Das BIT bietet den Kunden der Bundesverwaltung ab dem Frühjahr 2018 ein Standard-Tool für die Erstellung und den Versand von E-Mail-Newslettern an. Mit dem Newsletter-Tool können mehrsprachige Newsletter mit Bildinhalten erstellt, Abonnements einfach verwaltet und Klickraten auf Links in den Newslettern bequem ausgewertet werden.
Das Newsletter-Tool steht ab 2018 für die Bundesverwaltung bereit
In der Bundesverwaltung gibt es zahlreiche Ämter, aber auch Departemente, die Informationen an eine breite Leserschaft verschicken. In den meisten Fällen findet dies über den Versand von Newslettern statt. Wer sich die Information abonniert, erhält den Newsletter zu einem bestimmten Thema im Namen des jeweiligen Amtes oder Departements. Auch bundesintern verschicken Verwaltungseinheiten regelmässig themenspezifische Informationen an bestimmte Gruppen oder Abonnenten. Das Newsletter-Tool des BIT greift diese Bedürfnisse auf. Die Webapplikation erlaubt die Erstellung, den Versand sowie die Kontaktverwaltung separat pro Kunde. Der Aufbau des Newsletters ist über Templates möglich. Das Team Entwicklung User Interface (EUI) des BIT ist beratend für die Gestaltung gemäss CI/CD-Bund und die Anforderungen für die Accessibility-Tauglichkeit der Webapplikation im Projekt dabei. Wenn die Anforderungen für die Accessibility-Tauglichkeit im Tool eingebaut sind und Redaktoren des Newsletter-Tools ihre Newsletter auch nach den Vorgaben der Barrierefreiheit aufsetzen, ermöglicht man auch Menschen mit Einschränkungen oder Behinderungen, die Newsletter zu lesen. Dafür müssen die Redaktoren des Newsletter-Tools entsprechend geschult werden.
Mehrsprachige Erfassung möglich
Mit dem Newsletter-Tool können Kunden ihre Newsletter einfach, funktional und mehrsprachig erfassen. Auch Bildinhalte zu integrieren, ist kein Problem. Vor dem Versand an die Abonnenten kann der Kunde den aktuellen Newsletter über den Testversand überprüfen. Der Redaktor des Newsletter-Tools verwaltet den Adresspool. «Die Applikation ermöglicht es, dass der Kunde Datensätze, Berechtigungen und Inhaltskategorien definieren und Templates aus bestehenden Bausteinen aufbauen kann», sagt Projektleiter Stefan Leisi. Zudem sind etliche Auswertungsmöglichkeiten in der Webapplikation vorhanden: Der Versender kann einfach ermitteln, wie erfolgreich sein Mailing gewesen ist. So wertet das Newsletter-Tool aus, ob die im Newsletter verwendeten Links benutzt wurden.
Die Anmeldemaske zum Newsletter-Tool kann in Webseiten eingebunden werden. Und User können sich für Newsletter auf einfache Weise anmelden und ihr Userprofil anpassen. «Für interne Zwecke streben wir eine spätere Anbindung an Outlook-Verteilerlisten an», sagt Stefan Leisi. Nützlich wird auch das BounceManagement des Tools sein: Ungültige oder fehlerhafte Empfängerdaten können einfach bereinigt werden. Das Newsletter-Tool ist auch über die Zugriffsrechte der Redaktoren mittels eIAM* geschützt. Fast selbstverständlich ist, dass sich die Newsletter archivieren lassen. Geplant ist schliesslich auch, dass über das Newsletter-Tool Einladungen für Events verschickt und einfache Umfragen vom Kunden erstellt und ausgewertet werden können. Insgesamt schafft das BIT mit dem Newsletter-Tool eine standardisierte und günstige Gesamtlösung. So lassen sich Mehrfachbeschaffungen vermeiden und Kosten für die gesamte Bundesverwaltung einsparen.
Entspricht Sicherheitsvorgaben des ISB
Hinzu kommt, dass das BIT das Newsletter-Tool gleich selbst betreibt und damit einer Sicherheitsvorgabe des Informatiksteuerungsorgans des Bundes (ISB) Rechnung trägt. Denn gemäss ISB ist der Versand von Newslettern mit Absender einer Verwaltungseinheit von ausserhalb der Bundesnetzes problematisch. So hält die Weisung E019 des ISB fest, dass ausgehende E-Mails der Bundesverwaltung mit der Endung .admin.ch nicht von ausserhalb der Bundesverwaltung versendet werden dürfen. Diese Praxis birgt potentiell die Gefahr von Spoofing (vgl. Artikel im «Eisbrecher» Nr. 67 unter «Weitere Artikel zu diesem Thema») dass der E-Mail-Absender seine Identität also über die Verwendung der .admin.ch-Endung verschleiert und sich so in krimineller Absicht und mittels Phishing Zugang zu personenbezogenen Daten verschafft. Die Weisung E019 gilt seit dem 7. Oktober 2016. Das ISB hat aufgrund fehlender Alternativen einigen Ämtern und Departementen eine Ausnahmebewilligung für die Nutzung von externen Newsletter-Lösungen erteilt. Das Newsletter-Tool wird diese Lücke nun schliessen und einen Ersatz für die heute bestehenden externen Newsletter-Lösungen bieten. Laut dem ISB muss eine Umstellung, sofern keine Ausnahmebewilligung vorliegt, bis zum 31. Dezember 2018 erfolgen. Ämter, welche bereits eine Ausnahmebewilligung vom ISB erhalten haben, müssen – sofern nicht bereits erfolgt – bis zum 31.1.2018 ihre Ausnahme bestätigen lassen.
Bestellbar im Frühjahr 2018
«Kunden, die sich für das Newsletter-Tool interessieren, können die Marktleistung beim BIT im 1. Quartal 2018 über Remedy bestellen», sagt Nicole Roemmel, Produktmanagerin im BIT. Als zusätzlichen Service bietet das BIT Schulungen zum Newsletter-Tool an.
Sobald das Newsletter-Tool im Angebot des BIT steht, werden die Kunden über die Bestellmöglichkeit via Informationsübersicht in Kenntnis gesetzt.
* Die eIAM-Services steuern den Zugang zu den Webanwendungen der Bundesverwaltung und schützen diese vor unerlaubtem Zugriff. Der Kunde kann somit die Benutzer über eine einheitliche Weboberfläche für den Zugriff auf all seine Webanwendungen berechtigen. Unabhängig davon, ob die Applikationen in den Netzen der Bundesverwaltung oder ausserhalb betrieben werden.
Autor: Rinaldo Tibolla
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