Im Handumdrehen «CD Bund»-konforme Dokumente erstellen

Mit dem Vorlagen Service erhalten die Anwenderinnen und Anwender in der Bundesverwaltung eine einheitliche Lösung für den Zugriff auf Dokumentvorlagen für MS Office und GEVER. Der «Eisbrecher» stellt den Vorlagen Service kurz vor und zeigt Ihnen, wie Sie mit wenig Aufwand Dokumente im Corporate Design des Bundes erstellen.

Wie jede grosse Organisation legt die Bundesverwaltung grossen Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild. Das Corporate Design Bund – kurz CD Bund – regelt seit 2007 den visuellen Auftritt der Bundesverwaltung. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, dass ein Dokument vom Bund stammt und welches Departement oder Amt es verfasst hat. Bisher kamen in der Bundesverwaltung verschiedene Lösungen zum Einsatz, mit denen die Mitarbeitenden auf «CD Bund»-konforme Vorlagen zurückgreifen konnten. «Diese Anwendungen werden nun durch den einheitlichen Standarddienst Vorlagen Service ersetzt», sagt Steffen Olbricht, Produktmanager beim BIT.

Zugriff via Acta Nova oder Vorlagen-Client

Der Vorlagen Service ist bereits im Einsatz und erste Verwaltungseinheiten nutzen ihn, so z. B. die Ämter, die mit der neuen GEVER-Lösung Acta Nova arbeiten. «Der Vorlagen Service ist über eine Schnittstelle an Acta Nova angebunden, die Mitarbeitenden können die Vorlagen direkt in der Anwendung im vollen Funktionsumfang nutzen», sagt Jari Bach, stellvertretender Leiter IKT beim GS-VBS und zuständig für die Einführung des neuen Vorlagen Services.

Einfach Office-Dokumente erstellen

Eine zweite Möglichkeit ist, auf die Vorlagen über den Vorlagen-Client «Document Partner Cockpit» zuzugreifen. Im Vorlagen-Client lassen sich Vorlagen für die Office-Anwendungen Word, Power Point oder Excel auswählen, konfigurieren und die gewünschten Dokumente generieren. Den Vorlagen-Client können die Integrationsmanager der Verwaltungseinheiten für alle Mitarbeitenden oder für einzelne Anwender via Remedy beim BIT bestellen. Ab 2020 wird er als Schale-1-Software automatisch auf allen Arbeitsplatzsystemen installiert (mehr Informationen für Integrationsmanager vgl. Infobox).

Vorlagen-Client kurz erklärt

So erstellen Sie Ihre Vorlagen mit dem Vorlagen-Client: Nachdem Sie das Programm gestartet haben, können Sie eine Vorlagenart auswählen. Es stehen Vorlagen für Word, Excel und Power Point zur Verfügung. Im Vorlagenbaum finden Sie einerseits allgemeine Vorlagen, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Das sind z. B. CD-Bund-Vorlagen für Briefe oder Präsentationen. Aber auch Vorlagen für Bundesratsgeschäfte (Roter Ordner) finden Sie hier. Die allgemeinen Vorlagen sind in den Landesprachen Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar.

Neben diesen allgemeinen Vorlagen haben die Verwaltungseinheiten die Möglichkeit, departments- oder amtsspezifische Vorlagen zu erstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Abschnitt zum Vorlagen-Designer.

Wenn Sie z. B. einen Brief mit dem Vorlagen-Client erstellen möchten, wählen Sie die entsprechende Vorlage im Menü. Sie können nun verschiedene Eingaben vornehmen, etwa den Betreff oder das Erstellungsdatum festlegen. Der Vorlagen Service kann zudem über eine Schnittstelle auf die Identitäten aller Mitarbeitenden der Bundesverwaltung zugreifen. Damit lassen sich mit wenigen Klicks Adress- oder Empfängerdaten in die Vorlagen einfügen. Im Reiter «CD-Bund» legen Sie die Farbe des Bundeslogos (rot / schwarz) und die angezeigten Hierarchiestufen (Departement, Departement/Amt, Departement/Amt/Abteilung) fest.

