16 Milliarden Daten, 730 000 000 Tabellen, über 300 involvierte Mitarbeitende – SUPERB ist ein Programm der Superlative. Am 18. September 2023 wurde ein wichtiger Meilenstein erreicht: Alle Daten der zivilen Bundesverwaltung sind auf SAP S/4HANA migriert. Das komplexe Digitalisierungsvorhaben gelingt dank hervorragender Zusammenarbeit und agiler Arbeitsweise.
Es ist der 18. September 2023, vier Uhr morgens: Die Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung sind nun auf das SAP-ERP-System S/4, der neuen, modernen SAP-Technologie, migriert – ein bedeutender Meilenstein für das Programm SUPERB.
SUPERB ist ein Programm mit grosser Tragweite für die Bundesverwaltung und die Eidgenossenschaft: Es beinhaltet die Supportprozesse der Bereiche Finanzen, Beschaffung und Logistik, Immobilien, Personal, Technologie sowie Projekt- und Portfoliomanagement. Pro Jahr werden eine halbe Million Rechnungen über die SAP-Systeme abgewickelt, 48 000 Personen nutzen SAP für die Zeiterfassung. Die Ablösung der alten SAP-Systeme, die 18 Jahre lang in Betrieb waren, ist ein komplexes Vorhaben: Denn hierbei handelt es sich nicht um ein simples Update, sondern um eine technisch grundlegend neue Software, die eingeführt werden muss. Dabei gilt es, die Bedürfnisse von sieben Departementen und der Bundeskanzlei sowie fast 75 Verwaltungseinheiten zu berücksichtigen. Eine Herkulesaufgabe, die das SUPERB-Team zu bewältigen hat.
Der Startschuss für die Umsetzungsarbeiten fällt im Jahr 2020. Der Bundesrat beauftragt, die Supportprozesse in der Bundesverwaltung zu modernisieren und standardisieren sowie die bestehenden zivilen SAP-Systeme durch das neue SAP S/4HANA abzulösen. Das Vorhaben legt einen wichtigen Grundstein für die Digitalisierung in der Bundesverwaltung. Das Bundesamt für Bauten und Logistik BBL ist Auftraggeber, das BIT ist Leistungserbringer.
Im Herbst 2021 stellen die Verantwortlichen fest, dass die ursprüngliche Einführungsplanung aufgrund der vielen Abhängigkeiten zu herausfordernd ist und eine andere Herangehensweise erfordert. Sie entscheiden sich gemeinsam mit der gesamten Bundesverwaltung für eine schrittweise, dreistufige Einführung: zuerst die technische Migration, in einem zweiten Schritt die Einführung der neuen Software und zuletzt die Optimierung.
Programmleiter Patrik Riesen ist sich sicher: «Die schrittweise Einführung ist die ideale Lösung». So erreicht das SUPERB-Team Ende Mai 2022 den ersten Meilenstein mit der technischen Migration von Oracle-Datenbanken auf HANA. Die bestehende Infrastruktur wird auf neue IBM-Server portiert und das System von einem On-Premises- auf ein hybrides Cloud-System migriert. Von nun an laufen die Infrastrukturen in den beiden Rechenzentren des BIT.
Zentrale Stammdatenverwaltung als grosse Herausforderung
Ab diesem Moment liegt der Fokus auf der zweiten Programmphase, der Einführung der neuen Software. Es gilt, 16 Milliarden Daten zu lesen, mappen und migrieren, 730 000 000 Tabellen und 300 Programme zu bereinigen. Für die Datenverwaltung wird ein zentrales Stammdatensystem eingeführt. Das SUPERB-Team muss zusammen mit den Verwaltungseinheiten in SAP sämtliche Adressstämme harmonisieren – und jeden Datensatz einzeln prüfen. Die Zentralisierung der Stammdatenverwaltung erweist sich als eine der grössten Herausforderungen im Vorhaben. Gleichzeitig wird ein gemeinsamer Kontenplan eingeführt: Die über 70 Kontenpläne der einzelnen Verwaltungseinheiten werden auf einen zentralen Kontenplan verdichtet. Zudem muss das Team 150 der 350 Fachanwendungen technisch neu anbinden und mit den Partnerfirmen koordinieren, damit alle Anpassungen zum gleichen Zeitpunkt erledigt sind. Zusätzlich müssen sie die vielen Individuallösungen in den Bundesämtern harmonisieren und testen.
