Im Rahmen des bundesweiten Programms APS2020 startet bei den ersten BIT-Kunden diesen Herbst der Wechsel auf das neue Betriebssystem Windows 10 und Microsoft Office 2016. Der «Eisbrecher» verrät Ihnen, wie die Umstellung abläuft und was das neue Arbeitsplatzsystem 2020 mit sich bringt.
So läuft der Wechsel auf Windows 10 und Office 2016 ab
Bis Mitte 2019 arbeiten alle Benutzerinnen und Benutzer in der Bundesverwaltung mit dem neuen Betriebssystem Windows 10 und Microsoft Office 2016. Der Wechsel ist nötig, weil Windows 7 das Ende seines Lebenszyklus erreicht hat. Die bundesweite Migration von rund 40 000 Arbeitsplatzsystemen (APS) plant das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) im Programm APS2020. Die Büroautomationsleistungserbringer (LE) BIT, IT EDA und Führungsunterstützungsbasis (FUB) bereiten die Einführung bei ihren Kunden vor (mehr zum Programm APS2020 finden Sie im «Eisbrecher» Nr. 63).
«Bei den ersten BIT-Kunden steht der Wechsel auf Windows 10 und Office 2016 kurz bevor, nachdem knapp 200 Pilotanwender im BIT, bereits migriert sind», sagt Dominik Kornacki, Programmleiter APS2020 LE-BIT. «Ab Oktober finden die Migrationen in ersten Verwaltungseinheiten des EDI und EFD statt*, die weiteren Departemente und Ämter folgen gestaffelt bis Ende 1. Quartal 2019.»
So läuft die Migration ab
Für die Benutzer ist der Wechsel keine grosse Sache: Den genauen Termin erfahren sie direkt von ihrem Integrationsmanager oder dem zuständigen Projektleiter im Amt. Das BIT startet am entsprechenden Tag die Migration auf Windows 10 und Office 2016 auf den bestehenden Arbeitsplätzen automatisch ab 15 Uhr – die betroffenen Benutzer können den Termin weder verzögern noch verschieben.
Wichtig ist, dass die Computer zu diesem Zeitpunkt am Stromnetz und via LAN-Kabel mit dem Bundesnetz verbunden sind – für die erfolgreiche Migration reicht eine Verbindung über WLAN gov-direct oder Remote Access (RABA) nicht aus. «Am besten speichert man vor 15 Uhr alle Dokumente ab, steckt das Notebook auf die Dockingstation und meldet sich ab», sagt Dominik Kornacki. Windows 10 und Office 2016 – aber auch alle Fachanwendungen, die den Mitarbeitern zugewiesen sind, werden danach über Nacht automatisch installiert. Damit das Notebook die ganze Nacht über mit Strom versorgt wird, darf die Stromzufuhr am Arbeitsplatz nicht über die Schaltmaus (Stromsparschalter) unterbrochen werden.
Tipps zur Vorbereitung
Ziel bei der Migration auf Windows 10 und Office 2016 ist, den Aufwand für die Benutzer so klein wie möglich zu halten. Verschiedene persönliche Einstellungen werden übernommen, z. B. die Favoriten im Internet Explorer oder die Schnellzugriffsordner im Windows Explorer. Damit der Wechsel möglichst reibungslos abläuft, empfiehlt es sich dennoch, die folgenden Schritte rechtzeitig vor der Migration vorzunehmen.
Datensicherung
Verschieben Sie persönliche oder geschäftliche Daten, die Sie auf dem Laufwerk C (lokale Festplatte) gespeichert haben, auf eine Netzwerkablage. Die Dateien auf dem Laufwerk C werden unwiederbringlich gelöscht und stehen nach der Migration nicht mehr zur Verfügung.
OneNote – Speicherpfad sichern
Die Notizbücher in OneNote werden nicht automatisch übernommen. Kopieren Sie den Speicherpfad Ihrer Notizbücher in ein Word-Dokument, damit Sie nach der Migration Ihre Notizen wieder in OneNote hinzufügen können.
Benutzerspezifische Office-Vorlagen sichern
Wenn Sie mit eigenen Office-Vorlagen arbeiten, verschieben Sie diese vom Laufwerk C auf eine Netzwerkablage.
Passwörter sichern
Dass sich der Internet Explorer einmal eingegebene Passwörter für Webapplikationen merkt, ist praktisch. Nach der Migration sind Ihre Passwörter aber nicht mehr im Browser gespeichert – Sie müssen sie beim ersten Anmelden manuell eingeben. Sichern Sie Ihre Passwörter vor der Migration am besten in der Anwendung KeePass.
Diese und weitere Tipps hat das BIT in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Migration auf Windows 10 und Office 2016 zusammengefasst – und stellt sie den Ämtern für die Migration zur Verfügung.
