Das BIT im Corona-Modus

Der Corona-Shutdown zeigte eindrücklich, wie wichtig für den Bund eine verlässliche IT-Infrastruktur ist. Das BIT reagierte flexibel auf die Krise, federte ausserordentliche Lasten auf Netzwerken und Systemen ab. Neue Tools für das Homeoffice wurden kurzfristig ausgerollt. Auch an der raschen Realisierung der SwissCovid App war das BIT massgeblich beteiligt.

Der 16. März 2020 wird zweifellos in die Schweizer Geschichtsschreibung eingehen: An diesem Montag erklärte der Bundesrat aufgrund der Covid-19-Pandemie die «ausserordentliche Lage». Kurzarbeit, abgesagte Veranstaltungen, geschlossene Läden und ausgedünnter Verkehr auf Strasse und Schiene prägten in den folgenden Wochen das Bild. Jetzt möglichst zuhause zu bleiben, war die eindringliche Aufforderung der Behörden. Rund die Hälfte der Beschäftigten arbeitete bald in den eigenen vier Wänden.

BIT bildet frühzeitig Krisenstab

Auch in der Bundesverwaltung erledigte ein Grossteil der Mitarbeitenden ihre Aufgaben im Homeoffice, was dem BIT grosse Anstrengungen abverlangte, um Netz und Systeme stabil zu behalten. Denn wenn praktisch über Nacht die Fernzugriffe aufs Bundesnetz explodieren und Sitzungen fast nur noch per Telefonkonferenz und Videotelefonie stattfinden, kommt die IT-Infrastruktur schnell an ihre Grenzen.

Doch das BIT ging diese Herausforderungen nicht unvorbereitet an und reagierte laufend und rasch auf die neuen Erfordernisse: Neben bestehenden und erprobten Krisenkonzepten aktivierte das BIT bereits Ende Februar einen interdisziplinären Krisenstab mit täglichen (Online-)Meetings. «Innert kürzester Zeit mussten wir alle Hebel in Bewegung setzen, damit unsere Kunden trotz Shutdown arbeiten können und auch das BIT selbst weiter funktioniert», erinnert sich Krisenmanager Tom Fankhauser.

Fünfstellige Zugriffe als Dauerzustand

Vor Corona gab es selbst an Spitzentagen nie mehr als 2’000 gleichzeitige Fernzugriffe auf das Bundesnetz. Im Frühjahr 2020 waren es mit einem Schlag bis zu 16'000! Mit dem herkömmlichen Remote Access (RABA) war dieses Volumen aufgrund beschränkter Lizenzen und Rechnerleistungen nicht zu bewältigen, weshalb das BIT innerhalb weniger Tage die alternative VPN-Lösung FortiClient von Fortinet implementierte.

Diese kurzfristige Reaktion war möglich, weil der Krisenstab des BIT über weitgehende Entscheidkompetenzen verfügte und das Projekt weit fortgeschritten war. So konnten die Krisenmanager auch rasch reagieren, als in den Anfangsspitzen Skype for Business unter der Last der vielen Telefonkonferenzen ächzte. Die Anzahl täglicher Onlinemeetings war um den Faktor zehn auf bis zu 6'000 nach oben geschnellt, worunter die Qualität der Datenübertragung litt. Dieser Problematik begegnete der Krisenstab mit einem flächendeckenden Roll-out der Ausweich-App Microsoft Teams ab 2. April. Speziell für die Teilnahme an externen Konferenzen wurde zusätzlich Cisco Webex zur Verfügung gestellt.

Unterstützung für überrannte SECO Helpline

Am 20. März beschloss der Bundesrat weitreichende Massnahmen zur Abfederung der wirtschaftlichen Folgen des Corona-Shutdowns. Mit den Überbrückungskrediten und der Ausweitung der Kurzarbeit bekamen das SECO und die Regionalen Arbeitsvermittlungszentren (RAV) sehr kurzfristig zusätzliche und zeitkritische Aufgaben. Hier stellte das BIT unkompliziert einige Mitarbeitende zur Unterstützung der SECO Helpline an den Wochenenden ab.

Trotz der aussergewöhnlichen Situation arbeiteten BIT-Mitarbeitende – meist aus dem Homeoffice – auch an den laufenden Kundenprojekten weiter. Anfang April kam ein Projekt von allerhöchster Priorität dazu: Das SwissCovid-System für die gleichnamige App (siehe Box). Über 70 BIT-Mitarbeitende kamen alleine hierfür zum Einsatz.

Viel besuchte BAG-Website

In einer Krisensituation verlangt die Öffentlichkeit noch mehr als sonst nach aktuellen und verlässlichen Informationen. So entwickelten sich die Websites des Bundesamts für Gesundheit (BAG) und des Bundesrats rasch zu wichtigen Anlaufstellen rund um Corona. Von März bis August 2020 zählten diese Webauftritte zusammen nicht weniger als 58 Millionen Besuche. Das führte am Anfang zu kurzzeitigen Störungen. Der BIT-Krisenstab reagierte sofort und beauftragte die Implementierung einer Cache-Lösung mit mehreren dezentralen Servern. Danach blieben diese wichtigen Infoquellen stabil.

