Mit dem Online-Zugang zum Bundesarchiv (BAR) kann die Verwaltung neu selbstständig und direkt auf die eigenen digitalen Unterlagen zugreifen. Teil des neuen Zugangs ist zudem eine Infrastruktur, mit der das Bundesarchiv auf Bestellung analoge Unterlagen digitalisiert.
Hört man das Wort «Archiv», denkt man an endlose Regale in dunklen Räumen mit viel Papier. Beim BAR bildet dies aber nur einen Teil der Realität ab, denn bereits 2008 erhielt es den Auftrag ein digitales Archiv zu werden: Wenn die Verwaltung digital arbeitet, muss auch das Bundesarchiv in der Lage sein, digitale Unterlagen zu übernehmen und wieder zugänglich zu machen.
Ein digitales Magazin hat das Bundesarchiv bereits mehrere Jahre. Seit dem 25. November ist nun der «Online-Zugang» für die Öffentlichkeit und Verwaltung zugänglich. Recherche, Einsichtsgesuche, Beratung und Download: Alle diese Dienstleistungen stehen nun auf einem Portal zur Verfügung. Kundinnen und Kunden können analoges Archivmaterial «on demand» digitalisieren lassen. Dazu betreibt das Bundesarchiv eine eigene Digitalisierungsinfrastruktur in Zusammenarbeit mit der Stiftung GEWA. Es vollzieht hier einen Paradigmenwechsel, denn die Digitalisierung ist neu kostenlos. In den Digitalisaten ist eine Volltextsuche möglich, was die Auswertung alter Unterlagen deutlich effizienter macht.
Auf Grund der hohen Nachfrage, ist die Anzahl der «on demand»-Bestellungen auf drei Dossiers pro Tag und Person beschränkt. Dieses Limit wird fortlaufend angehoben. Die Digitalisierungsinfrastruktur wird in den nächsten Jahren ausgebaut. Aktuell dauert es rund 14 Tage bis man die Bestellung erhält.
Die ersten Schritte zum Online-Zugang
Der Online-Zugang zum Bundesarchiv ist hier zu finden.
Beim ersten Einstieg muss man sich zunächst registrieren. Das läuft über das Identitäts- und Zugangssystem (eIAM) des BIT. Angestellte des Bundes können sich einmalig mit ihrer Smartcard registrieren.
Es gibt zwei Stufen der Registration für den Online-Zugang. Bei einer einfachen Registration meldet sich eine Person mit ihrer privaten E-Mail an. Als zweite Stufe identifiziert sich eine Person per Videochat und kann damit auch auf geschützte Unterlagen zugreifen, für die sie eine persönliche Bewilligung hat. Einen Spezialfall bilden Angestellte der Bundesverwaltung, da sie sich mit ihrer Smartcard anmelden können und automatisch identifiziert sind.
Hat man sich registriert, kann man sofort mit der Recherche beginnen. Die Suchmaschine verfügt über alle einschlägigen Komponenten, die man sich von einer Suche wünscht. Dazu gehören die Volltextsuche, diverse Filter und eine erweiterte Suche.
Eine klare Stärke der Suchmaschine ist, dass sie die Terminologie-Datenbank (TERMDAT) der Bundesverwaltung einbindet, wie Stefan Kwasnitza, Auftraggeber für den Online-Zugang, erklärt. Dadurch können Texte in allen Landessprachen gleichzeitig abgefragt werden. Will eine Person beispielsweise eine Interpellation zum Lötschberg finden, gibt sie im Textfeld die Begriffe «Interpellation» und «Lötschberg» ein. Auf der rechten Seite des Suchfeldes erscheint eine Glühbirne. Klickt man darauf, öffnet sich ein Fenster mit den französischen und italienischen Varianten des Wortes «Interpellation». Man kann diese nun anwählen und sucht automatisch mehrsprachig nach dem Dokument.
Grundsätzlich sind viele Dokumente frei verfügbar. Eine Ausnahme bildet Material, welches einer Schutzfrist unterstellt ist. Diese kann nur vom zuständigen Bundesamt aufgehoben werden. Somit ist nicht das ganze Archiv für die Öffentlichkeit einsehbar. Hingegen kann jedes Amt, beziehungsweise die dazu vom Amt selber berechtigten Personen, auf sämtliche eigenen Unterlagen in Schutzfrist zugreifen.
Das BAR begleitet seine Kunden aktiv durch diesen neuen Prozess. Während den regulären Öffnungszeiten kann eine Person direkt mit den BAR-Mitarbeitenden chatten und um Hilfe bitten. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Chatbot um Rat zu fragen, wenn das BAR geschlossen ist. Dieser gleicht einer geführten Suche und kann Kunden bei grundsätzlichen Fragen unterstützen.
Der Digitalisierungsprozess
Wie bereits eingangs erwähnt, wird das archivierte Material «on demand» digitalisiert. Dieser Prozess ist aufwändig und arbeitsintensiv, da er Sorgfalt und Präzision von allen Beteiligten verlangt. Das BAR hat ein Team, welches sich nur der Digitalisierung widmet. Die Mitglieder werden grösstenteils von der Stiftung GEWA gestellt. Die GEWA bietet Arbeitsstellen für Menschen, die aus psychischen Gründen besonders herausgefordert sind. Unterstützt werden sie von einigen BAR-Mitarbeitenden.
Stefan Kwasnitza, stellvertretender Direktor des BAR, beschreibt den Workflow folgendermassen: Bestellt man ein Dokument über den Online-Zugang, löst das System die Lieferung des Papier-Dossiers in die Scanningzone aus. Nach Prüfung der Unterlagen bereitet eine Person dann die Dokumente auf. Sie stellt sicher, dass die Struktur der Dokumente erhalten bleibt, damit der Kunde sich darin zurechtfindet. Der eigentliche Scanvorgang ist je nach Material sehr einfach oder erfordert viel manuelle Intervention. Sonderformate müssen Seite für Seite von Hand gescannt werden. Nach einer Qualitätskontrolle des digitalisierten Produkts, wird es automatisch und standardisiert ins digitale Langzeitarchiv geladen und mit der Zugangsplattform verlinkt. Das Digitalisat können die Kunden anschliessend direkt im Web herunterladen.
Die Infrastruktur befindet sich im Aufbau. Das Bundesarchiv kann heute noch nicht sämtliche Bestellungen digitalisieren. Deshalb erhält auch die Bundesverwaltung im Moment in der Regel noch die Originalunterlagen und nicht Digitalisate. Bis 2021 sollte die Kapazität aber soweit ausgebaut sein, dass alle Kundinnen und Kunden nur noch über den Online-Zugang gehen.
Was ist das Bundesarchiv?
Das Schweizerische Bundesarchiv sichert die Dokumentation staatlichen Handelns und macht diese zugänglich. Dadurch kann die Verwaltung Rechenschaft über ihre Tätigkeiten ablegen. Für Öffentlichkeit und Forschung ist Archivierung eine Voraussetzung, um sich im demokratischen Rechtsstaat eine eigene, kritische Meinung zu bilden. Recherchieren im Bundesarchiv ist online oder vor Ort möglich.
Kontakt beim BAR:
Simon Meyer
Leiter Ressort Stab / Kommunikationsbeauftragter
Tel.: 058 464 00 32
Text: Natalie Mudroch