Wenn Sie am Morgen nach der Migration die Smartcard in den Kartenleser schieben, kann es einen Augenblick dauern, bis Ihre Smartcard erkannt wird. Sobald über dem Eingabefeld für die PIN der Begriff Smartcard erscheint, können Sie sich mit Ihrer Smartcard-PIN anmelden. Der Anmeldevorgang dauert etwas länger als gewohnt, da zuerst verschiedene Benutzerdaten (z. B. das Outlookprofil) synchronisiert werden.
Erste Schritte mit Windows 10
Für frisch migrierte Benutzer dürfte der Einstieg in die Windows-10-Welt nicht schwierig sein. Zwar kommt Windows 10 mit einem neuen Design daher, so z. B. beim Startmenü. In der linken Hälfte finden sich die meistverwendeten Programme sowie eine alphabetisch geordnete Liste der installierten Software. Die rechte Hälfte des Startmenüs lässt sich individuell gestalten. Hier können Benutzer Programme als Kacheln anheften und beliebig anordnen.
Mit Windows 10 erhalten Sie zusätzlich zum Internet Explorer den Webbrowser Microsoft Edge. Beim ersten Start des Edge-Browsers werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Favoriten aus dem Internet Explorer importieren möchten – mit einem Klick stehen Ihnen Ihre Favoriten auch in Edge zur Verfügung. Neben einer besseren Unterstützung von aktuellen Webtechnologien wie HTML5 bietet Edge auch neue Funktionen. Zum Beispiel den Lesemodus: Wenn Sie einen Text ohne störende Werbung und grösserer Schrift lesen möchten, klicken Sie einfach auf das Buchsymbol neben der Adresszeile. Mit Edge können Sie zudem Webseiten direkt im Browser bearbeiten: Dazu stehen verschiedene Werkzeuge wie ein Stift, Textmarker, Radiergummi oder eine Kommentarfunktion zur Auswahl. Bearbeitete Seiten speichern Sie in der Leseliste oder unter Ihren Favoriten. Neben dem Edge-Browser steht Ihnen der Internet Explorer weiterhin zur Verfügung. Sollte eine Webapplikation oder Internetseite mit Microsoft Edge nicht korrekt angezeigt werden, können Sie jederzeit auf den Internet Explorer ausweichen.
Nur wenige Änderungen bringt Office 2016 mit sich. Die Bedienung der Programme ändert sich kaum. Dafür hat Microsoft die Effizienz beim Bearbeiten von Dokumenten – etwa beim Einfügen von Bildern in Word-Dokumente – gesteigert und die Suchfunktion gegenüber der Vorgängerversion verbessert. Wenn Sie Microsoft Office 2016 auch privat nutzen möchten, können Sie es als Angestellte der Bundesverwaltung über das Microsoft Home Use Program für nur 20 Franken bestellen (vgl. Infobox).
Während das BIT als Leistungserbringer für die Koordination und Vorbereitung der Migration auf das neue Arbeitsplatzsystem zuständig ist, sind auch die Leistungsbezüger ins Programm APS2020 involviert. In eigenen Projekten testen die Departemente, die Bundeskanzlei und einzelne Drittkreisämter die Kompatibilität ihrer Fachanwendungen mit Windows 10 und organisieren den Wechsel in ihren Verwaltungseinheiten. Für die Einführung stellt das Eidgenössische Personalamt (EPA) ein Schulungsangebot und Lernmaterialien fürs Selbststudium bereit. Mehr zum Schulungsangebot rund um den Wechsel auf Windows 10 und Office 2016 lesen Sie im Artikel APS2020: Schulungen und Lernmaterial für das Selbststudium.
APS2020 bei swisstopo bereits eingeführt
Während der Wechsel in den meisten Verwaltungseinheiten noch bevorsteht, arbeiten die Mitarbeitenden von swisstopo schon mit dem neuen Arbeitsplatz: Die Migration ist im Projekt BURAUT erfolgt, bei dem zusätzlich der Betrieb der Büroautomation inklusive UCC an das BIT übergeben wurde. Für David Jaeggi, wissenschaftlicher Mitarbeiter bei swisstopo am Standort St. Ursanne war die Umstellung auf Windows 10 und Office 2016 keine grosse Sache: «Ich kannte das Betriebssystem schon ein wenig, da ich es auch privat nutze. Klar ist die Optik von Windows 10 neu, aber mittlerweile habe ich mich schon so daran gewöhnt, dass es mir schwerer fallen würde, wieder mit Windows 7 und Office 2013 zu arbeiten. Einzig bei älteren Excel-Dateien gab es am Anfang gewisse Kompatibilitätsprobleme, die wir aber in der Zwischenzeit beheben konnten.» Auch Simon Trachsel, HR-Assistent bei swisstopo, kommt mit den neuen Programmen gut zurecht. «Die Änderungen sind nicht riesig, dennoch gibt es Verbesserungen, die ich schätze. Neu zeigt zum Beispiel Word beim Öffnen oder Speichern die zuletzt verwendeten Dokumente und Ordner an, was sehr praktisch ist.»
Autor: Daniel Wunderli
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