Unverzüglich nach Start des Shutdowns richtete das BIT als Ergänzung zu seinem Telefonsupport einen «Pop-up Store» am Standort «Titanic II» in Bern ein. Hier können Mitarbeitende der Kundenämter täglich von 9 bis 17 Uhr unangemeldet vorbeikommen und die Unterstützung eines dreiköpfigen Support-Teams in Anspruch nehmen sowie Zubehör oder bestellte Geräte abholen – dies selbstverständlich unter den geforderten Hygieneauflagen. Die Kunden nutzen den «Pop-up Store» rege, weshalb ihn das BIT über den Shutdown hinaus institutionalisiert hat.

Trotz Homeoffice brauchte es weiterhin Onsite-Supporter. Damit diese nicht mit dem stark ausgedünnten ÖV anreisen mussten, entwickelte ein Informatiklernender des BIT kurzerhand eine App für ein unkompliziertes Parkplatzmanagement vor dem BIT-Gebäude «Titanic II».

Weil der Kommunikation in einer Krisensituation höchste Wichtigkeit zukommt, hielt das BIT zusammen mit dem ISB die Verantwortlichen in den Ämtern täglich per Info-Mail über Performance, Problembehebungen und Roll-out neuer Software auf dem Laufenden. Auch der Bundesrat war stets über den Zustand der IT-Infrastruktur im Bild. Das Kommunikationsteam des BIT war zudem stark in das Projekt der SwissCovid App eingebunden. «Elf-Stunden-Schichten waren bis zum Sommer fast normal», sagt Sonja Uhlmann, Leiterin Direktionsstab BIT. «Für den ‹Eisbrecher› blieb in dieser Zeit leider keine Zeit.»

Motivationsschub für die BIT-Crew

Homeoffice zeigte den Mitarbeitenden des Bundes, dass sie sich auf eine funktionierende IT-Infrastruktur verlassen können. Ämter, die zuvor kaum Online-Meetings abhielten, stellten fest, dass man auch so sinnvoll arbeiten kann. Anlässe wie etwa die Bundesinformatiktagung konnten die Veranstalter dank der vorhandenen Infrastruktur virtuell durchführen. «Die BIT-Mitarbeitenden erfuhren in dieser ausserordentlichen Zeit viel Bestätigung für ihre ausserordentlichen Leistungen», sagt BIT-Direktor Dirk Lindemann. «Auch wenn dem Team viel abverlangt wurde, so lösten die Erfolge doch einen spürbaren Motivationsschub aus.»

Motivierend sind auch die lobenden Statements von Fachleuten und Usern in der diesjährigen Kundenzufriedenheitsumfrage. Da heisst es etwa: «Die Reaktion des BIT beim Lockdown durch Corona war sehr gut, effizient und effektiv.» Oder: «Note 6 für die wahrnehmbaren, ausserordentlichen Anstrengungen zur Bewältigung der Covid-19-Krise.»

Intensive Mitarbeit an SwissCovid und Covid-19-Dashboard

Die SwissCovid App wurde im Auftrag des BAG in Zusammenarbeit mit dem BIT, den beiden Eidgenössisch Technischen Hochschulen Zürich (ETHZ) und Lausanne (EPFL) sowie der Schweizer Firma Ubique entwickelt. Das BIT verantwortet das Back-end der App, den Aufbau der Serverinfrastruktur und das System für die Kantonsärzte zur Generierung der Codes für infizierte Personen. 70 BIT-Mitarbeitende waren involviert und nach nur sieben Wochen stand das SwissCovid-System bereit. Bereits am 25. Juni 2020, drei Monate nach Projektstart, kam die SwissCovid App in die App-Stores. Für die Implementierung der Schnittstellen (API) stand das BIT frühzeitig in direktem Kontakt mit Google und Apple. Mit ihrer Corona-App war die Schweiz das erste Land, das die Corona-APIs der beiden Tech-Giganten einsetzte. Auf einen internen Aufruf meldeten sich über 100 BIT-Mitarbeitende, um den Betrieb der technischen SwissCovid-Helpline an sieben Tagen pro Woche zu gewährleisten.

Mit dem «Covid-19-Dashboard» hat das BIT für das BAG eine Website für die Publikation der aktuellen Covid-19-Daten aus der Schweiz und Liechtenstein entwickelt. Dieses übersichtliche Dashboard verschafft der interessierten Öffentlichkeit einen raschen Überblick der laufend aktualisierte Zahlen wie Anzahl bestätigte Covid-19-Fälle, durchgeführte Tests, Hospitalisationen und Todesfälle.