Mit Acta Nova geht nichts mehr im Papierstapel unter

Die Einführung eines bundesweit einheitlichen, elektronischen Geschäftsverwaltungssystems, kurz GEVER, läuft auf Hochtouren. Erste Pilot­ämter sind bereits an Bord und arbeiten mit der neuen Lösung – z. B. die Mitarbeitenden des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Der «Eisbrecher» hat sich mit Kosmas Tsiraktsopoulos, Leiter Kompetenzzentren beim EDÖB, über seine Erfahrungen mit der neuen GEVER­-Lösung Acta Nova unterhalten.

Der Stapel Dokumente in der Briefablage, die Mappe mit Verträgen zum Unterzeichnen, Regale prallvoll mit Bundesordnern – bis vor Kurzem war das ein gewohntes Bild im Büro. Mittlerweile hat bei den meisten Angestellten die Mailbox mit elektronischen Dokumenten den Papierstapel als Arbeitsvorrat abgelöst und die Bundesordner sind ein seltener Anblick geworden. Damit diese elektronischen Dokumente und Informationen rechtskonform und nachvollziehbar verwaltet werden können, baut die Bundeskanzlei (BK) im IKT-Schlüsselprojekt GENOVA* ein bundesweit einheitliches, elektronisches Geschäftsverwaltungssystem (GEVER) auf. «Ab 2020 werden rund 30 000 Mitarbeitende aus allen sieben Departementen und der BK mit dem GEVER-Bundesstandard arbeiten», sagt Markus Meewes, Programmleiter GENOVA bei der BK. Zum Einsatz kommt die Software Acta Nova. Die Einführung der GEVER-Lösung erfolgt in eigenen Programmen in den einzelnen Departementen bzw. der BK (vgl. auch Infobox).

EDÖB hat neue Lösung schon im Einsatz

Schon heute arbeiten erste Verwaltungseinheiten mit der neuen GEVER-Lösung Acta Nova. Die Mitarbeitenden des Bundesamts für Raum­entwicklung (ARE) und des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) nutzen Acta Nova bereits. 

Beim EDÖB war Kosmas Tsiraktsopoulos, Leiter Kompetenzzentren, für die Einführung verantwortlich. «Um mit Acta Nova zu arbeiten, muss man kein IT-Crack sein», sagt Kosmas Tsiraktsopoulos. Was es jedoch braucht, sind geregelte und dokumentierte Geschäftsprozesse. «Beim EDÖB arbeiten wir schon seit vielen Jahren mit einer elektronischen Geschäftsverwaltung, darum ist für die Mitarbeitenden die prozessorientierte Arbeitsweise nicht ganz neu – das erleichtert den Wechsel.» 

Von der Inbox direkt ins GEVER-System 

Wie genau funktioniert die Arbeit mit dem neuen GEVER-Standard? Ein Beispiel: Eine E-Mail mit einer Anfrage zu einem Datenschutzthema liegt in der Mailbox eines EDÖB-Mitarbeiters. Statt es irgendwo auf einer Netzwerkablage zu speichern oder in der persönlichen Mailbox zu belassen, kann er mit einem Klick auf einen in Outlook integrierten Button die E-Mail mit allen Anhängen in Acta Nova importieren. Von nun an läuft die gesamte Bearbeitung bis zur Beantwortung der Anfrage in Acta Nova ab. 

