Die Zusammenarbeit des BIT mit seinen Partnern in IT-Projekten entwickelt sich positiv, das bestätigen die Ergebnisse der Feedbackgespräche mit den Auftraggeberinnen und Auftraggebern. Der «Eisbrecher» zeigt, mit welchen Massnahmen das BIT Verbesserungen erreicht hat – und dass diese eine wichtige Voraussetzung für die zunehmend agile Zusammenarbeit in Projekten sind.
Das BIT misst jeweils nach Projektabschluss die Zufriedenheit der Auftraggeberinnen und Auftraggeber. Die Befragung erfolgt in einem persönlichen Feedbackgespräch, das Mitarbeitende des Direktionsstabs mit den Auftraggebern führen. Dabei handelt es sich nicht um ein blosses Abfragen, sondern vielmehr um eine strukturierte Diskussion. Die Feedbackgespräche sind immer gleich aufgebaut und decken alle Projektphasen – von der Lancierung bis zum Ergebnis inklusive Termin- und Budgeteinhaltung – ab. Ende Jahr wertet das BIT alle Ergebnisse einer Messperiode aus, mit dem Ziel, Muster im Projektgeschäft zu erkennen und Verbesserungsmassnahmen umzusetzen.
Ergebnisse überzeugen
Die Projektergebnisse haben die Partner des BIT über den Messzeitraum hinweg als gut bis sehr gut bewertet. Die Qualität der Lösungen überzeugt die Partner und entspricht dem, was sie zu Projektbeginn mit dem BIT vereinbart haben.
Verbesserungspotenzial sehen die Auftraggeber auf dem Weg zu den guten Ergebnissen. Während der Projektlancierung und dem Offertprozess ist die BIT-interne Abstimmung der involvierten Bereiche sowie der rechtzeitige Einbezug der Partner ein wichtiger Faktor.
Nähe zu unseren Partnern – der Schlüssel zum Erfolg
Aufgrund dieser Rückmeldungen hat das BIT mit verschiedenen Massnahmen den Einbezug der Partner und die Koordination der am Projekt beteiligten Personen verbessert. Dabei ist es wichtig, dass im BIT das Wissen über unsere Partner geteilt wird: Was sind seine Rahmenbedingungen für das kommende Projekt? Welche Punkte sind besonders wichtig? Gibt es in den laufenden Geschäftsbeziehungen oder aus zurückliegenden Projekten Themen, die für die Lancierung eines neuen Vorhabens unbedingt berücksichtigt werden müssen?
Steigende Zahl an Erstberatungen
Häufig haben unsere Partner das Bedürfnis, sich bereits vor einer Offertanfrage mit Fachspezialisten im BIT über ihr geplantes Vorhaben auszutauschen. Solche technischen Erstberatungen finden immer öfter statt. Ein Pre-Sales-Team – bestehend aus dem zuständigen Accountmanager und den entsprechenden Fachspezialisten – setzt sich mit dem Fachamt zusammen und versucht, offene Fragen zu klären. «Bereits über 80 Pre-Sales-Gespräche haben stattgefunden», sagt Christian Haller, Leiter Accountmanagement BIT. «Die Rückmeldungen zeigen, dass die Möglichkeit, früh in der Lancierungsphase mit den richtigen Personen im BIT zu sprechen, von den Partnern geschätzt wird.»
Wissen im BIT bündeln
Damit das Wissen zu einem bestimmten Partner und die Erkenntnisse aus den Pre-Sales-Gesprächen nicht verloren gehen, hat das BIT bereits vor drei Jahren Clusterteams eingeführt, die immer dieselbe Kundengruppe betreuen. Ein Clusterteam besteht aus Businessanalysten, Business Requirements Engineers, Lösungsarchitekten, einem Offert- sowie dem zuständigen Accountmanager. Die Clusterteams treffen sich wöchentlich, besprechen sämtliche offenen Anfragen und stimmen das weitere Vorgehen ab.
Aktuell läuft ein Pilotversuch, bei dem die Partner in die Clusterteams integriert werden, wenn sie ein Vorhaben mit dem BIT lancieren. Es entspricht dem Wunsch der Partner, frühzeitig miteinbezogen zu werden. Die Partner haben so die Möglichkeit, ihre Erwartungen direkt einzubringen und sind von Beginn weg in Kontakt mit den zuständigen BIT-Mitarbeitenden. Unklarheiten können rasch geklärt werden und der Partner ist unmittelbar über das weitere Vorgehen informiert.
Ressourcen verbindlich planen
Sobald es darum geht eine Offerte auszuarbeiten, ist eine rasche Abstimmung der involvierten BIT-Bereiche entscheidend: Damit das BIT seinen Partnern eine adäquate Offerte erstellen kann, finden für alle Projekte Vorplanungsworkshops statt. Unter der Leitung des zuständigen Offertmanagers sitzen alle beteiligten BIT-Bereiche zusammen, um den Aufwand zu schätzen, Abhängigkeiten zu klären sowie die benötigten Ressourcen zu reservieren und verbindlich zu bestätigen. Neu nimmt auch der Projektleiter des BIT am Vorplanungsworkshop teil. Er ist während des Projekts das wichtigste Bindeglied zwischen dem Fachamt und dem BIT – darum ist es wichtig, dass er bereits in dieser frühen Phase eingebunden wird.
Engagement und enger Austausch mit den Partnern
Die Auswertungen der abgeschlossenen Projekte zeigen, dass das Engagement des Projektteams entscheidend ist. Wenn die Partner spüren, dass die BIT-Mitarbeitenden mit Herzblut dabei sind und mit ihnen konsequent in Richtung des gemeinsamen Ziels arbeiten, sind sie sehr zufrieden.
Auch hier ist die Nähe zu den Partnern in der Bundesverwaltung der entscheidende Faktor: Gemeinsame Projekträume, direkte Absprachen mit den Partnern und kurze Wege schaffen während des Projektverlaufs ein Wir-Gefühl. Diese gemeinsame Identität macht es leichter, Hürden und Rückschläge im Projektverlauf zu meistern und das Projekt zum Erfolg zu führen.
Diese und viele weitere Massnahmen haben dazu beigetragen, dass das BIT die Zufriedenheit der Auftraggeber im Projektgeschäft steigern konnte. Die Fortschritte sind aber auch das notwendige Fundament für den Erfolg von Projekten, die mit dem DevOps-Ansatz durchgeführt werden und damit an Flexibilität, Geschwindigkeit und Agilität gewinnen.
BIT-Kontakt:
Sonja Uhlmann
Leiterin Direktionsstab
Tel.: 058 465 37 35
Text: Daniel Wunderli
