitude de demandes simultanées en un temps minimum.
Connecter GEVER aux nombreux systèmes environnants n’a pas non plus été une mince affaire. «L’informatique de l’administration fédérale se caractérise par un environnement de systèmes complexe, dans lequel nous devons intégrer GEVER», poursuit Gregor Fasching. SAP, SharePoint, eIAM et le gestionnaire de modèles ne sont que quelques-uns des systèmes avec lesquels Acta Nova aura besoin d’une interface. Il faudra aussi le relier aux appareils de numérisation (l’ISCeco est en train d’élaborer une option de service correspondante pour le service GEVER).
La ChF a considérablement influé sur l’architecture du système GEVER. «L’architecte informatique Roger Flury de la ChF, spécialiste de GEVER, a apporté un soutien déterminant au projet s’agissant de la conception du système», souligne Michel Glauser. Cette expérience des solutions GEVER s’est révélée très précieuse.
Parmi les facteurs de réussite, Michel Glauser cite aussi les tests et le déploiement automatisés: «Avec un déploiement conventionnel, il serait impossible de roder efficacement le logiciel sur les nombreuses instances du système vu l’étroitesse des cycles d’intégration et des fenêtres de maintenance. Augmenter le degré d’automatisation est un objectif toujours renouvelé dans l’incessant processus d’amélioration.»
Organisation commune de l’assistance
L’Office fédéral du développement territorial (ARE) sera la première unité administrative à travailler avec le nouveau GEVER, dès avril 2018. Un moment-clé pour l’ISCeco et l’OFIT, car il donnera le coup d’envoi de l’exploitation productive, et l’on verra alors ce que donne la coopération en pratique. En effet, les deux fournisseurs de prestations informatiques poursuivront leur coopération au stade de l’exploitation normale. L’organisation de l’assistance pour GEVER le montre bien: l’interlocuteur de référence en cas de défaillance est le Service Desk de l’OFIT. Pour traiter les défaillances, l’ISCeco recourra au système Remedy de l’OFIT. Il reprendra aussi les processus de gestion des incidents, des changements et des problèmes de l’OFIT. En cas de problème affectant l’application, ce sont des collaborateurs de l’ISCeco qui interviendront, en cas de dérangement concernant l’infrastructure GEVER, ce sera l’OFIT. Cela suppose une concertation de qualité et des voies de communication courtes entre l’ISCeco et l’OFIT.
Une coopération simple, axée sur les solutions
Ce mode de coopération fonctionnera parfaitement au quotidien, Michel Glauser en est convaincu: «Des experts de l’ISCeco et de l’OFIT se sont réunis dans plusieurs ateliers pour élaborer en commun les processus de soutien. Cela nous a permis de nous mettre d’accord sur comment coopérer efficacement pour les questions d’assistance, je trouve cela très important.»
Dans ce projet, l’ISCeco mise globalement sur la proximité avec les acteurs impliqués de l’OFIT: «Dans les locaux de l’ISCeco, nous avons à notre disposition des postes de travail communs pour le projet, révèle Gregor Fasching. Rien de tel pour renforcer l’esprit d’équipe! Nous coopérons avec une grande souplesse sans jamais perdre de vue la solution.»
GEVER Confédération et le programme GENOVA en bref
GEVER désigne la gestion électronique des affaires dans l’administration fédérale. Elle permet aux collaborateurs de documenter leurs travaux d’une manière transparente et conforme au droit. GEVER est l’endroit où sont créés, traités, échangés et archivés les informations et les documents pertinents pour un dossier. Le nouveau système GEVER vise en particulier à soutenir les méthodes de travail axées sur les processus. Pour en savoir plus sur GEVER et sur le programme GENOVA, rendez-vous sur www.gever.admin.ch.
*GENOVA est un mot-valise formé à partir de GEVER et d’Acta Nova, nom du logiciel GEVER qui sera à l’avenir employé dans toute l’administration fédérale.
Texte: Daniel Wunderli
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