Die Bundesverwaltung setzt für die Supportprozesse seit vielen Jahren SAP-Systeme ein. Die aktuell verwendete SAP-Version ERP Suite ECC6 steht am Ende ihres Lebenszyklus: Sie wird per Ende 2025 nicht mehr weiterentwickelt und der Support läuft aus. Im Programm SUPERB23 laufen die Arbeiten für den bundesweiten Wechsel auf die Nachfolgelösung SAP S/4HANA. Ziel ist, die neue Lösung bis 2023 in Betrieb zu nehmen.
SAP – der Weg zur nächsten Generation
Es sind eindrückliche Zahlen: mehr als 30 000 Benutzerinnen und Benutzer, circa zwölf Millionen Eingaben (sogenannte Dialogschritte) pro Monat und rund 155 Terabyte reservierter Festplattenspeicher. Die SAP-Systeme, die für die Supportprozesse Finanzen, Personalmanagement, Beschaffung, Immobilien und Logistik in der allgemeinen Bundesverwaltung zum Einsatz kommen, verarbeiten jeden Tag eine schier unvorstellbare Menge an Daten. SAP wird aber auch in anderen Bereichen eingesetzt. Viele Fachanwendungen haben Schnittstellen zum SAP-System und sind mit diesem mehr oder weniger verbunden.
SAP S/4HANA ab 2023
Aktuell setzt die zivile Bundesverwaltung wie auch das VBS die ERP Suite ECC6 ein (ERP steht für Enterprise Resource Planning). Die Firma SAP hat angekündigt, dass sie ECC6 per Ende 2025 nicht mehr weiterentwickelt. Auch der Support läuft zu diesem Zeitpunkt aus.
Im Programm SUPERB23*, unter der Leitung des Informatiksteuerungsorgans des Bundes (ISB), sind Anfang 2017 die Arbeiten für die Ablösung des bestehenden Systems angelaufen. Mit dem Bundesratsbeschluss vom 28. Juni 2017 ist klar, dass im ERP-Bereich auch künftig SAP-Technologie zum Einsatz kommt: Nachfolger von ECC6 ist die Business Suite SAP S/4HANA. Ebenfalls Teil des Programmauftrags von SUPERB23 ist die Umsetzung des Ziels 5 der IKT-Strategie 2016-2019 des Bundes. Dieses sieht vor, dass die künftige Plattform für die Supportprozesse der Bundesverwaltung und die dazugehörigen Fachanwendungen bis 2023 in Betrieb sind.
In-Memory-Technologie, neue Datenarchitektur
«Der Schritt hin zu SAP S/4HANA ist viel mehr als ein Releasewechsel», sagt Thomas Jost, Vizedirektor im BIT und verantwortlich für das Thema SAP. Die neue SAP-Suite baut ganz auf die In-Memory-Datenbank SAP HANA. Bei der In-Memory-Technologie werden die Daten im schnellen Arbeitsspeicher (RAM) gehalten, anstatt auf herkömmlichen Festplatten. Daten müssen vor der Verarbeitung nicht mehr von der Festplatte in den Arbeitsspeicher kopiert werden. Welche Daten im schnellen Arbeitsspeicher gehalten werden, wird im Rahmen des Programms SUPERB23 entschieden, da die Menge dieser Daten einen Einfluss auf die Kosten hat. SAP hat zudem das zugrunde liegende Datenmodell verschlankt. Neu müssen Daten für Analysen oft nicht mehr in aggregierter Form mehrfach abgelegt werden. Die In-Memory-Technologie und das neue Datenmodell ermöglichen eine schnelle Verarbeitung von grossen Datenmengen. Das System verarbeitet die Daten praktisch in Echtzeit.
Besseres Benutzererlebnis
Mit dem Wechsel zu SAP S/4HANA wird sich auch die Benutzeroberfläche der SAP-Anwendungen ändern. Statt des gewohnten – teils etwas altmodischen – Look-and-Feels der bisherigen Benutzeroberflächen kommen die SAP-Anwendungen mit einem modernen, einheitlichen User Interface (SAP Fiori 2.0) daher. Die Benutzeroberfläche ist personalisierbar und ermöglicht dank responsivem Design auch eine unkomplizierte Nutzung auf mobilen Geräten. Wie die neue Benutzeroberfläche in der Bundesverwaltung schliesslich aussehen wird, ist heute noch nicht klar. Sie ist vor allem für Endbenutzer gedacht – Powerusern, die regelmässig mit den SAP-Anwendungen arbeiten, stehen weiterhin die bekannten Benutzeroberflächen zur Verfügung.
