Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) hat das CMS-Template auf SharePoint zum Aufbau von Intranet-Auftritten in der Bundesverwaltung in den Standarddienst BA/UCC aufgenommen. Die Collaboration Publishingsite (SharePoint CMS) wird im 2. Quartal als Marktleistung des BIT zur Verfügung stehen. Das EDI und das UVEK nutzen das Template bereits für ihr neues Intranet und haben sich in der Ausgestaltung der Lösung stark eingebracht.
Intranet aufbauen mit SharePoint
Die Geschichte des Content Management Systems (CMS)* auf SharePoint beginnt mit der End-of-Life-Ankündigung der CMS-Lösung von Imperia im Jahr 2016. Damals galt es für Generalsekretariate der Departemente, ihre Fühler nach Alternativen zu Imperia auszustrecken. Eine erste Studie prüfte den Einsatz von CMS Adobe Experience Manager (AEM) und Microsoft SharePoint als Imperia-Alternativen für Internet und Intranet. Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) hielt darin fest, dass AEM als Publishing-Plattform für das Internet eingesetzt wird. Für Intranet-Auftritte legte das ISB AEM oder SharePoint als mögliche Produkte fest. Das EDI und das UVEK haben sich als erste Departemente für die SharePoint-Variante entschieden und den Aufbau des Templates finanziert. «Alle hatten in sich geschlossene Intranets. Wir haben das als Chance gesehen, dass wir alle Ämter auf die gleiche Plattform nehmen können. Und wir haben daher im EDI den Grundsatz, dass Inhalte im Intranet grundsätzlich für alle seine Ämter offen sind. Andere Inhalte werden in GEVER oder in separaten Collaboration-Sites gehalten», sagt Astrid Strahm, Leiterin Informatik-Projektmanagement im GS-EDI. Die Vorteile sind für Astrid Strahm auch ganz klar mit SharePoint als Collaboration-Plattform verbunden.
Der Bereich Engineering CCM Services des BIT hat das CMS-Template für SharePoint 2013 auf die bestehende SharePoint-Neo-Plattform integriert. Pro Amt wird eine eigene SharePoint-Site-Collection erstellt. Diese umfasst sämtliche Inhalte des Amtes, inklusive Search-Center. Damit ein Amt mehrere Site-Collections für ein CMS besitzen kann, sind verschiedene URL-Varianten möglich. Ein grosses Amt kann somit sein Intranet auf beliebig viele Site-Collections verteilen. Pro Departement wird eine Konfigurations-Site-Collection erstellt. Diese beinhaltet zentral die Lösung für alle Ämter.
Vorteile CMS AEM
- Grosse Vielfalt von Inhaltstypen
- Komfortable Anbindung von externen, webbasierten Applikationen
- Möglichkeit zur Wiederverwendung von Seiteninhalten, siteintern und siteübergreifend
- Einheitlichkeit der Darstellung durch vorgegebene Inhaltscontainer
- Einfache Bedienbarkeit fürs Publizieren von Inhalt
- Bereits sehr ausgereifte Publishing-Plattform
- Für Inter- und Intranet verfügbar, Mitarbeitende müssen nur ein System lernen
- Intuitive, Drag&Drop-basierte Oberfläche zum Erstellen der Seiten
Vorteile SharePoint CMS
- Collaboration-Funktionen, die SharePoint bietet
- Direkte Anbindung an Skype for Business (UCC)
- Flexibles Berechtigungskonzept
- Ämterübergreifende und Sharepoint-übergreifende Suche
- Dynamische Kontakte (Anbindung Admin-Directory)
- Optimierungen sind über Scripts möglich
- Einheitliche Darstellung von Inhalt für Ämter
- Kostengünstiger
Umfassende Suche möglich
Da das Intranet-CMS-Template auf der SharePoint-Neo-Plattform gebaut ist, umspannt beispielsweise die Suche alle an der Plattform angeschlossenen Templates. So können die Suchresultate nach Amt, Departement, Datei-Typ oder auch nur nach Verfasser gefiltert werden. Diese können über Tabs angewählt werden. Der Benutzer erhält über den Tab «Collaboration» Resultate für alle Collaboration-Sites der ganzen Bundesverwaltung, auf die er auch Zugriff hat.
Eine Personensuche ermöglicht das SharePoint-Intranet auch. Im Tab «Personensuche» findet der Benutzer alle Mitarbeitenden der Bundesverwaltung mit den relevanten Informationen aus dem Adressverzeichnis Admin-Directory und mit Informationen, welche die Mitarbeitenden selbst ergänzen können.
