Die Entflechtung von IKT- Basisleistungen beim VBS läuft auf Hochtouren. Aktuell arbeiten die Mitarbeitenden von drei VBS-Verwaltungseinheiten mit Notebooks, die das BIT zur Verfügung stellt. Insgesamt wird das BIT bis Ende 2024 rund 18'200 Arbeitsplatzsysteme des VBS bewirtschaften.
Die Entflechtung von IKT-Basisleistungen – dass ist das Ziel des gleichnamigen Programms des Departements Verteidigung-, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS). Dabei sollen die einsatzrelevanten militärischen IKT-Systeme mit erhöhten Sicherheitsanforderungen und die Basisleistungen – wie etwa die Bereitstellung der Büroautomations-Arbeitsplätze für Mitarbeitende mit zivilen Aufgaben (Finanzen, HR etc.) – künftig getrennt werden. Bisher hat die Führungsunterstützungsbasis (FUB) als Leistungserbringer des VBS beide Aufgaben abgedeckt. In Zukunft wird sich die FUB voll und ganz auf die IKT-Kernleistungen für die Armee konzentrieren. «Im Rahmen des Programms wird das BIT Schritt für Schritt die Basisleistungen übernehmen», sagt Ufuk Kizildag, BIT-Gesamtprojektleiter Entflechtung IKT-Basisleistungen VBS. Konkret heisst das, dass das BIT in einer ersten Phase insgesamt 18’200 Arbeitsplatzsysteme (ohne RUAG) des VBS übernehmen und bewirtschaften wird.
Der Wechsel im GS-VBS ist geglückt
Die Entflechtung der Arbeitsplatzsysteme ist im Generalsekretariat des VBS (GS-VBS) bereits seit Ende 2020 erfolgreich abgeschlossen. Insgesamt hat das BIT die Bereitstellung und Bewirtschaftung von 466 Notebooks der Mitarbeitenden des GS-VBS übernommen. Damit dies funktionierte, musste das Projektteam'– bestehend aus Mitarbeitenden des GS-VBS, der FUB und des BIT – einige Herausforderungen meistern.
Mehr als nur Notebooks austauschen
«Eine Migration der Notebooks von einem Leistungserbringer zum anderen ist komplexer, als es auf den ersten Blick aussieht», sagt Ufuk Kizildag. Der Begriff Entflechtung im Programm-Namen kommt nicht von ungefähr: Damit die Mitarbeitenden nach der Migration ihres Notebooks zum BIT wie gewohnt arbeiten können, sind verschiedene Anpassungen und Vorarbeiten nötig.
Etwa die Identitäten der Benutzerinnen und Benutzer. Deren Berechtigungen sind bisher von der FUB verwaltet worden – inklusive der Ausstellung einer entsprechenden Smartcard. «Für die Migration war es nötig, jeden Benutzer mit all seinen Zugriffsberechtigungen im Verzeichnisdienst (Active Directory) des BIT abzubilden», so Ufuk Kizildag. Das beinhaltet auch die Ausstellung einer Multifunktionskarte des BIT (Smartcard) mit den entsprechenden Berechtigungen und Zertifikaten. Weiter mussten bestehende Postfächer und Datenablagen migriert werden. Nicht zuletzt sind auch die UCC-Lösung Skype for Business (inkl. IP-Phones) und die Drucker betroffen. Es geht also um weit mehr als den Austausch des bisherigen Notebooks durch ein BIT-Gerät.
Wertvolle Erfahrungen für die bevorstehenden Migrationen
Ein Schlüssel zum Erfolg war die professionelle Programm- und Projektleitung durch das GS-VBS und das gute Zusammenspiel der beiden Leistungserbringer FUB und BIT und des Leistungsbezügers GS-VBS. «Zu Beginn des Vorhabens mussten wir uns finden», sagt Ufuk Kizildag. «Dazu haben wir zusammen Workshops durchgeführt, in denen sich die unterschiedlichen Teams kennenlernen konnten.» Die gemeinsame Suche nach Lösungen und ein einheitliches Verständnis über das Vorgehen hat die unterschiedlichen Teams näher zusammengebracht. Es entstand ein guter Teamspirit, ohne den das vielseitige und anspruchsvolle Vorhaben nicht erfolgreich zum Abschluss gekommen wäre.
