Die Erstellung und die Validierung von elektronischen Ausfertigungen notarieller Urkunden ist in der Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV, 211.435.1) und der Verordnung des EJPD über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV-EJPD, SR 211.435.11) genau geregelt. Diese Verordnungen bilden auch die gesetzliche Grundlage des Validators.
Erstellung einer elektronischen Ausfertigung einer Urkunde
Um eine elektronische Ausfertigung einer Urkunde zu erstellen, sind folgende Voraussetzungen und Schritte notwendig:
- Die Urkundsperson (Notar / Notarin) muss sich vorgängig im sog. Urkundspersonenregister [https: www.upreg.ch] (UPReg) eingetragen haben. Dies ist für Urkundspersonen möglich, deren Zulassungs-Kanton die elektronische öffentliche Beurkundung eingeführt hat.
- Die Urkundsperson muss Zugang zu einer qualifizierten elektronischen Signatur haben und auf der elektronischen Ausfertigung ihre qualifizierte elektronische Signatur mit einem qualifizierten Zeitstempel anbringen. Die Signatur muss dabei im Modus «Unterschreiben» angebracht werden (nicht im Modus «Zertifizieren!).
- Die Urkundsperson fügt der qualifiziert signierten Ausfertigung das geregelte elektronische Siegel des Urkundspersonenregisters (auch Zulassungsbestätigung genannt) hinzu. Bei diesem Vorgang wird geprüft, ob die in der qualifizierten elektronischen Signatur (bzw. im beigefügten Zertifikat) genannte Person im Urkundspersonenregister verzeichnet ist. Er verwendet dazu entweder das vom Bundesamt für Justiz (BJ) bereitgestellte Gratisprogramm Cygillum Version 1.06 oder höher oder eine analoge Funktion in einem Drittprogramm oder einer Fachanwendung.
Cygillum V.1.06 überprüft die qualifizierte elektronische Signatur auf der elektronischen Ausfertigung der Urkunde und fügt dieser das geregelte elektronische Siegel des Urkundspersonenregisters (Zulassungsbestätigung UPReg) hinzu. Der von Cygillum ausgeführte Vorgang behält die Dokumente dabei lokal. Wie durch ein Drittprogramm oder eine Fachanwendung eine Zulassungsbestätigung beim Urkundspersonenregister bezogen werden kann, ist im Anhang 3 der EÖBV-EJPD. Der Anhang 3 kann auf der Webseite des Bundesamts für Justiz heruntergeladen werden.
Die Validierung einer elektronischen Ausfertigung einer Urkunde
Die Validierung einer elektronischen Ausfertigung einer Urkunde erfolgt über den Validator der Bundesverwaltung. Der Validator prüft zuerst, ob die qualifizierte elektronische Signatur im Modus «Unterschreiben» angebracht wurde, ob der PDF/A-1 oder PDF/A-2 Standard eingehalten wurde, ob die qualifizierte elektronische Signatur und der qualifizierte elektronische Zeitstempel gemäss ZertES gültig sind und zuletzt, ob das geregelte elektronische Siegel des Urkundspersonenregisters vorhanden und gültig ist. Sind alle diese Bedingungen erfüllt, so erkennt der Validator, dass es sich um eine elektronische Ausfertigung einer Urkunde handelt und gibt die Meldung aus, dass diese gültig ist.
Die Verantwortlichen beim Handelsregister, beim Grundbuch und beim Zivilstandswesen sind gemäss der EÖBV verpflichtet, elektronische Ausfertigungen von Urkunden beim Eingang mit dem Validator [https://www.validator.ch] zu überprüfen.
Hinweis: Das Programm Cygillum bis zur Version 1.05, d.h. bis Ende 2022, überprüfte nicht, ob die Signatur der Ausfertigung im Modus «Unterschreiben» angebracht worden war. Es fügte der Ausfertigung das geregelte elektronische Siegel des Urkundspersonenregisters auch dann bei, wenn die qualifizierte Signatur der Urkundsperson im Modus «Zertifizieren» mit der Option 1 (keine weiteren Änderungen, auch keine weiteren elektronischen Signaturen am Dokument mehr zulässig) angebracht worden war. Die qualifizierte elektronischen Signatur in entsprechend signierten elektronischen Ausfertigungen wurde in der Folge vom Adobe Acrobat Reader, wie auch vom Validator Version 2, als gebrochen, bzw. ungültig validiert. Der Validator Version 1 dagegen bemerkte den Fehler nicht und validierte solche Ausfertigungen als gültig.
Wurde die elektronische Signatur der Urkundsperson mit dem Open eGov LocalSigner angebracht, so wurde bei der Verwendung des Modus «Zertifizieren» automatisch die Option 2 (nur weitere elektronische Signaturen zulässig) gesetzt, was das nachträgliche Anbringen der Signatur des Urkundspersonenregisters erlaubte. Entsprechend signierte Ausfertigungen validierten sowohl in Adobe Acrobat Reader wie auch im Validator Version 1 und Validator 2 richtigerweise als gültig.
Cygillum Version 1.06 weist nun zur Sicherheit alle elektronischen Ausfertigungen ab, die mit dem Modus «Zertifizieren» elektronisch unterschrieben wurden. Der Validator Version 2 weist elektronische Ausfertigungen aus dem Jahr 2022, die im Modus «Zertifizieren» mit der Option 1 unterschrieben wurden, dann als gültig aus, wenn sowohl die qualifizierte elektronische Signatur als auch das geregelte elektronische Siegel des Urkundspersonenregisters gültig sind (er berücksichtigt eine allenfalls rein technisch gebrochene Signatur der Urkundsperson nicht) und verhält sich somit wie der Validator Version 1). Der Anhang 3 der EÖBV-EJPD wurde dahingehend angepasst, dass Signaturen im Modus «Zertifizieren» bei Urkunden generell nicht mehr erlaubt sind.