Ob im Personal-, Beschaffungs- oder Finanzbereich: Seit über 20 Jahren setzt die Bundesverwaltung für die Abwicklung ihrer Supportprozesse auf SAP. Ab 2025 wird die aktuell verwendete Software jedoch nicht länger unterstützt, stattdessen wird im Rahmen des Programms SUPERB der neue SAP-Standard S/4HANA eingeführt. Dabei gilt es, die Prozesse zu standardisieren und zu harmonisieren – und damit die Digitalisierungsstrategie des Bundes zu unterstützen. Bereits heute sind erste Teile des Systems produktiv.
Für den Aufbau und Betrieb der Supportprozesse des Bundes soll künftig auf SAP gesetzt werden – das lässt der Bundesrat im Dezember 1997 über eine Pressemitteilung verlauten. Heute, mehr als zwanzig Jahre später, werden über die entsprechenden Systeme jährlich mehrere hunderttausend Lohnabrechnungen, rund fünf Millionen Logistik-Aufträge und täglich bis zu 50’000 Transaktionen im Zahlungsverkehr abgewickelt und damit diverse Kernprozesse der Bundesverwaltung unterstützt.
Umso gewaltiger scheint vor diesem Hintergrund die Aufgabe, vor die der Bund nun gestellt wird, denn: Die aktuell verwendete SAP-Version ERP Suite ECC6 ist am Ende ihres Lebenszyklus angelangt; der Support wird ab 2025 reduziert und per 2027 eingestellt. Es gilt, die Prozesse und Systeme für die neue Version SAP S/4HANA fit zu machen – und zwar im Rahmen des 485 Millionen Schweizer Franken schweren Programms SUPERB.
Die Vorgaben von Parlament und Bundesrat sind dabei klar: Die Supportprozesse sollen im Zuge des Vorhabens standardisiert und harmonisiert, bestehende «Silos» überwunden werden. Eine Herkulesaufgabe, könnte man meinen. Doch Programmleiter Patrik Riesen ist überzeugt: «Unsere Leute verfügen über die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um den Auftrag umzusetzen.» Einfach werde das Unterfangen dennoch nicht. «Die Prozesse in der Bundesverwaltung können sehr heterogen sein; verschiedene Verwaltungseinheiten haben verschiedene Bedürfnisse, auf die es einzugehen gilt, damit sie ihre Aufträge erfüllen können. Das ist natürlich nicht immer leicht.» Eine gute Zusammenarbeit sei daher unabdingbar.
Der Startschuss für die Umsetzungs-Arbeiten fällt im Corona-Jahr 2020. Zunächst gilt es, auf Basis der Vorarbeiten und Studien die Prozesse mit dem SAP-Standard abzugleichen und zu optimieren. Anstatt die alten Strukturen zu übernehmen und im Anschluss – wo nötig – anzupassen, wird das System neu aufgebaut. Das bietet die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und existierende Weiterentwicklungen zu nutzen. Gleichzeitig ist dieser Ansatz aber auch mit einem erheblichen Aufwand verbunden: «In den SAP-Systemen wurden in den letzten 20 Jahren umfassende Individualisierungen und Weiterentwicklungen vorgenommen. Diese aufzuarbeiten ist ein kontinuierlicher Prozess und braucht Zeit», erklärt Riesen.
Hochverfügbar und georedundant: Das BIT legt den Grundstein für die Digitalisierung der Supportprozesse
Parallel beginnen im BIT die Arbeiten an einer der Grundvoraussetzungen des Vorhabens: dem Aufbau einer Server-Infrastruktur, auf der die modernisierten Supportprozesse betrieben werden können. Die neue Umgebung ist dabei hochverfügbar und georedundant. Damit wird sichergestellt, dass die Leistungen zu jeder Zeit automatisiert und ausfallsicher zur Verfügung stehen – womit das BIT einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Bundesverwaltung leistet.
