À partir du printemps 2018, l’OFIT offrira à ses clients de l’administration fédérale un outil standard pour la rédaction et l’envoi de lettres d’information par courriel. Cet outil permettra de rédiger des lettres d’information en plusieurs langues, d’y intégrer des images, d’évaluer facilement les clics effectués sur les liens qu’elles contiennent et de gérer les abonnements de manière simple.
Lettres d’information: un nouvel outil sera disponible à partir de 2018
De nombreux offices, mais aussi des départements de l’administration fédérale, envoient des informations à un large public. Dans la plupart des cas, ils utilisent pour cela des lettres d’information envoyées par courriel. Les abonnés reçoivent de l’office ou du département la lettre portant sur un thème déterminé. Des unités administratives envoient aussi régulièrement des informations thématiques à des groupes ou abonnés de l’administration fédérale. L’outil de l’OFIT répond à ces besoins. Cette application Web permet la rédaction et l’envoi des lettres d’information ainsi que la gestion des contacts, séparément pour chaque client. Des modèles facilitent la structuration de la lettre d’information. L’équipe de l’unité Développement d’interface utilisateur de l’OFIT participe au projet, à titre consultatif, pour le respect de l’identité visuelle de la Confédération et des exigences d’accessibilité de l’application Web. Si ces exigences sont intégrées dans l’outil et que les rédacteurs respectent les directives d’accessibilité, les personnes en situation de handicap peuvent également lire ces lettres d’information. Les rédacteurs doivent donc être formés en conséquence.
Rédaction multilingue possible
L’outil permet aux clients de rédiger leurs lettres d’information de manière simple, fonctionnelle et multilingue. L’intégration d’images ne pose pas non plus de problème. Avant l’envoi aux abonnés, le client peut vérifier sa lettre d’information en effectuant un test. Le rédacteur gère les adresses. «L’application permet aux clients de définir des enregistrements, des autorisations et des catégories de contenus ainsi que d’établir des modèles à partir de modules existants», déclare le chef de projet Stefan Leisi. L’application Web contient en outre de nombreuses possibilités d’analyse: l’expéditeur peut déterminer de manière simple le succès de son publipostage, car l’outil évalue l’activation des liens intégrés dans la lettre d’information.
Le masque d’inscription de l’outil peut être intégré dans des sites Web. Et les utilisateurs peuvent s’abonner aisément à des lettres d’information et modifier leur profil. «Nous prévoyons une connexion ultérieure aux listes de distribution Outlook à des fins internes», annonce Stefan Leisi. La vérification automatique des adresses sera également utile: les adresses de destination non valables ou erronées pourront être gérées facilement. L’outil est également protégé par les droits d’accès des rédacteurs au moyen du système eIAM*. L’archivage des lettres d’information est une fonction qui va presque de soi. Il est aussi prévu d’utiliser l’outil pour envoyer des invitations à des événements ainsi que pour réaliser et évaluer des sondages simples de clients. Dans l’ensemble, l’OFIT offre, avec ce nouvel outil, une solution globale standardisée et avantageuse, permettant d’éviter les achats multiples et de faire des économies pour toute l’administration fédérale.
Respect des directives de sécurité de l’UPIC
S’ajoute encore aux avantages déjà cités le fait que l’OFIT exploite lui-même l’outil et tienne ainsi compte d’une directive de sécurité de l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC). En effet, l’UPIC a constaté que l’envoi de lettres d’information par une unité administrative est problématique depuis l’extérieur du réseau de la Confédération. Ainsi, la directive E019 de l’UPIC prévoit que les courriels sortant de l’administration fédérale avec le suffixe .admin.ch ne doivent pas être envoyés depuis l’extérieur du réseau de la Confédération. Une telle pratique comporterait un risque de spoofing (voir article de l'«Eisbrecher» no 67 sous «D'autres articles à ce sujet»), c’est-à-dire que l’expéditeur du courriel falsifie son identité en utilisant le suffixe .admin.ch et se procure ainsi l’accès à des données personnelles, dans une intention criminelle et par hameçonnage. La directive E019 est applicable depuis le 7 octobre 2016. À défaut d’autres solutions, l’UPIC a octroyé à quelques offices et départements une autorisation exceptionnelle pour l’utilisation de solutions externes de lettres d’information. L’outil de l’OFIT comblera désormais cette lacune et pourra remplacer les solutions externes actuelles. Selon l’UPIC, le passage à ce nouvel outil devra être effectué, sauf autorisation exceptionnelle, pour le 31 décembre 2018 au plus tard. Les offices déjà au bénéfice d’une autorisation exceptionnelle de l’UPIC doivent faire confirmer celle-ci d’ici au 31 janvier 2018, s’ils ne l’ont pas déjà fait.
Commande possible à partir du printemps 2018
«Les clients s’intéressant à notre outil pourront commander la prestation de marché à l’OFIT au 1er trimestre 2018», annonce Nicole Roemmel, gestionnaire de produits. L’OFIT offre également des formations pour cet outil.
Dès l’intégration de l’outil dans l’offre de l’OFIT, les clients seront informés des possibilités de le commander dans notre aperçu des informations.
* Les services eIAM permettent de gérer l’accès aux applications Web de l’administration fédérale et les protègent de tout abus. Le client peut ainsi autoriser les utilisateurs à accéder à toutes ses applications Web par l’intermédiaire d’une interface Web uniforme, que celles-ci soient exploitées sur les réseaux de l’administration fédérale ou à l’extérieur.
Texte: Rinaldo Tibolla
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