Im Programm GENOVA läuft aktuell der Aufbau und die Einführung eines einheitlichen Geschäftsverwaltungssystems (GEVER) für die ganze Bundesverwaltung. Leistungserbringer für die neue GEVER-Lösung ist das Information Service Center WBF (ISCeco). Das BIT baut in enger Zusammenarbeit mit dem ISCeco die nötige Betriebsinfrastruktur auf. Dabei setzen sie auf die Cloud Atlantica des BIT.
ISCeco und BIT bauen GEVER- Infrastruktur Hand in Hand
Ab 2020 werden rund 30 000 Mitarbeitende aus allen sieben Departementen und bei der Bundeskanzlei (BK) mit einer einheitlichen elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) arbeiten. Der Bundesrat hat die BK beauftragt, im Programm GENOVA* die Realisierung einer standardisierten GEVER-Lösung, den Betriebsaufbau und die schrittweise Einführung in der Bundesverwaltung in die Hand zu nehmen. «Als Leistungserbringer wird das Information Service Center WBF (ISCeco) den künftigen Standarddienst GEVER für die ganze zentrale Bundesverwaltung anbieten», sagt Michel Glauser, Geschäftsbereichsleiter GEVER Anwendungen beim ISCeco. Zum Einsatz kommt das Produkt Acta Nova, das die heute bestehenden GEVER-Lösungen im Bund Schritt für Schritt ablöst.
GEVER in der Cloud Atlantica
«Die GEVER-Infrastruktur wurde in der Cloud Atlantica des BIT aufgebaut», sagt BIT-Projektleiter Gregor Fasching. Die beiden IKT-Leistungserbringer ISCeco und BIT arbeiten im Projekt «Aufbau Betrieb» gemeinsam daran, die nötige Infrastruktur bereitzustellen und die Supportprozesse zu definieren. Aktuell befindet sich das Projekt in der Einführungsphase – bereits im April werden erste Pilotbenutzer mit dem neuen GEVER-System arbeiten. Die Realisierung der Infrastruktur hat eineinhalb Jahre gedauert und ist Ende 2017 abgeschlossen worden. Eine Herausforderung im Projekt ist, dass in Zukunft sehr viele Mitarbeitende mit GEVER arbeiten werden. «Wir rechnen bis 2020 damit, dass GEVER auf rund 250 Cloudservern läuft», sagt Nicolas Mühlemann, Projektleiter beim ISCeco. Das umfasst neben den produktiven Systemen auch Referenz- und Schulungsumgebungen.
Das ISCeco und das BIT haben gemeinsam entschieden, die Betriebsinfrastruktur nicht auf Vorrat zu bauen. Stattdessen erlaubt die gewählte Systemarchitektur, die Rechenleistung sehr rasch an die schrittweise Zunahme der GEVER-Nutzer anzupassen. Man spricht in diesem Zusammenhang in der IT von einem System mit einer hohen Skalierbarkeit.
Das ISCeco und das BIT haben gemeinsam entschieden, die Betriebsinfrastruktur nicht auf Vorrat zu bauen. Stattdessen erlaubt die gewählte Systemarchitektur, die Rechenleistung sehr rasch an die schrittweise Zunahme der GEVER-Nutzer anzupassen. Man spricht in diesem Zusammenhang in der IT von einem System mit einer hohen Skalierbarkeit.
Spezielle Hardware für rasche Datenbankabfragen
Bei den Cloudservern, auf denen Acta Nova läuft, handelt es sich um Standardserver, wie sie das BIT auch für andere Anwendungen in der Cloud anbietet. Da der bundesweite Einsatz von GEVER sehr hohe Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Systems stellt, setzt das BIT zusätzlich sogenannte Hardware für erhöhte Leistungsanforderungen – kurz HHL – ein. «In diesem HHL-Teil der Cloud befinden sich die SQL-Datenbanken der GEVER-Lösung», sagt Gregor Fasching. Die HHL wird ausschliesslich für GEVER-Datenbanken verwendet – sie soll sicherstellen, dass das System auch viele gleichzeitige Anfragen mit kurzen Antwortzeiten abarbeiten kann.
