Skype-Konferenz statt langer Anreise zur Sitzung

Skype for Business hat die Festnetztelefone in der Bundesverwaltung abgelöst. Mit der umfassenden Kommunikationslösung können die Benutzerinnen und Benutzer aber mehr als nur telefonieren. Der «Eisbrecher» zeigt Ihnen, wie Sie mit Skype for Business noch einfacher mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten. 

Skype for Business auf dem Tablet

Unified Communication und Collaboration (UCC) – basierend auf der Software Skype for Business (SfB) – ist mittlerweile in der Bundesverwaltung eingeführt. SfB ist mehr als ein 1:1-Ersatz für das Festnetztelefon: Die Software bietet viele weitere Funktionen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Bundesverwaltung erleichtern. Das BIT hat die Benutzer jeweils nach der Umstellung auf UCC gefragt, welche Funktionen sie wie häufig nutzen. Nicht überraschend kommt die Telefonie am häufigsten zum Einsatz. Weniger vertraut waren die Funktionen Telefonkonferenz oder Desktop teilen: Nur knapp 50 Prozent der Befragten haben angegeben, dass sie schon einmal an einer Skype-Besprechung teilgenommen haben. Den Bildschirm haben rund 45 Prozent der Befragten bereits mit ihrem Gesprächspartner geteilt. Da diese Funktionen – richtig eingesetzt – den Arbeitsalltag erleichtern und die eine oder andere Anreise zu einer Sitzung überflüssig machen, stellt Ihnen der «Eisbrecher» diese nützlichen Funktionen kurz vor.

Eine Telefonkonferenz planen

Sie möchten eine Besprechung mit mehreren Personen über SfB planen? Das geht ganz einfach über Outlook. Erstellen Sie wie gewohnt im Kalender eine Besprechungsanfrage und klicken Sie zusätzlich auf Skype-Besprechung (1). Alternativ können Sie in SfB mit gedrückter Control-Taste mehrere Kontakte auswählen und mit einem Klick auf die rechte Maustaste die Option «Besprechung planen» auswählen (2). In der Besprechungseinladung finden Sie den Link «An Skype-Besprechung teilnehmen»: Klicken Sie ihn an, um der Konferenz beizutreten (3). Wenn Sie an der Telefonkonferenz nicht via SfB teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, sich telefonisch einzuwählen. Rufen Sie dazu die Telefonnummer in der Besprechungsanfrage an. Sie werden aufgefordert, die Konferenzkennung (gelb markiert) aus der Besprechungsanfrage einzugeben, um als Gast teilzunehmen. Gäste die über ein Festnetz- oder Mobiltelefon an einer Konferenz teilnehmen, sind nur über den Audiokanal verbunden (keine Präsentation, Bildschirm teilen etc.) (4).

Spontane Telefonkonferenz starten

Sie möchten sich spontan mit mehreren Personen telefonisch absprechen. Wählen Sie die entsprechenden Kontakte mit gedrückter Control-Taste oder eine vordefinierte Gruppe aus: Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt «Telefonkonferenz beginnen» (1).

Sie telefonieren mit einer Kollegin und haben Fragen an eine weitere Person. Fügen Sie diese doch zu Ihrem Gespräch hinzu. Klicken Sie in Ihrem Gesprächsfenster oben rechts auf das Figurensymbol. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten. Wählen Sie den Kontakt aus und warten Sie, bis die Verbindung steht (2). Alternativ können Sie während des Anrufs in SfB weitere Kontakte suchen und diese mit gedrückter Maustaste ins Gesprächsfenster ziehen.

Bildschirm teilen, präsentieren etc.

Screenshot Skype for Business Desktop sharen

Ob in einer Konferenz mit mehreren Teilnehmern oder bei einem Telefongespräch – mit SfB können Sie jederzeit Ihren Bildschirm teilen: Klicken Sie dazu im Gesprächsfenster unten links auf das Bildschirmsymbol (1) und entscheiden Sie, was Sie zeigen wollen: Sie haben die Auswahl zwischen dem ganzen Bildschirm, einer PowerPoint-Präsentation oder einzelnen Programmen. Zusätzlich können Sie einem Teilnehmer die Kontrolle über Maus und Tastatur überlassen. Klicken Sie dazu auf «Steuerung übergeben» oben an Ihrem Bildschirm (2). Bei mehreren Teilnehmern können Sie auswählen, wem Sie die Steuerung übergeben.


Autor: Daniel Wunderli

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