Nun kann er festlegen, wem er für die Aufgabe die Federführung zuweist. Zudem muss er das Geschäft im entsprechenden Dossier abspeichern. Was jetzt noch fehlt: Um mit der Bearbeitung zu starten, muss der entsprechende Prozess ausgewählt werden. Beim EDÖB sind die verschiedenen Geschäftsprozesse gut dokumentiert und im System hinterlegt. Der Mitarbeiter startet in unserem Beispiel einen Beratungsprozess und weist das Geschäft dem entsprechenden Team zu. Nun folgt die weitere Bearbeitung den im Prozess definierten Schritten, bis die Anfrage per E-Mail beantwortet und der Geschäftsfall abgeschlossen ist. «Während dieser Zeit ist immer ersichtlich, bei wem sich das Geschäft befindet und was der Bearbeitungsstand ist», sagt Kosmas Tsiraktsopoulos. Die Benutzer sehen auf der Startseite jederzeit ihren Arbeitsvorrat, bei welchen Dossiers sie federführend sind und welche Termine und Fristen anstehen (vgl. Abbildung). Die Startseite lässt sich durch Hinzufügen weiterer Kacheln den persönlichen Bedürfnissen anpassen. 

Nichts geht mehr im Papierstapel unter

Für Kosmas Tsiraktsopoulos liegen die Vorteile von GEVER auf der Hand. «Alles ist sauber und digital abgelegt. Dass ein Geschäft im Papierstapel untergeht, gehört der Vergangenheit an. Das System verfügt über eine gute Suche, man findet Dossiers einfach.» 

Zudem bietet eine einheitliche Lösung für die Bundesverwaltung die Möglichkeit, Dossiers ämter- und departementsübergreifend zu bearbeiten. «Wenn alle die gleiche Lösung einsetzen, werden übergreifende Prozesse wie z. B. Ämterkonsultationen einfacher», so Kosmas Tsiraktsopoulos. 

Leistungserbringer ISCeco, Betrieb auf Servern im BIT

Die nötige Betriebsinfrastruktur für die einheitliche GEVER-Lösung steht bereits zur Verfügung. Leistungserbringer für die ganze Bundesverwaltung ist das Information Service Center WBF (ISCeco). Die GEVER-Infrastruktur hat das ISCeco gemeinsam mit dem BIT in der Cloud Atlantica aufgebaut (mehr dazu im «Eisbrecher» Nr. 69). Die Infrastruktur ist so konzipiert, dass sich die Rechenleistung sehr rasch an die schrittweise Zunahme der Nutzer anpassen lässt. Bis 2020 rechnet das ISCeco, dass Acta Nova auf rund 250 Cloudservern läuft und 300 Terabyte Speicher benötigt. «Die circa 50 Millionen Dokumente werden rasch Zuwachs erhalten: Aktuell rechnen wir mit einer jährlichen Zunahme von 30 Prozent», so Markus Meewes.

*GENOVA ist ein Schachtelwort aus den Begriffen GEVER und Acta Nova, dem Namen des Softwareprodukts, das in der Bundesverwaltung zum Einsatz kommt.

Programm GENOVA: Wichtige Informationen im Überblick

Im Programm GENOVA wird die Einführung der GEVER-Standardlösung Acta Nova geplant. Für die Einführung bis 2020 sind die einzelnen Departemente bzw. die BK zuständig. Das Programm GENOVA übernimmt dabei die Koordination zwischen den verschiedenen Partnern und den Departementen. Für eine erfolgreiche Einführung stehen verschiedene Ausbildungsangebote zur Verfügung. Mit Onlinemodulen können sich Mitarbeitende selbstständig mit der Anwendung vertraut machen. Dazu kommen Ausbildungsangebote, bei der die Arbeitsweise mit Acta Nova an amtsspezifischen Geschäftsprozessen geschult wird. Detailliertere Informationen finden Mitarbeitende der Bundesverwaltung auf intranet.genova.admin.ch. Öffentlich zugängliche Informationen zu GEVER Bund und GENOVA finden Sie hier: www.gever.admin.ch.


Kontakt bei der BK:

Markus Meewes 
Programmleiter GENOVA
Tel: 058 463 83 41

Text: Daniel Wunderli 

https://www.bit.admin.ch/content/bit/de/home/dokumentation/kundenzeitschrift-eisbrecher/eisbrecher-archiv/kundenzeitschrift-eisbrecher-ausgabe-72/genova.html