Lehren aus der ersten Pilotphase
In einer ersten Pilotphase im Juni 2020 hat das Projektteam die Probe aufs Exempel gemacht. «Wir haben rund 10 Prozent der Mitarbeitenden im Juni auf die BIT-Notebooks migriert», so Ufuk Kizildag. Dabei lief nicht alles reibungslos. Neben einzelnen technischen Problemen zeigte sich, dass die Kommunikation zu den Benutzerinnen und Benutzern noch intensiviert werden musste. Das Projektteam hat diese Erkenntnisse in die Planung einer zweiten Pilotphase einfliessen lassen. Etwa den Einsatz von Floorwalkern: Das sind Mitarbeitende, die die Benutzerinnen und Benutzer während der Migration vor Ort unterstützen – z. B. bei der Erstanmeldung am neuen Notebook. Auch für die Ausstellung einer Smartcard mit den benötigten Zertifikaten und Berechtigungen waren Mitarbeitende vor Ort. Ein weiteres Angebot war der Einsatz von Teachern, die auf Wunsch Mitarbeitende im Umgang mit den neuen Informatikmitteln schulten.
Reibungsloser zweiter Pilot und erfolgreicher Rollout aller Geräte
Die zweite Pilotphase im August 2020 zeigte, dass die getroffenen Massnahmen wirken. «Der zweite Pilot war erfolgreich», sagt Ufuk Kizildag. «Die Migration verlief wie geplant und ohne grössere Schwierigkeiten.» Das blieb auch beim Wechsel der restlichen Geräte so. Seit Ende 2020 arbeiten alle Mitarbeitenden des GS-VBS mit Notebooks des BIT. «Dieser Erfolg ist auch der intensiven Arbeit der insgesamt 14 Mitarbeitenden meines Projektteams zu verdanken», sagt Antonio Di Luca, Projektleiter beim GS-VBS. «Zusätzlich erhielten wir Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen vom Team DCS (Digitalisierung und Cybersicherheit VBS) und der IKT VBS. Aber auch den Super Usern gebührt ein grosses Dankeschön. Nicht zuletzt haben auch die Benutzerinnen und Benutzer ihren Anteil beigetragen, indem sie den Anweisungen der Projektleitung nachgekommen sind und Verständnis zeigten, wenn nicht immer alles auf Anhieb funktioniert hat.»
Umstellung beim Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Nachrichtendienst abgeschlossen
Der Abschluss der Migration im GS-VBS war der Startschuss für die Entflechtung in weiteren VBS-Verwaltungseinheiten: Die Arbeiten beim Bundesamt für Bevölkerungsschutz (BABS) und dem Nachrichtendienst des Bundes (NDB) sind bereits abgeschlossen. Insgesamt hat das BIT in den beiden Verwaltungseinheiten die Bewirtschaftung weiterer 1500 Arbeitsplatzsysteme übernommen. Ebenfalls noch in diesem Jahr geht die Migration beim Bundesamt für Rüstung armasuisse los. Danach folgt die Gruppe Verteidigung – mit rund 15’000 Arbeitsplatzsystemen die grösste Tranche.
Für die FUB ist die Entflechtung der zivilen Büroautomation ein wichtiger Schritt zur Fokussierung auf robuste und hochsichere IKT-Leistungen. «Den vollen Nutzen dieser Massnahmen werden wir spüren, wenn auch alle Fachanwendungen, die Benutzerverwaltung sowie die zugrundeliegenden Dienstleistungsverträge entflechtet werden können», sagt Charles d’Heureuse, Gesamtprojektleiter FUB. «Auf dem Weg dorthin freuen wir uns weiterhin auf die enge Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen vom BIT und aus den betroffenen Organisationseinheiten.»
Entflechtung der Fachanwendungen bis 2026
Das Programm Entflechtung IKT-Basisleistungen VBS umfasst neben den Arbeitsplatzsystemen (Phase I) auch die Fachanwendungen (Phase II). Ausgenommen sind SAP (mehr dazu lesen Sie im Bericht zu SUPERB) und das elektronische Geschäftsverwaltungssystem ActaNova. Im Programm wurden insgesamt ca. 40 Fachanwendungen identifiziert, die bis 2026 schrittweise entweder in die Verantwortung des BIT übergehen oder gemäss IKT-Sourcing-Strategie Bund (2018-2023) extern vergeben werden.
BIT-Kontakt:
Ufuk Kizildag
Gesamtprojektleiter BIT
Tel.: 058 465 32 02
Text: Daniel Wunderli