Erfolgreiche Migration dank Agilität
Im Programm SUPERB sind über 80 unterschiedliche Stakeholderorganisationen involviert. Wie schafft es das Team, alle Stellen zusammenzubringen? «Unser Schlüsselfaktor zum Erfolg ist die Zusammenarbeit», erklärt Riesen. Um die Einführungsplanung umzusetzen, setzt die Programmleitung auf Agilität und auf PI-Plannings alle zehn Wochen. Zwischen 300 und 500 Mitarbeitende, davon stammt ein grosser Teil vom BIT und bringt viel SAP-Know-how mit, treiben die Arbeiten in bis zu drei Agile Release Trains (ART) voran. Bis zu 25 Scrum Teams sind im Einsatz.
Diese Arbeitsmethode bewährt sich: Im Herbst 2023 ist es soweit und 16 Milliarden Daten werden auf SAP S/4HANA migriert – 15 Monate früher als ursprünglich in der Botschaft geplant sowie unter Einhaltung des Budgets. Kein kleines Unterfangen: «Es handelt sich hierbei um eine der grössten Migrationen weltweit», betont Riesen. Die vorzeitige Migration bietet dem SUPERB-Team viele Chancen: Sie können laufend auf dem produktiven System dazulernen und Erfahrungen sammeln.
Moderne Benutzeroberflächen und bessere Verfügbarkeit
Was hat sich seit der Migration für die Benutzerinnen und Benutzer in SAP geändert? Optisch fällt die neue, moderne und übersichtlichere Oberfläche auf. Eine merkbare Veränderung gibt es bei der Datenerfassung: Nutzer/-innen müssen bei der Eingabe jeweils prüfen, ob die Daten bereits existieren, um keine Duplikate zu erfassen. Die Datenqualität verbessert sich dadurch erheblich, was zugleich die Gesamtauswertung erleichtert. Eine positive Veränderung im Arbeitsalltag bemerken die Mitarbeitenden der Finanzverwaltung: «Die Anzahl der Konten wurde von 70 000 auf 8000 reduziert», so Riesen. Im Bereich Analytics bringt die Echtzeit-Verarbeitung von Daten bereits jetzt grosse Vorteile bei Planungslösungen. Und nicht zuletzt garantiert die neue Software eine hochverfügbare Infrastruktur und eine bessere Ausfall-Sicherheit.
Einige Schwachstellen gilt es noch zu korrigieren: Vor allem im Bereich Kreditorenworkflow stehen noch eine Vielzahl von Herausforderungen an; ebenso ist die Performance nicht am gewünschten Punkt. Diese und weitere Optimierungen werden nun schrittweise vorgenommen.
Die letzte Phase im Programm SUPERB läuft nun. Im Gegensatz zu den bisherigen Phasen ist zudem neu, dass grosse Teile der Lösung in Betrieb sind und die entsprechenden Betriebsorganisationen Fahrt aufgenommen haben. Daneben sind noch drei weitere wichtige Einführungen geplant. Anfangs 2025 führt das Team eine neue Beschaffungslösung ein, bei welcher sie 40 verschiedene Lösungen auf eine zusammenfassen. Gleichzeitig werden auch die zivilen VBS-Ämter in die zivilen Systeme migriert, was Synergien bietet. 2026 wird eine neue Personallösung eingeführt. Der Abschluss des SUPERB-Programms ist Ende 2026 vorgesehen.
Die alte SAP-Version ERP Suite ECC6 ist am Ende ihres Lebenszyklus angelangt; der Support wird ab 2025 reduziert und per 2027 eingestellt. Es gilt, die Prozesse und Systeme für die neue Version SAP S/4HANA fit zu machen – und zwar im Rahmen des 485 Millionen Schweizer Franken schweren Programms «SUPERB» (Support Prozesse ERP Bund), welches zum Ziel hat, die Supportprozesse in der Bundesverwaltung zu modernisieren und die bestehenden zivilen SAP-Systeme durch das neue SAP S/4HANA abzulösen. Im Zuge des Vorhabens sollen die Supportprozesse standardisiert und harmonisiert werden.
BIT-Kontakt:
Patrik Riesen
Programmleiter SUPERB
Tel.: 058 484 92 93
Text: Sigrid Loosli
