Im Doppel-Interview erzählen Salome von Greyerz, Leiterin Abteilung Gesundheitsstrategien beim Bundesamt für Gesundheit (BAG) und Franziska Bühler, Sektionschefin Sedex und Registerentwicklung beim Bundesamt für Statistik (BFS), wie die agile Zusammenarbeit in ihren Projekten – Krebsregister und elektronisches Patientendossier beim BAG sowie Sedex beim BFS – mit dem BIT funktioniert hat.
«Beeindruckend, wie rasch ein funktionsfähiges Produkt da ist»
Frau von Greyerz und Frau Bühler, wie ist es dazu gekommen, dass das BIT Ihre Projekte mit Ihnen agil angegangen ist?
Salome von Greyerz: «In unserem Projekt kam der Wunsch, nach Scrum zu entwickeln, von uns. Wir hatten mit der gängigen Wasserfallmethode die Erfahrung gemacht, dass Initialisierungs- und Konzeptphasen in IT-Projekten zeitraubend und im Formalismus hängengeblieben sind. Wir wussten, dass agile Methoden dem entgegenwirken, indem sie anders gewichten: Sie stellen die Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Kunden – also uns – ins Zentrum und reduzieren die aufwändige, ausführliche Dokumentation soweit wie möglich. Das gibt mehr Freiraum für das, was dem Kunden wichtig ist: Eine IT-Lösung, die noch während der Entwicklung den sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst werden kann. Glücklicherweise haben wir beim BIT offene Türen eingerannt. Unser Wunsch wurde sofort aufgegriffen.»
Was sagen Sie zum agilen Vorgehen in Ihrem Projekt Sedex, Frau Bühler? Franziska Bühler: «Zunächst fällt als Auftraggeber auf, dass man stärker und frühzeitig in die Entwicklung integriert ist. Die regelmässigen Meetings erscheinen im ersten Moment ein Mehraufwand zu sein. Im Rückblick wird klar, dass wir – im Gegenteil – viel zielstrebiger gearbeitet haben. Viele Missverständnisse konnten wir vor der Codierung ausräumen. Das ganze Team kann effizienter arbeiten.»
Was sind aus Sicht Leistungsbezüger (LB) die grössten Unterschiede zwischen einem Vorgehen nach Wasserfall und agilem Projektmanagement?
Franziska Bühler: «Die Interaktion und die gegenseitige Bereicherung. Es setzt den Fokus auf das wirklich Wesentliche. Die Risiken werden minimiert.»
Salome von Greyerz: «Mit einer agilen Methode kann man als LB den Entwicklungsfortschritt viel besser steuern, trägt aber auch viel mehr Verantwortung. Leistungsbezüger und Leistungserbringer bilden über weite Strecken ein einziges, gemeinsames Team. Und es ist das Team, das über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts entscheidet.»
Was hat sich beim agilen Vorgehen für Sie, Frau von Greyerz, als Projektauftraggeberin (PAG) geändert?
Salome von Greyerz: «Als PAG bin ich viel mehr am Umsetzungsprozess beteiligt. Natürlich habe ich einen Product Owner, der meine Anliegen im Scrum-Team vertritt und die operative Arbeit übernimmt. Der Abstimmungsbedarf bezüglich Produkt-Scope – was gehört zum Produkt und was nicht – und die Priorisierung der Anforderungen ist ungleich grösser geworden. Bezüglich des Produkts besteht im agilen Umfeld für den PAG immer eine gewisse Unsicherheit: Was wird es am Schluss wirklich beinhalten? Zum Glück erlaubt die Methode dem PAG an den Review Meetings einen Einblick in den Stand der Arbeiten. Den Fortschritt alle drei Wochen an einer Live-Präsentation zu sehen, stützt das Vertrauen in den Erfolg der Methode.»
Welche Vorteile haben sich aufgrund der agilen Projektdurchführung ergeben?
Franziska Bühler: «Die Entwickler können die Fachanforderungen wesentlich besser nachvollziehen, was dazu führt, dass das Produkt schon von Beginn weg den Erwartungen entspricht. Mehr noch, in den Meetings können die Entwickler ihre Erfahrungen einbringen und es kommen bereits optimierte Ansätze zur Umsetzung. Das Backlog gibt dem Product Owner einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten und via Priorisierung können wir diese steuern. Dies wiederum hilft, den Budgetrahmen einzuhalten und dennoch die relevanten Funktionen umgesetzt zu bekommen.»