Alternativ zur Suche steht ein Index und eine Sitemap zur Verfügung. Stark für den Index und auch die Anbindung an das Admin-Directory eingesetzt hat sich das UVEK. «SharePoint ist sehr flexibel und hat viele Möglichkeiten, den Auftritt nach den Bedürfnissen eines Amtes zu konfigurieren. Ein wesentlicher Punkt ist sicherlich, dass Collaboration- und Intranet-Bereich näher beisammen sind. Die Mitarbeitenden können mit weniger Tools arbeiten und haben für diese beiden Bereiche eine gemeinsame Suche», sagt Otmar Gächter, Leiter neue Medien im GS-UVEK.
Basistemplate mit zahlreichen Funktionen
Mit SharePoint CMS steht den Kunden des BIT ab dem 2. Quartal ein Basistemplate zur Erstellung ihres Intranet-Auftritts unter anderem mit folgenden Funktionen zur Verfügung:
- Unterschiedliche Seitenlayout-Templates nach CI/CD Bund-Vorgaben
- Über Admin-Directory integriertes Berechtigungskonzept
- UCC-Integration (Skype for Business) Publikation von Content mit durchgängiger Mehrsprachigkeit
- Erweiterte Funktionalität wie beispielsweise der Themen-Index A bis Z
- Zentrale Publikation von departementalen Inhalten von und für Ämter
- Search-Center-Integration: ermöglicht Suche nach Personen, Amts-Inhalten, Departements-Inhalten und nach Inhalten aus Collaboration-Sites
- Integration von Microsoft-Office-Anwendungen
Zusätzliche Anforderungen nur über P035
Obwohl SharePoint viel Spielraum lässt, um Spezialanwendungen einzubinden, müssen zusätzliche Anforderungen an die Funktionen des Basistemplates von SharePoint CMS über den IKT-Anforderungsprozess P035 beim ISB eingebracht werden. Das ISB entscheidet schliesslich, ob eine neue Funktion in SharePoint CMS integriert wird.
«Das SharePoint-Intranet ist vielseitig einsetzbar und integriert verschiedene Collaboration-Funktionen wie beispielsweise Blogs, Wikis und Umfragetools. Es ist auch voll in die UCC-Lösung Skype for Business integriert», sagt Astrid Strahm. Beispielsweise bei der Anzeige von Mitarbeitenden sehen die Benutzer gleich auch den Skype-Status. Mit einem Klick kann der Benutzer den Mitarbeitenden anchatten, anrufen, in den Video-Call einladen oder ihm eine E-Mail schreiben.
«SharePoint CMS ist eine pragmatische Lösung aber keine Luxus-Lösung», sagt Otmar Gächter. Zur Benutzerfreundlichkeit hat das UVEK durchaus positives Feedback erhalten. «Wir haben bis jetzt gute Erfahrungen mit SharePoint CMS gemacht. Wenn Publisher sich initial Zeit nehmen, sich mit Sharepoint vertraut zu machen, kommen sie nach der Einarbeitungszeit gut zurecht. Das Backend sieht gleich aus wie das Frontend.», sagt Otmar Gächter. Das UVEK könne dank SharePoint CMS ein zukunftsweisendes Intranet aufbauen. «Wir sehen unser Intranet als Einstiegsportal für den modernen digitalen Arbeitsplatz. Es ist ein Vorteil, dass wir mit SharePoint CMS Information und Collaboration im gleichen System zusammenbringen. Die modernen Intranets trennen Information und Collaboration nicht mehr», sagt Otmar Gächter.
SharePoint CMS oder CMS AEM?
Die Frage, ob SharePoint CMS oder CMS AEM, stellt sich für Kunden nur bei der Realisierung eines Intranets. «Eine Abwägung der Vor- und Nachteile beider CMS-Lösungen, basierend auf den spezifischen Kundenbedürfnissen, ist enorm wichtig», sagt Jürg Bläsi, Produktmanager im BIT. Mit den beiden Marktleistungen kann das BIT nun besser auf die jeweiligen Bedürfnisse der Kunden eingehen (siehe Auflistung oben).
* Web Content Management Systeme unterstützen Web-Redakteure bei Publikationen im Internet, bei der gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung, Organisation sowie Bewirtschaftung von Web-Auftritten und deren Webseiten.
Autor: Rinaldo Tibolla
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