Schusssichere Weste, Helm, Pfefferspray und Handschellen: Material, das zur Ausrüstung eines fedpol-Mitarbeiters gehört. Die Liste besteht aus über hundert Gegenständen. Im Ernstfall muss das Bundesamt für Polizei fedpol sofort handeln können, und das gelingt nur, wenn das notwendige Material richtig gewartet wird und funktioniert. Im vergangenen Jahr hat fedpol das BIT beauftragt, das Materialbewirtschaftungssystem zu erneuern. Ein Einblick in die neue, komplett digitale Lösung.
Die persönliche Ausrüstung der fedpol-Mitarbeitenden wird regelmässig gewartet. Dazu gehören beispielsweise Pfefferspray, Handschellen, die persönliche Waffe oder eine Schutzweste. Dieses Polizeimaterial hat einen gewissen Lebenszyklus, zu dem Wartungen in präzisen Intervallen gemäss genauen Vorschriften gehören. Jeder einzelne Gegenstand muss funktionieren, und zwar immer. Denn: Eine Polizei muss jederzeit einsatzbereit sein. Bietet am Tatort beispielsweise die Schutzweste nicht mehr genügend Schutz, kann das für den Träger oder die Trägerin verheerend sein.
Über 100 Gegenstände stehen auf der Liste des Polizeimaterials: Da ist es zentral, den Überblick zu behalten. Wie alt sind die Handschellen, wie oft wurden sie eingesetzt, funktioniert der Schlüssel noch, wurde er beim Austritt eines Mitarbeiters korrekt abgegeben, oder sind die Handschellen mittlerweile sogar entsorgungsreif? Am Ende eines jeden Lebenszyklus wird das Material entsorgt, selbstverständlich auch hier gemäss Vorschrift.
Das von fedpol bis anhin verwendete System zur Materialbewirtschaftung war ziemlich veraltet. Problematisch war auch, dass das System auf sehr spezifischem Wissen einzelner Mitarbeitender beruhte. Es sollte etwas Neues her; komplett digital, ein System das den gesamten Lebenszyklus der Gegenstände abbildet, von der Bestellung bis zur Entsorgung, in einer einzigen Anwendung, aber mit Anknüpfungsmöglichkeiten zu anderen Systemen für die Ressourcenplanung. Die Stammdaten zu Material und Lieferanten werden einheitlich erfasst; das soll die Qualität der Daten sicherstellen und ihre Verwaltung vereinfachen.
Den Lebenszyklus digital abbilden
Mit diesem Anliegen wandte sich fedpol ans BIT. Nach einer Evaluation stand eine aufwendige Revision des bestehenden, 15 Jahre alten Systems oder aber die Beschaffung einer neuen Anwendung zur Auswahl. Der Entscheid fiel Mitte 2018 zugunsten einer neuen Lösung auf SAP-Basis. «Die notwendigen SAP-Komponenten waren beim Bund bereits im Einsatz, die Lizenzen und das entsprechende Know-how vorhanden», erklärt BIT-Projektleiter Andreas Hunziker. Konkret wurden zwei Komponenten aus dem SAP-System für Material-, Bestands- und Lagermanagement (ERP Central Component) eingesetzt. Zum einen die Komponente «Materialwirtschaft» zur Verwaltung von Beschaffung und Bestand (Wareneingang, -ausgang, -transfer), zum anderen die Komponente «Instandhaltung» für die Geschäftsprozesse Inspektion, Wartung und Instandsetzung.
Für Reservationen ein eigenes System entwickelt
Die Implementierung des neuen Tools verlief problemlos. Einzig die Reservationsverwaltung für Materialien aus dem Leihpool von fedpol erforderte zusätzlichen Aufwand. Im Leihpool befinden sich beispielsweise Spezialwerkzeug, Notebooks, Kameras oder Beamer, die nur temporär für eine besondere Aufgabe benötigt werden. «Wir streben immer die Verwendung von Standardlösungen an, aber die Reservationsverwaltung konnten wir nicht wunschgemäss mit den SAP-Komponenten abdecken», sagt Andreas Hunziker. Also konzipierte das BIT eine entsprechende Ergänzung in der SAP-eigenen Programmiersprache. Für diesen Teil der Lösung war eine Genehmigung des gemeinsamen Fachausschusses Supportprozesse der Fachämter notwendig, da im Rahmen des Programms SUPERB auf die Verwendung von Standardlösungen für Supportprozesse gesetzt wird.
Parallel zum technischen Aufbau der neuen Materialwirtschaft erarbeitete das BIT im Frühjahr 2019 ein Konzept für die Schulung der rund zwölf User und Superuserinnen. Bei den Abnahmetests der Anwendung zeigte sich jedoch, dass der Schulungsbedarf grösser als erwartet war. Es brauchte zuerst ein Grundlagentraining, bevor die User an der eigentlichen Anwendung geschult werden konnten.
Abschluss nach Umzug
Der zusätzliche Entwicklungs- und Schulungsaufwand führte dazu, dass das Projekt nicht wie geplant noch vor dem logistisch aufwendigen Umzug von fedpol in das neue Verwaltungszentrum am Guisanplatz in Bern abgeschlossen werden konnte. «Im Sommer 2019 waren die Mitarbeitenden der Materialwirtschaft stark in die Umzugsaktivitäten involviert. Deshalb nutzten wir den Herbst zur Vertiefung ihres SAP-Know-hows», erklärt Andreas Hunziker. Anfang Dezember 2019 konnte die Anwendung schliesslich produktiv gesetzt und im Januar 2020 livegeschaltet werden.
«Mit der neuen Materialverwaltung können wir nun den gesamten Beschaffungsprozess in einem System abteilungsübergreifend abbilden», sagt Projektleiter Yannick Obrist von fedpol. Den Effizienzgewinn sieht Obrist vor allem in der langfristigen Perspektive: «Die neue Lösung bietet viel mehr Möglichkeiten, da sie in unsere bestehende SAP-Finanzlösung eingebunden ist». Schnittstellen seien reduziert worden, und die neue Lösung vereinfache die Dokumentationspflichten von fedpol stark, so Obrist. «Gegenüber dem alten System können wir jetzt mit wenigen Klicks lückenlos aufzeigen, wo oder bei wem sich das Material befindet.»
BIT-Kontakt:
Andreas Hunziker
Projektleiter
Tel.: 058 464 19 54
Text: Leo Hauser
