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Personaldossiers digitalisieren

Umstellung auf das elektronische Personaldossier - bei uns sind Sie richtig aufgehoben!

Wir helfen Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Personaldossiers. Etwas vom Wichtigsten ist das initiale Scanning, das entweder bei uns im BIT oder bei Ihnen vor Ort vollzogen werden kann. Hier ist es besonders wichtig, nicht an der Qualität zu sparen. Eine einwandfreie Klassifikation der Dokumente (klare Zuordnung der Dokumententypen zum entsprechenden Mitarbeiter) und eine lupenreine Bildqualität sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Wir sind die Profis und helfen Ihnen.
Ausgangslage
In den Archiven und Büroräumlichkeiten der Personaldienste lagern jede Menge Personaldossiers (Arbeitszeugnisse, Verträge, Lebensläufe, Personalbeurteilungen), welche teilweise unstrukturiert abgelegt sind.
  • Die Suche nach Informationen zu den einzelnen Mitarbeitenden ist sehr aufwändig und kostspielig. 
  • Die Papierakten brauchen viel Platz, was ebenfalls zu hohen Kosten führt. 
  • Die Papierdossiers sind gegen allfällige Umwelteinflüsse (Feuer, Wasser) nicht geschützt. Das Risiko eines Verlusts wichtiger Daten ist dadurch sehr hoch.

Was bedeutet diese Umstellung für Sie?
Für die Umsetzung eines Projekts sind im Vorfeld viele wichtige Fragen zu klären:

  • Wo sind meine Personaldossiers abgelegt?
  • Wer hat Zugang zu den Informationen? 
  • Wie gelangen die Dokumente in die Personaldossiers? 
  • Welche Dokumente bis zu welchem Alter sind zu digitalisieren? 
  • Wie sind die HRM-Prozesse heute geregelt und wie sollen die künftigen HRM-Prozesse sein? 
  • Welche Stakeholder sind für die Umsetzung des Projekts einzubeziehen? 
  • Wie wird der Prozess geregelt, nachdem das Personaldossier digitalisiert ist, d.h. was passiert mit meinen neuen, eingehenden Papierakten?

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http://www.bit.admin.ch/dienstleistungen/02534/03983/04108/index.html?lang=de