Obwohl die Umschaltung der Hauptsysteme erst per Anfang 2024 erfolgen soll, laufen bereits heute erste Infrastrukturen aus dem Programm SUPERB produktiv – etwa im neuen Rechenzentrum RZ CAMPUS in Frauenfeld (mehr dazu hier). So wurden zum Beispiel mehrere Planungsanwendungen für die Budgetierung schon auf die neue Software migriert und auch die neue Stammdatenverwaltung kann von der Eidgenössischen Zollverwaltung verwendet werden.
Agilität als Erfolgsrezept
Zur schnellen und effizienten Umsetzung des Vorhabens setzt die Programmleitung von Beginn an auf Agilität. «Gestartet sind wir mit einem Agile Release Train (ART) bestehend aus acht Teams, um den Kern des Systems aufzubauen. In nur zwei Monaten haben wir so das Arbeiten im agilen Modus eingeführt – das ist extrem schnell und eine enorme Leistung aller Beteiligten. Heute werden über unsere agilen Strukturen rund 380 Mitarbeitende gemanagt. Damit haben wir eine der am weitesten fortgeschrittenen agilen Organisationen in der Schweiz geschaffen», ist sich Riesen sicher. Erst diese agile Organisation mache es möglich, dass so viele Bereiche derart effizient miteinander zusammenarbeiten könnten.
Und auch Pierre Broye, Direktor des Auftraggebers BBL, zeigt sich vom eingeschlagenen Weg überzeugt: «In SUPERB laufen die Bedürfnisse von sieben Departementen und fast 80 Verwaltungseinheiten zusammen; das Vorhaben ist entsprechend komplex. Dass das Programm trotzdem so gut voranschreitet, verdanken wir nicht zuletzt der engen Zusammenarbeit zwischen BBL und BIT: Aufgrund der agilen Programmorganisation sind wir als Auftraggeber als fester Bestandteil in die Umsetzungsarbeiten miteingebunden. Das erlaubt uns, unsere Expertise fortwährend miteinzubringen und mit dem Know-how der BIT-Spezialistinnen und -Spezialisten zu kombinieren, um so das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Ich danke allen Mitarbeitenden des BIT für die wertvolle und geschätzte Zusammenarbeit.»
S/4HANA bis 2024 – so geht es weiter
Bis 2025 müssen die neuen SAP-Systeme bereitstehen – ist das realistisch? «Ja, wir sind auf Kurs», bestätigt Riesen. Eine lineare Roadmap aufzuzeigen, sei jedoch gar nicht so einfach. «SUPERB ist extrem vielschichtig. Es handelt sich hierbei nicht um ein einziges Vorhaben, im Gegenteil: Es gibt immer wieder kleinere Meilensteine und Go-lives zu feiern. Im Personal- und Beschaffungsbereich stehen dieses Jahr zum Beispiel zwei weitere wichtige Schritte an: So wird der erste Webshop auf den modernisierten Systemen verfügbar gemacht und das Bewerbungsmanagement auf der neuen Cloud-Lösung eingeführt.»
Nichtsdestotrotz lässt der Fahrplan von SUPERB einen Ausblick auf die nächsten Monate und Jahre zu: Auf die konzeptionellen Arbeiten zu Beginn des letzten Jahres folgt ab 2021 die Umsetzung in den Systemen. Einen grossen Meilenstein feierte das Programm dabei Ende Juni 2021 mit der Inbetriebnahme der Kernversion des Systems, auf welche alle weiteren Bestandteile der neuen SAP-Infrastruktur aufbauen.
In den darauffolgenden eineinhalb Jahren soll es schliesslich an die Integration der einzelnen Fachanwendungen sowie deren Ausprägung auf die verschiedenen Verwaltungseinheiten gehen. Ab 2023 fällt mit der Migration der relevanten Daten der Startschuss für den Endspurt. Per 1. Januar 2024 – rund ein Jahr bevor SAP seinen Support für ERP Suite ECC6 runterfährt – sollen die neuen Support-Prozesse für die gesamte Bundesverwaltung bereitstehen.
BIT-Kontakt:
Patrik Riesen
Programmleiter SUPERB
Tel.: 058 484 92 93
Text: Suela Amin