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Textbausteine für Word-Dokumente

Wenn Sie nun auf «Erstellen» klicken, können Sie das Dokument am gewünschten Ablageort speichern. Der Vorlagen Service generiert das gewünschte Dokument gemäss Ihren vorherigen Eingaben. Wenn Sie nun das Dokument öffnen, können Sie den Text nach Belieben bearbeiten oder wieder entfernen.

Bei Word-Vorlagen bietet der Vorlagen Service zudem über ein Add-in die Möglichkeit, Textbausteine in das erzeugte Dokument einzufügen. Sie können im Textbausteinbereich auf der rechten Seite nach geeigneten Textbausteinen suchen. Dabei finden Sie allgemeine Bausteine, die für mehrere Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen sowie solche, die nur für einen bestimmten Dokumenttyp bestimmt sind.

vorlagenservice6 — Bei Word-Vorlagen lassen sich über ein Add-in Textbausteine einfügen.

Mit dem Designer amtsspezifische Vorlagen erstellen

Der Vorlagen Service stellt den Anwendern die Vorlagen über Acta Nova und den Vorlagen-Client zur Verfügung. «Zusätzlich können die Departemente und Ämter mit dem sogenannten Vorlagen-Designer eigene Vorlagen erstellen», sagt Jari Bach. Während der Vorlagen-Client von allen Anwendern eingesetzt werden kann, ist für den Umgang mit dem Vorlagen-Designer eine vorgängige Schulung nötig. «Wer Vorlagen erstellen will, kann sich in einer Schulung zum Vorlagen-Designer ausbilden lassen», so Jari Bach. Verwaltungseinheiten, die eine Schulung durchführen möchten, können sich für weitere Informationen an vlm.gever@bk.admin.ch wenden. Zusätzlich baut das Programm GENOVA, das für die Einführung von Acta Nova in der Bundesverwaltung zuständig ist, gemeinsam mit dem GS-VBS ein Unterstützungsangebot zu Governance, Schulung und Best Practices auf.

Neu designte Vorlagen werden von den Vorlagenverantwortlichen geprüft und danach für die Nutzung freigegeben. Die Anwender finden diese im Vorlagenbaum bei ihren amtsspezifischen Vorlagen.

Dank guter Zusammenarbeit rasch zum Ziel

Den Aufbau des Vorlagen Services und die Integration in den «Standarddienst Büroautomation/UCC» sind das ISB, das GS-VBS und das BIT gemeinsam im Projekt «Unterstützung Vorlagenmanager» angegangen. Innerhalb kurzer Zeit ist es gelungen, einen funktionalen Prototypen zu bauen. «Das Projektteam hat den Vorlagen Service vor allem wegen der guten Zusammenarbeit zur gewünschten Zeit realisieren können», sagt BIT-Projektleiter Bruno Stettler. «Alle Projektbeteiligten konnten sich auf ihre Partner verlassen und fokussiert auf das Projektziel hinarbeiten. Heute läuft der Vorlagen Service sehr stabil.»

Vorlagen Service: Zusatzinformationen für Integrationsmanager

Den Vorlagen Service können Anwenderinnen und Anwender auf zwei Arten nutzen.

In Acta Nova: Der Vorlagen Service ist bereits in das elektronische Geschäftsverwaltungssystem Acta Nova eingebunden und kann ohne zusätzliche Bestellung der Verwaltungseinheiten genutzt werden.

Über den Vorlagen-Client: Den Vorlagen-Client (Document Partner Cockpit) können Integrationsmanager über Remedy für einzelne oder mehrere Anwender sowie für die ganze Verwaltungseinheit bestellen.

Auch der Vorlagen-Designer (Document Partner Design Client) ist über Remedy für die Abnahme-, Referenz- und Schulungsumgebung bestellbar.

Bei Fragen zum Vorlagen Service können Sie sich an an das Produktmanagement BIT (produktmanagement@bit.admin.ch) wenden, bei Fragen zu Vorlagen an das Programm GENOVA (vlm.gever@bk.admin.ch).