Wer ein Departement oder ein Amt der Bundesverwaltung leitet, ist für seine Entscheidungen auf aktuelle Informationen zu Finanzen und Personal angewiesen. Die Eidgenössische Finanzverwaltung hat im Auftrag der Departemente mit dem Cockpit Ressourcen Bund ein bundesinternes Führungsinstrument geschaffen, das einheitlich definierte betriebswirtschaftliche Kennzahlen auf Knopfdruck visuell aufbereitet.
Einheitliche Kennzahlen für eine bessere Steuerung der Ressourcen
Für fundierte Entscheidungen sind aktuelle und einheitlich definierte Kennzahlen die beste Grundlage. Wollte z. B. ein Amtsdirektor in der Vergangenheit wissen, ob er im laufenden Jahr im Budget ist, musste er die Informationen bei seiner Finanzabteilung anfragen. Ein Super User hat die Zahlen aus den SAP-Systemen gezogen und diese – häufig mithilfe von Excel – aufbereitet. «Eine Anwendung für Führungskräfte mit direktem Zugriff auf aktuelle und automatisch aufbereitete Daten der Fachämter gab es nicht», sagt BIT-Projektleiter Daniel Siegenthaler.
Das hat sich mit der Einführung des Cockpits Ressourcen Bund – kurz CRB360 – geändert. CRB360 ist ein departementsübergreifendes, einheitliches Steuerungsinstrument, das die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV) gemeinsam mit dem BIT entwickelt hat und das seit April 2017 im Einsatz ist. «In der aktuellen Version lassen sich im Cockpit Daten zu den Themen Finanzen, Personal und den sogenannten Leistungsinformationen* anzeigen», sagt EFV-Projektleiter Stefan Johner. «In Zukunft werden auch Kennzahlen zu IKT-Projekten und zum Beschaffungswesen im CRB360 verfügbar sein.»
Neues Führungsmodell Bund
Auslöser für das Projekt CRB360 war die Einführung des Neuen Führungsmodells für die Bundesverwaltung (NFB), das seit 1. Januar 2017 in Kraft ist. Das NFB lehnt sich an das Programm FLAG (Führen mit Leistungsauftrag und Globalbudget) an. Neu kommt das ziel- und ergebnisorientierte Steuerungsmodell aber nicht nur bei den FLAG-Ämtern, sondern bei allen Verwaltungseinheiten, zum Einsatz. Ziel ist, die Bundesverwaltung wirtschaftlicher zu gestalten, den Bundeshaushalt besser zu steuern und eine ergebnisorientierte Verwaltungsführung zu fördern. Mehr Informationen zum NFB finden Sie auf www.efv.admin.ch.
Inhalte und Auswertungsmöglichkeiten breit abgestimmt
«Damit die Führungskräfte die nötigen Informationen zur Steuerung ihrer Verwaltungseinheiten direkt online einsehen können, haben wir das Projekt CRB360 gestartet», sagt Stefan Johner. Bereits vor dem Projektstart hat die EFV, gemeinsam mit den Vertretern der Departemente und Fachämter, die fachlichen Grundlagen in einer Studie erarbeitet. Die Inhalte und Auswertungsmöglichkeiten von CRB360 sind zwischen den Departementen abgestimmt. Für die angezeigten Daten sind die jeweiligen Fachämter zuständig: Bei den Finanzen ist das die EFV, bei Personaldaten das Eidgenössische Personalamt (EPA), bei den IKT-Daten das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) und bei den Kennzahlen zur Beschaffung das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL). Die technische Umsetzung hat im Projekt das BIT übernommen. «Die Quelldaten, die im CRB360 angezeigt werden, sind bereits in einem Datawarehouse der SAP-Landschaft vorhanden», sagt Daniel Siegenthaler. «Für die grafische Aufbereitung im Frontend mussten wir aber noch eine Lösung finden.» Mit dem Produkt Design Studio kommt dazu ebenfalls eine SAP-Technologie zum Einsatz. Mit Design Studio lassen sich die Daten in einem Business Dashboard grafisch aufbereitet anzeigen (vgl. Abbildung). «Die Abfrage der Daten erfolgt über sogenannte Queries – eine für diesen Zweck gängige Datenbanksprache», sagt Franz Dufke, Spezialist für SAP Business Objects. Für das BIT war die Arbeit mit Design Studio neu: Die Technologie kam beim Projekt CRB360 zum ersten Mal zum Einsatz.
Frühzeitige Reviews der Funktionen
Um zu prüfen, ob die entwickelten Funktionalitäten den fachlichen Bedürfnissen entsprechen, hat man die Departementsvertreter bereits während der Entwicklung an die künftige Lösung herangeführt: In sogenannten Reviews konnten sie bereits fertig entwickelte Funktionalitäten prüfen. Ein lohnendes Vorgehen, findet Stefan Johner: «Die im Projekt involvierten Personen haben dadurch früh erfahren, was mit CRB360 möglich ist. So konnten wir bereits zu diesem Zeitpunkt das Vertrauen und die Akzeptanz in das Produkt stärken.» Aufgrund der Rückmeldungen konnten einzelne Optimierungen noch vor der Abnahmephase mit geringem Aufwand umgesetzt werden.
Sehr gute Zusammenarbeit im Projekt
Seit dem Go-Live im April arbeiten die Benutzer mit CRB360. Auf das Cockpit hat innerhalb der Bundesverwaltung nur ein klar definierter Benutzerkreis via E-Gate Zugriff. Die Zugriffsberechtigungen erteilen die Berechtigungsverantwortlichen der jeweiligen Verwaltungseinheiten. Neben den Direktoren und der Geschäftsleitung steht das Cockpit grundsätzlich den Finanz-, HR- und IKT-Leitern zur Verfügung. Einer dieser Benutzer ist Christian Gnägi, stellvertretender Leiter Finanzen beim GS-EFD: «Das GS-EFD betreibt ein auf Excel basierendes Controlling für das EFD. Mit der Einführung der bundesweiten Standardlösung CRB360 kann die Excel-Lösung per 2018 weitestgehend durch CRB360 abgelöst werden. CRB360 umfasst die für die Führung des Departementes oder für eine Verwaltungseinheit relevanten Leistungs- und Ressourcenbereiche.»
*Als Grundlage für das Neue Führungsmodell Bund (NFB) dient ein Leistungskatalog sämtlicher Verwaltungseinheiten, der deren Leistungen abbildet. Jede Verwaltungseinheit verfügt über eine bis fünf Leistungsgruppen, in denen Leistungsziele definiert sind. Beim BIT z. B. sind das die Leistungsgruppen IKT-Betrieb sowie IKT-Projekte und Dienstleistungen.
Autor: Daniel Wunderli
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