Salome von Greyerz: «Was wir gesehen haben: Falls beim Konzept etwas versäumt wird oder wenn sich nach dem Realisierungsstart neue Anforderungen ergeben, spart man sich die ganzen Changemanagement-Prozesse inklusive Änderungsanträge mit nachfolgenden Kostendiskussionen und kann sich auf die Umsetzung konzentrieren.»
Worauf muss beim agilen Vorgehen besonders Acht gegeben werden?
Salome von Greyerz: «Damit auch langfristig – z. B. in Releases – geplant werden kann, ist es wichtig, dass die zur Verfügung stehende Kapazität des Teams über einen längeren Zeitraum möglichst konstant bleibt. Nur so kann man aufgrund der Schätzungen richtig priorisieren und die zu realisierende Funktionalität sinnvoll entsprechenden Releases zuordnen.»
Franziska Bühler: «Der Product Owner muss über solide Kenntnisse des Fachs verfügen und auf Fachseite einen direkten Draht zu den Fachspezialisten haben. Er muss zudem die Fachseite stets über den Entwicklungstand auf dem Laufenden halten.»
Was hat Sie in der Zusammenarbeit mit dem BIT besonders positiv überrascht?
Salome von Greyerz: «Beeindruckend war, wie rasch ein sichtbares und funktionsfähiges Produkt da ist. Wir haben die künftigen Anwenderkreise bereits nach gut sechs Monaten zu einer Präsentation einladen können und was wir dort gezeigt haben, hat überzeugt.»
Franziska Bühler: «Die Entwickler gehen sehr strukturiert vor. Dies hilft die eigenen Anforderungen zu überdenken und die wirkliche Kernanforderung herauszuschälen.»
Wo sehen Sie die Herausforderungen in der agilen Zusammenarbeit mit dem BIT?
Salome von Greyerz: «Als Fachamt kennen wir die Standardergebnisse in der Softwareentwicklung nicht aus dem Effeff, da kommt manchmal die eine oder andere Überraschung auf uns zu. Deshalb sollte man über die erforderlichen Lieferergebnisse sprechen, auch wenn man sie als selbstverständlich erachtet. Was muss wann vorliegen? Wird es aufgrund BIT-interner Vorgaben so oder so erstellt oder ist dazu ein Auftrag im Backlog erforderlich? Das sind Fragen, die wir uns gestellt haben.»
Weshalb empfehlen Sie anderen Ämtern das nächste Projekt agil umzusetzen?
Franziska Bühler: «Es bringt fast nur Vorteile, da der Austausch laufend stattfindet und Changes, Meilensteine und Richtungswechsel in Absprache und mit Vorlauf definiert werden.»
Salome von Greyerz: «Software-Projekte laufen nach dem Top-Down-Prinzip ab: Zuerst kennt man nur einen Teil der Anforderungen, und von denen noch keine Details. Im Lauf der Zeit kommen neue Anforderungen hinzu, andere werden obsolet. Agile Softwareentwicklung scheint uns diesem Umstand am besten Rechnung zu tragen. Im Prinzip ist es der natürliche Weg.»
Kurzer Überblick zu den Projekten
- Über das Krebsregister werden Krebserkrankungen künftig in der ganzen Schweiz einheitlich erfasst.
- Das elektronische Patientendossier (EPD) ist eine Sammlung persönlicher Dokumente mit Gesundheitsinformationen von Patienten. Mehr Infos auf: www.patientendossier.ch
- Sedex wurde im Rahmen der Modernisierung der Volkszählung ab 2010 aufgebaut, um die Statistiklieferungen der kommunalen Einwohnerdienste und der Personenregister des Bundes an das BFS sicherzustellen. Mehr Infos auf www.sedex.ch.
BIT-Kontakt:
Ulrich Hertig
Leiter Projekte Entwicklung
Tel.: 058 462 73 32
Text: Rinaldo Tibolla