Anspruchsvoll war auch die Anbindung von GEVER an die vielen Umsysteme. «In der Bundesinformatik haben wir eine komplexe Systemlandschaft, in die wir GEVER integrieren müssen», so Gregor Fasching. SAP, SharePoint, eIAM und Vorlagenmanager sind nur einige Systeme, zu denen Acta Nova eine Schnittstelle benötigt. Eine weitere Anbindung wird es künftig zu Scangeräten geben – das ISCeco erarbeitet eine entsprechende Leistungsoption für den GEVER-Service.
Bei der Systemarchitektur für das GEVER-System hat auch die BK massgeblich mitgewirkt. «IT-Architekt Roger Flury von der BK hat mit seinem sehr breiten GEVER-Wissen das Projekt bei der Konzeption des Systems stark unterstützt», sagt Michel Glauser. Diese Erfahrung mit GEVER-Lösungen war sehr wertvoll.
Als weitere Erfolgsfaktoren sieht Michel Glauser das automatisierte Testing und Deployment: «Mit einem konventionellen Deployment wäre ein effizientes Einspielen der Software auf die zahlreichen Systeminstanzen in den knappen Integrationszyklen und Wartungsfenstern nicht möglich. Den Grad der Automatisierung zu steigern, ist eine stetige Aufgabe im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.»
Gemeinsame Supportorganisation
Als erste Verwaltungseinheit wird das Bundesamt für Raumentwicklung (ARE) ab April 2018 mit dem neuen GEVER arbeiten. Für das ISCeco und das BIT ein wichtiger Moment – ab dann beginnt der produktive Betrieb und es wird sich zeigen, wie die Zusammenarbeit in der Praxis funktioniert. Denn auch im Regelbetrieb setzt sich die Kooperation der beiden IKT-Leistungserbringer fort. Das zeigt sich besonders bei der Supportorganisation für GEVER. Ansprechpartner bei Störungen ist das Service Desk BIT. Für die Bearbeitung verwendet das ISCeco das Ticketing-System Remedy des BIT. Auch den Incident-, Change- und Problem-Management-Prozess wird das ISCeco vom BIT übernehmen. Bei einem Problem in der Applikation werden Mitarbeitende des ISCeco an der Behebung arbeiten, bei Störungen im Zusammenhang mit der GEVER-Infrastruktur das BIT. Das bedingt eine gute Abstimmung und kurze Wege zwischen dem ISCeco und dem BIT.
Unkomplizierte, lösungsorientierte Zusammenarbeit
Allgemein hat das ISCeco im Projekt auf Nähe zu den Projektbeteiligten aus dem BIT gesetzt: «Wir verfügen in den Räumlichkeiten des ISCeco über gemeinsame Projektarbeitsplätze», sagt Gregor Fasching. «Das hat den Teamgeist gestärkt. Wir arbeiten in diesem Projekt sehr agil zusammen und haben stets die Lösung im Blickfeld.»
GEVER Bund & Programm GENOVA kurz erklärt
GEVER steht in der Bundesverwaltung für die elektronische Geschäftsverwaltung. GEVER ermöglicht den Mitarbeitenden, ihre Arbeit nachvollziehbar und rechtskonform zu dokumentieren. In GEVER werden geschäftsrelevante Informationen und Dokumente erzeugt, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. Das neue GEVER-System soll insbesondere die prozessorientierte Arbeitsweise unterstützen. Mehr Informationen zu GEVER und zum Programm GENOVA finden Sie auf www.gever.admin.ch.
*GENOVA ist ein Kofferwort aus den Begriffen GEVER und Acta Nova, dem Namen des GEVER-Softwareprodukts, das in der Bundesverwaltung künftig flächendeckend zum Einsatz kommt.
Autor: Daniel Wunderli
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