Bewährte Funktionalitäten auf Optimierungspotenzial überprüfen
«Der technologische Schritt von der ERP Suite ECC6 hin zu SAP S/4HANA ist riesig», sagt Roger Schmid, Programmleiter SUPERB23 beim ISB. «Statt einer rein technischen Migration auf die aktuelle Version bietet das Programm die Gelegenheit, die historisch gewachsene SAP-Landschaft zu vereinfachen und sie den sich ändernden geschäftlichen Bedürfnissen anzupassen.» Auch deshalb haben sich die Programmverantwortlichen gegen eine Konvertierung des bestehenden Systems entschieden. Das heisst nicht, bewährte Funktionalitäten über Bord zu werfen, sondern – wenn sinnvoll – auf die neue Basis des Systems zu übernehmen. «Dabei ist es unser Ziel, wann immer möglich Eigenentwicklungen durch Standardlösungen zu ersetzen. Das vereinfacht künftige Softwarereleases», so Thomas Jost.
Chance, Supportprozesse einfacher zu gestalten
Ein Hauptaugenmerk bei der Erarbeitung der Zielarchitektur für die neue SAP-Landschaft liegt bei Prozessoptimierungen. Die neue Technologie bietet Möglichkeiten, Prozesse einfacher und zeitgemässer zu gestalten. «In eigenen Teilprojekten prüfen die verantwortlichen Fachämter gemeinsam mit Vertretern aller Departemente und der Bundeskanzlei aktuell, bei welchen Supportprozessen solche Vereinfachungen möglich und sinnvoll sind», sagt Roger Schmid. Es sind dies für die Finanzen die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV), für das Personalmanagement das Eidgenössische Personalamt (EPA), für die Beschaffung das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL), für die Logistik das VBS und für die Immobilien das BBL und das VBS zusammen.
Schnittstellen zu Fachanwendungen
Neben den Supportprozessen gibt es über 240 Fachanwendungen, die Funktionalitäten von SAP nutzen oder Schnittstellen zu SAP haben. Der Wechsel zu SAP S/4HANA bedingt zwangsläufig Anpassungen bei diesen Fachanwendungen. Das BIT ist in den letzten Monaten auf die Anwendungsverantwortlichen in der Bundesverwaltung zugegangen, um mit ihnen den Aufwand für notwendige Anpassungen an ihren Fachanwendungen zu eruieren.
Die über 100 internen SAP-Spezialistinnen und -Spezialisten, die im BIT arbeiten, leisten einen wertvollen Beitrag zum Programm SUPERB23. Neben den nötigen Anpassungen der Fachanwendungen mit Schnittstellen zu SAP, arbeiten sie die neue, optimierte SAP-Infrastruktur aus und beraten die Fachämter bei der technischen Umsetzung ihrer fachlichen Anforderungen.
Falls Sie weitere Fragen zum Wechsel auf SAP S/4HANA haben, können Sie sich an Martin Pislcajt, Programmmanager SUPERB23 im BIT, wenden.
*Der Programmname SUPERB23 steht für Supportprozesse ERP Bund 23.
ERP-IKT 2023 und SUPERB23 kurz erklärt
Die Strategie ERP-IKT 2023 sieht vor, dass im Jahr 2023 die zentrale Bundesverwaltung (zivil und militärisch) die Supportprozesse modernisiert und optimiert hat und die unterstützenden SAP-Systeme vollständig erneuert sind. Im Programm SUPERB23 erfolgt der Aufbau und die Migration der SAP-Systeme für die Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung. Auch die Definition des Kernsystems für die Supportprozesse der zentralen Bundesverwaltung erfolgt im Programm. Parallel dazu konsolidiert im Programm ERPSYSVAR das VBS seine SAP-Systeme und migriert den einsatzrelevanten Teil der Armee. Mehr Informationen zur ERP-IKT-Strategie 2023 finden Sie auf intranet.isb.admin.ch.
BIT-Kontakt:
Martin Pislcajt
Programmmanager
Tel: 058 465 17 86
Text: Daniel Wunderli